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继续从第1部分昨天,主管西蒙•梅斯变换碧域饮料有限公司,剩下的十大经验从已完成一个完整的端到端采购数字转换程序。
他,他的团队和合作伙伴已完全数字化通过支付供应商采购,并正开始看到结果,如85%花在分类策略,88%花在合同,供应商减少17%,减少20%发票和普通发票的减少处理天14 - 2。
看着整个过程从头到尾,他在短暂的“转型”的十大瞭望:
- 在早期参与利益相关者
- 确保你的起点,这样你就能衡量进展
- 看一个诚实的你的团队现有的人才和组织结构
- 定义目标操作模型并获得早期的支持(汤姆)
- 有数字议程,但请注意它不会解决所有问题吗
- 早点开始变更管理
- 弄清楚三方的角色和责任——客户端,如果合作伙伴和软件合作伙伴
- 调整采购战略与业务战略目标
- 获得供应商数据清洁为了早,把资源奉献给新员工培训
- 开发一个KPI仪表板与领先和滞后指标
十大经验从采购转变
目标操作模型(汤姆)
“与目标操作模式必须在早期思考程序的最后会发生什么。虽然可以完成一个大项目,您需要考虑谁来接这一切后,项目团队解散。将会有新员工培训供应商、用户问题和培训处理,随着时间的推移,我们想调整平衡团队致力于更具战略性活动。例如,我们发现,一些指导团队的支出到两位数的时间支持重复的任务,如更新调度协议,输入价格更新,等等。我们与其他领域的业务合作,它和主数据管理等有重复的数据驱动的任务由一个中央支持团队而不是类别经理和战术支持采购活动嵌入新的共享服务函数。
“这不是一项容易的任务。不要低估的重要性,建立一个卓越中心。这个团队将支持上游持续发展的过程,比如花治理和类别规划流程、合同管理、培训的新用户,负责PMO和数据分析活动,把它作为一项最佳实践功能。
“所以,模型是经典:共享服务,卓越中心和战略采购。”
技术的选择
“数字议程现在每个人的嘴唇。我们运行几年来,我们很早就认识到,我们需要结合CIO的数字议程和我们现在有在采购一个路线图。我们与IT团队密切合作,积极。我们开始于一个基于ai strategy-creation工具,我们可以使这流程链接与我们选择的source-to-pay工具。你还需要清楚其他支持科技需求,如风险管理、可持续性和道德采购,所以你可以对齐。与其他人不同的是,我们不支持的最佳品种的方法支持技术,但足够灵活recogniz需要专业软件相关的地方。“一刀切”的软件并不明显。
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”,而我们的技术选择跟着一个广泛的投标过程,这导致简化流程、工作流和更大的遵从性,基于云计算的报告和分析,以确保一个闭环数字的过程。有一点要注意的是,在设计新的流程和随后S2P系统配置,项目领导团队小心翼翼地将软件定制最低,和任何偏差都通过严格控制过程管理。
“但重要的是要记住,把在一个新的软件并不能解决所有问题。不要以为在业务工作的人了解当前流程和技术的连锁效应将进一步沿着链。如果你不小心,供应商可以支付晚了或者发票可以被阻塞。你需要地图人民不同的理解,他们认为这个过程是如何工作的过程是如何工作的,所以你创建一个理解的差距。然后你必须改变行为和理解才能有信心实现成功的技术。早期识别“角色”业务真的帮了我们。”
变更管理
“我们学到的主要教训是需要明确的变更管理战略,领导在内部,并实现它尽可能接近开始日期。一切从通信训练我们做事后的管理遵循一个结构化的变更管理框架,认为变化和影响。
“我们使用志愿者代表业务的不同部分(角色)采访关键球员对他们现在和它是如何工作的变化将如何影响他们。它帮助开发一个改变计划,能给的设计工具。我们学到的一件大事,虽然外部支持的框架和方法是有价值的,你也需要密切支持内部的人了解功能和能够改变商业的语言交流。事实上,尽可能多的志愿者来自内部和外部的采购是好的,因为他们最终将成为超级用户和大使S2P的工具。”
三方的角色和职责
“这本身就说明了这一点——技术实现软件提供商,系统集成商,并设计和配置,和客户。确保你有角色和责任的定义,因为特别是在如此广泛的项目,这些线会模糊,需要进行严格的控制。”
花很重要的采购服务市场目录可以帮助dertermine专业,哪些服务提供者。
采购策略和战略业务目标
与许多大公司一样,碧域商业策略有三个营收目标:人,地球和性能,与可持续发展、创新和生产力缝制。
“偶然地”,梅斯说,“2025年组织的新战略是在很早就在我们的计划,所以我们可以开始调整我们的采购和供应链战略与新目标,这也符合我们新CPO。这个调整是非常重要的,因为正如我前面解释的,能够在线与商业的语言沟通是一个必须为利益相关方参与和项目的成功。”
马特•Swindall碧域首席采购官说:“通过我们的人,我们将采购过程和技术更好地交付价值在很大范围内的指标和建筑作为我们的信誉造成碧域的目的和目标。通过投资于我们的团队我们帮助他们成长,变得更加有效,建立接触和认可。”设置了图片
良好的供应商数据的重要性
“当你开始在供应商,从S2P的ERP系统,显然你需要质量好的,干净的数据。我们发现这个具有挑战性的多个实例重复的账户(可能是由于货币类型或休眠帐户实体)和过时的供应商联系方式,新员工培训前需要固定。这导致了多个检查和验证,延长新员工培训时间,所以不要低估的重要性,让你清晰尽可能在早期的数据。
“我们开始进行这个,但很快意识到我们需要一个专用的资源。然而,我们犯了一个错误,思想资源可以从纯粹的管理背景,很少或根本没有采购的知识,我们很快意识到我们需要不同的人。当你有大约1700个供应商,你真的可以穿透服务台的人,得到正确的人。但它是值得的前期无缝地把所有供应商包括在新系统将用于所有采购合同和发票。”
KPI仪表板
“听起来很明显,但是很好记住,当你开发一个KPI仪表板,确保它覆盖整个端到端项目并不是一个最终状态指标。我们把我们分成领先和滞后指标,我们发现更多有用的只是表明有多少花在类别。”
闭幕词
“我们开始看到一些真正的好处和有很好的反馈,”梅斯说。“在仅仅18个月满S2P过程自动化,和项目已经导致了采购策略完全符合2025年的商业计划,由多年项目管道支撑,一个健壮的治理流程和更好的标准化。喜欢分析、财政和法律治理的爱。
“技术推动,治理,帮助业务看到采购不仅仅是团队追求的最低价格。
“但我们离开这个旅程,是转换永远不会停止。用户正在进行,采用和再培训,对采购活动,总是需要的。我们得知您需要在控制但是请注意,你不能独自做到这一点。完整的转换是一个全职的工作,你需要每个人都参与进来。”
感谢西蒙•梅斯和碧域来分享他们的经验的见解和经验。
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