数字采购系统彻底改变了企业采购和跟踪支出的方式。通过集中采购数据和数字化流程，电子采购帮助数千家公司提高效率，减少流氓支出，并对供应商关系有更深入的了解。毫无疑问，电子采购是增长最快的方式之一B2B数字销售渠道．
尽管电子采购给企业内部流程带来了好处，但许多公司仍然依赖过时的手工流程与供应商交换数据。当电子采购系统能够访问目录数据、请购单、采购订单、发票和发货信息时，其工作效果最佳。如果没有集成和自动化系统间数据传输的解决方案，采购专业人员必须花费数小时手动输入供应商通过实体邮件或电子邮件附件发送的信息。
领先的公司通过电子采购集成解决这些挑战，通过集成平台将买家电子采购系统与供应商电子商务商店连接起来。一旦集成，买方和供应商系统自动交换数据和文档，不需要手动数据输入和重新输入。
这里有四种最好的公司利用整合来充分利用他们的电子采购系统的方法。
1.加强与首选供应商的关系
强大、持久的供应商关系提高了供应链的可预测性和一致性。它们还节省了大量的成本。电子采购一体化提供互惠互利，加强买方和供应商的关系。
将首选供应商集成到您的电子采购系统中，使其成为组织中最佳的采购选择。曾经分散在多个竞争供应商手中的采购被整合起来，这既减少了发货数量，也减少了企业对环境的影响。此外，流氓支出——在事先商定的合同之外的支出——被消除。
当一个组织在首选供应商上花费更多时，它可以更好地利用批量折扣。此外，改进的采购分析使企业能够识别关键供应商，并协商更大的折扣，以节省资金和时间。
2.利用自动化功能
电子采购集成实现了广泛的成本节约和提高效率的自动化。不准确的采购数据是一个问题巨大的问题对于B2B买家来说，手工数据输入是糟糕的数据卫生最常见的罪魁祸首。不准确或不完整的数据会导致各种问题，包括在错误的时间收到错误的货物、不可靠的采购分析，以及向供应商支付过低或过高的价格。买家和供应商系统之间的自动数据传输确保了数据的准确和最新。
B2B集成的另一个好处是PunchOut目录和采购订单(PO)自动化。PunchOut目录允许买家在其电子采购系统中直接访问供应商电子商务商店。当买家填满购物车时，详细信息被发送到买家的电子采购系统，并自动创建匹配的请求。一旦批准，采购订单自动化以电子方式将采购订单发送到供应商的系统进行订单处理。
PunchOut目录和PO自动化可以扩展附加功能，包括自动发票(也称为电子发票)和高级发货通知。所有这些解决方案都进一步简化了从采购到支付的流程，并强调了一个事实，即电子采购集成确保了正确的信息在正确的时间进入正确的系统——所有这些都无需人工干预。
3.获得支出管理的控制权
电子采购集成和自动化使买家能够控制和监控支出，而这是单独和手工过程所无法实现的。电子采购系统确保买家从批准的供应商采购，并符合采购规则和政策。电子采购集成确保了准确的产品数据，改善了用户访问控制(即谁可以从哪个供应商购买)，并促进了更精简的内部审批流程。
更好的是，由于准确的采购数据被集中存储，买家可以完全了解支出模式、供应商业绩和预算。
4.加快采购周期
如果没有集成的电子采购，下单涉及多个软件系统、文件类型和沟通渠道。手动协调采购既耗费资源又耗时。自动化系统加快了文档和数据交换的速度，同时确保信息总是到达正确的目的地。这不仅可以帮助企业更快地收到订单，还可以减少成本和时间，帮助企业实现更高的采购效率。
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