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过去的应付账款自动化（AP）的努力是一半的测量。因此，AP团队努力使用古老的，断开的系统来保持公司支出。难怪会计和金融专业人员对解决方案的解决方案持怀疑态度，这些解决方案耗费了他们在实施和培训上的时间，然后缺乏他们所提供的价值。但是一场革命终于开始了 - 利用现代产品设计的力量创造了一个全面的解决方案，该解决方案超出了基本AP，以包括所有非付款支出。
被称为支出管理，这些系统中最好的选择充分利用了新技术，并且可以随着公司的发展而扩展。这些技术包括深入集成，访问多个付款导轨，实时异步通信，协作环境和机器学习实现。
那些坐在这场革命的地方的人将继续被埋葬在容易出错的手动工作和耗时的过程中 - 无法扮演他们训练和想象自己的更高价值，更具战略性的角色。那些加入船的人将经历整个组织的变革转变。
一个步骤的过程，几乎每个人都涉及公司
花费公司的钱是一项复杂的动议，随着业务的增长而变得越来越困难。这并不是说它的任何一部分都是一个挑战 - 员工可以刷卡，经理可以批准费用，部门负责人可以提出采购订单，会计经理可以预订交易，而AP Manager可以预订交易可以处理给供应商的付款 - 但是所有这些单独的操作都必须同步，并且数据必须从一个步骤流到另一个步骤。除此之外，随着交易量爆炸，公司部门和法律实体的繁殖，增长的复杂性繁殖。到大多数企业到达中部市场和早期企业级别时，采购过程是混乱的，部分手动的，耗时的，涉及多种软件工具，并包含不可接受的风险。
过去系统的缺点
会计师长期以来一直使用部分软件解决方案 - 5英里和25英里长的曲目朝各个方向铺设，以进行100英里的旅程。这些细分市场需要手动工作将它们与员工，供应商，客户和总分类帐联系起来。没有什么比与AP更真实的地方了，在这里，用于支出管理，公司卡计划和账单服务的孤立系统与通信软件和漂亮的单用途跟踪系统相结合，以管理复杂的操作。最终的过程使公司对成功的基本要求几乎没有可见性和控制权，即安全，有效，有效地部署资本。
新技术的突破
当前系统受其建立技术的局限性的限制，很明显新技术为支出管理开辟了道路。云计算的出现导致了重新想象的协作，API的崛起允许跨平台集成。协作和联系意味着每个人都从与组织中其他系统同步的系统中工作。以这个简化的例子：
通过HRIS集成，将自动向支出管理系统提供新员工。员工可以登录以从同一系统中要求购买付款方式（虚拟卡）。同一系统可以确保和文档批准，对交易进行分类，使付款并将其同步到GL。一切都发生在一个地方，无论您是员工，预算所有者，会计经理还是供应商 - 协作。该系统（根据需要）连接到其他系统：您的银行帐户，Slack，电子邮件，HRIS，旅行软件，FP＆A系统，以及最终与您的GL-连接性。
除此之外，还有其他创新。机器学习可以自动从电子邮件通信中分类交易，并从电子邮件通信中获取重要交易和供应商数据。OCR技术可以自动从发票中摄入细节，以节省时间并减少错误。当然，移动技术意味着员工可以将整个系统带到旅途中，其中很多公司支出发生。
相信革命创造更美好世界的能力
所有非偿还支出的合并都有多个好处：员工具有一个一致的过程，它可以轻松实时访问支出报告，它生成了所有支出的完整审计轨迹，并且提供了一个单个命令和控制中心来执行国内和国际付款并优化付款方式。
除了合并的好处外，现代支出管理还可以自动化许多手术过程。支出管理自动化的一些示例是：
- 批准工作流与公司的费用政策联系在一起
- 怀疑重复或欺诈性支出的警报
- 预订分类
- 摊销时间表的创建
- 同步到GL
- 员工离开时卡片关闭
- 收据合规
这些对手动或部分手动流程产生错误并可以减慢公司的改进只是现代支出管理提供的效率的一部分。
应付帐款立即变得复杂，对公司的成功至关重要。支出管理创造的世界的特征是：
- 更好的能见度和控制
- 手动任务的重大减少
- 实时报告公司，部门和子公司级别的所有非缴纳支出
- 更快乐的员工和健康的支出文化
- 更快的关闭速度
- 降低风险
- 用于部署资本的平稳，受控的过程
越来越多的数字加入了这场革命，以推翻无效系统的暴政，并用一种有效的新工作来代替它 - 支出管理。在其之后，会计专业人士可以宣布自己作为公司成功的战略合作伙伴的应有位置 - 毫无疑问，他们更适合他们。
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