支出管理:会计自动化的下一个大浪潮

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如果一场“大浪”会改变我们做事的方式、我们理解事物的方式，甚至我们彼此之间的关系，那么支出管理就是一场海啸。

开支管理通过自动化耗时、容易出错的手工工作来提高会计和操作的效率。它缩短了结算时间，提供了连续会计，甚至开辟了滚动或连续结算的方式。此外，在现代的支出管理中，团队会以协作和异步的方式一起工作，并在他们的支出和公司预算方面体验到更强的责任感、所有权和代理感。流程化流程的好处，加上可视性和控制，在整个组织中都能感受到，并最终帮助财务领导建立更好、更强大的公司。

为什么这个关键时刻的条件已经成熟

应付账款的惯例已经过期，需要改变。长期以来，美联社的团队都被繁琐的手工流程和拼凑的技术堆栈所拖累，他们发现自己要花好几个小时来完成耗时的任务，比如核对信用卡对账单、收集文档和维护支付电子表格。所有这些都让领导层和预算所有者对支出的内容和支出对象一无所知。近年来，一系列事件交织在一起，进一步放大了这些过程中的弱点。

• 向分散支出的转变。集中采购部门的采购已经让位于员工直接采购资源。公司卡促进了这一趋势，虽然分散支出可以提高团队的工作效率，但这是以降低财务和会计操作效率为代价的。
• 订阅式消费的增长。许多产品和服务的订阅模式助长了分散支出，加剧了可见性问题。结果是不必要的自动续订、重复订阅、在员工离开公司后继续订阅等等，导致浪费开支。
• 转移到远程工作。需要新的工具来支持远程团队，确保可见性并控制支出，同时允许访问员工需要的购买。
• 更加敏捷的业务实践。新冠疫情导致的停工凸显了预算灵活性和响应能力的重要性。现在迫切需要实施工具来实时捕获和报告支出，并确保在需要时调整支出的控制杠杆。

随着这些趋势带来压力，有时会给会计团队带来混乱，数字支付系统的创新为解决方案的新可能性打开了大门。基于这些新的支付方式开发产品的金融科技公司已经发布了一系列软件支持的公司卡，将消费从最初的消费请求一路连接到预订到总账。

消费管理平台的兴起

一些公司已经将这些智能卡集成到综合消费管理平台中，其中还包括账单支付和员工费用报销。那些还没有这样做的公司正在采取行动，创建一个更全面的平台解决方案，在深度和广度上都可以与传统的点解决方案竞争——每一个都取得了不同程度的成功。

我们见证了一些传统软件和金融科技公司的融合，前者添加了更新的工具，而后者构建了传统的AP功能。一个恰当的例子是通过遗留账单支付系统进行收购Bill.com以Divvy(现代企业卡和费用管理系统)为载体，构建统一的费用管理平台。使用软件的新信用卡公司正在增加账单支付功能，以扩大他们的公司信用卡计划。这样的公司空军基地已经设计和构建了他们的软件，作为一个完整的平台解决方案，提供了与银行卡、账单支付和费用报销点解决方案同等的广度和深度。其他唯一具有完全开销管理功能的平台解决方案在设计和定价时都考虑到了企业级公司。

自动化的工作流程是关键

在最先进的消费管理平台上，每个AP功能都由直观的自动化工作流程支持。

• 审批工作流程，无论是新支出的前期还是事后的报销，都将费用政策构建到系统中。这消除了美联社团队的监管负担和员工政策的模糊性。
• 自动会计，包括自动分类、摊销、付款计划和最终与总账同步，减少了错误并节省了时间。
• 自动审计跟踪创建将所有文档(如批准、收据和电子邮件链)存储在一个集中的位置。这意味着在处理交易时，不再追逐收据或寻找背景信息。

这股浪潮刚刚袭来，它的影响直到现在才被完全理解。最终，金融和会计世界将确定支出管理的定义，包括支出和应付账款活动的全部范围。毕竟，正是这个整合了所有非工资支出的完整平台，再加上重新构想的AP功能和软件支持的卡，才促成了真正的变革。全面的支出管理具有可视性和对支出的控制，自动化可以解放财务和会计团队，让他们专注于重要的工作，这完全是变革性的。

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达西·拉蒙德是空军基地的品牌总监。她的职业生涯横跨金融和市场营销。作为一家美国银行衍生产品业务的交易和营销主管，她建立并运营了一个全球交易业务。作为一家创意机构的合伙人，她帮助初创公司和处于早期阶段的公司定义和打造自己的品牌。