利用3改善美联社自动化的规则准确性

我们都听说过应付账款自动化的好处:实现无纸化办公,节省时间和节约金钱。

如果你和你的团队想真正最大化这些好处,有重要的考虑当寻找一个美联社自动化解决方案。最重要的是,你必须确保你选择提供解决方案真正的自动化所以较少的人为干预是必要的。坚持基础中经常被忽视的追求最先进的功能。

在这方面,这里有三件事你应该考虑,以确保你得到真正的美联社自动化:

1。发票数字化精度

如果你的应付账款部门类似于大多数AP部门,你可能收到发票在各种格式(如纸、电子邮件、PDF、EDI,等等)。关键是你的解决方案是能够容纳各种各样的格式在数字化过程中能够索引信息准确。一个高度精确的数字化过程是至关重要的,以确保你和你的团队有更少的异常处理。

准确率90%和99.5%之间的区别可能听起来微不足道,但是仔细看可以不朽的区别。例如,如果你的团队流程10000每月发票,准确率90%和99.5%之间的区别的区别是你的AP团队审查1000例外和只有50例外。能够准确地自动捕获和索引发票留给你和你的团队更多的数据分析,而不是数据输入时间。如果你的AP自动化工作流,然后还需要花时间回顾和更正数字化发票,那么你就错过了一个机会真正的自动化。

Corcentric的发票虚拟化中心可以转换所有发票,无论格式,把它们变成数字发票是99.5%准确的。发票虚拟化中心以编程方式获取的数据进行比较,以确保信息提取是准确的。发票将由两个质量保证检查在最初的扫描过程,以确保捕获数据的准确性。用户可以配置规则来处理任何发票捕获过程中可能发生的异常。

异常在比较过程中发现是验证和升级前的最后确定的信息是摄取到系统中作为一个电子发票。这种高度准确的过程会导致较少的例外和人工干预你的AP部门和供应商。少例外意味着美联社人员可以花更多的时间在战略举措,如分析成本、生产力和效率的首席财务官和其他的执行者。

2。智能路由审查/批准的发票

准确地摄取你的论文后发票到AP自动化解决方案,真正的自动化的下一个关键步骤是确保发票智能地路由到正确的审批人。你想直接大部分发票适当的批准者,而不是AP部门手工作业。有效地做到这一点,你应该寻找工具,允许您设置规则自动路线发票审查和批准的标准。例如,路由通过购买订单请求者、供应商(供应商),GL代码,甚至发票金额被认为是最好的。

此外,寻找解决方案,使用户能够分配一个“代理”审查发票当他们走出办公室。通过这种方式,生产力不会停止。与适当的权限和访问授权用户做出正确的决定(现金花费,发票如何影响预算,等等)也被认为是最好的。这不仅提高了效率,是真正的自动化的另一个指标。

Corcentric可配置的智能路由功能使创建业务规则路线和管理订单和non-PO发票。发票的使用属性,智能路由系统驱动器发票工作流。需要一个审批人的发票,如non-PO发票,可以被路由到适当的审批人根据各种标准,如供应商、发票金额、部门和请求者。

3所示。期间费用的自动化

需要考虑的另一个方面是能够自动定期支付,如租金、税收和公用事业。重要的是不要忽略这些费用在考虑美联社自动化时,是否包括阿宝non-PO。一个解决方案,提供真正的自动化允许用户输入一个定期支付系统只有一次持续的批准。你应该找一个解决方案,允许用户设置付款计划,包括GL帐号信息并生成付款审批没有多余的发票条目。此外,添加这些定期支付你的AP工作流允许完全可见性组织的花。

Corcentric重复的发票模块允许用户添加这些周期性付款到工作流。用户可以安排一次付款,包括付款金额、付款频率,是否包含一个PO, GL规范,系统将自动发送凭证批准在指定时间到重复的发票是无效的。系统会发送确认一旦发票创建或完成。

再次重申,寻找一个美联社自动化解决方案的时候,必须选择一个合作伙伴,自动化的完整过程。记住三个关键领域:

1. 确保你的AP自动化解决方案提供了发票数字化的准确率最高。这将确保较少的例外和人工干预的过程。
2. 确保你的技术解决方案合作伙伴有能力路线发票给用户直接使用各种标准。避免送发票的解决方案一个中央存储库,那么必须由你的AP团队管理。
3. 最后,确保您的解决方案允许用户自动周期性费用为了消除重复的任务。

Corcentric批准工作流解决方案能够满足所有这些标准,确保为客户真正的自动化。如何提高美联社自动化精度,联系Corcentric安排没有义务演示。

社会华纳Corcentric产品营销经理。