2022年成功采购和谈判软件系统的5个步骤

Adobe的股票

随着2022年的开始，焦点转移到未来一年，您的组织可能会将目光投向购买新的大型软件系统。无论您是在升级遗留系统还是考虑完全使用一个新的系统，这都是一个对您的公司具有长期战略影响的重要决定。拥有一个无懈可击的采购策略对于确保企业软件系统(ERP、CRM、HCM)的成功谈判、实施和长期采用是必要的。

在这篇文章中，我们将展示我们的最佳实践，如何有信心地采购和协商企业软件协议。

最佳实践1:不要单打独斗

企业软件的一个定义特征是它将影响整个组织或业务单元。确保你在内部组建了一个团队，提供不同的观点，帮助你制定谈判策略。

以下是公司不同级别可能提供的视角和工作职能的参考表:

业务单元	专业领域
供应管理(采购)	采购策略 改进发展 谈判策略与执行
领导团队	主题专业知识 定义业务需求和流程 检讨建议书
资讯科技(IT)	项目管理 定制需求
财务会计	财务影响 预算的影响 TCO分析
法律	合同评审 法律条款和要求 法律条款谈判
网络安全/数据隐私	网络安全要求清单

最佳实践2:准备一份全面的RFP

在考虑新软件时，即使升级遗留系统，也始终建议开发建议书请求(RFP)。在这一步中，您的团队将确定您的需求和要求，这反过来将帮助您更好地了解您在购买中的优先级。

花点时间调查你的团队，确定你的所有需求，并询问供应商他们是如何满足这些需求的。

从那里，你的团队将有能力分析供应商的反应，并比较这些问题:功能，实现方法/交货时间，成本和软件对你的行业的适用性。

在审查合格的提案后，供应商将进行软件演示，以解决您可能存在的问题或担忧、功能差距以及供应商将如何克服这些差距。

精心设计和组织的RFP流程将帮助您集中选择软件供应商，并确保您为公司提供最佳解决方案。

最佳实践3:了解你的费用和隐性成本

很有可能你最终不得不支付比软件公司网站上显示的价格更高的价格，甚至最初的建议也可能不会列出你可能要支付的每一笔费用。

在与软件供应商谈判时，要研究评估总成本，考虑以下几个方面:万博体育下载app

常见的软件定价方面
软件及授权	费用-清单和净价格 类型——基于许可证或订阅 单位-每用户、每月等 托管-云或本地 集成——与其他软件系统集成的费用
维护与支持	保修期-长度和有效期 选项-不同的产品范围
服务及培训	服务选项-用户培训，技术帐户管理，优先支持 付款-费用包括在订阅，还是支持您需要额外的成本?

此外，要了解不同的定价指标，以确定你将为他们的解决方案收取多少费用。通常，解决方案将属于以下模型之一:

• Size-based-你的公司有多大?(例如:总收入或员工总数)
• 基于事务的-解决方案预计使用的频率是多少?(例如:完成订单的数量或支付周期的数量)
• 这类基于结果的-一个解决方案可能为公司实现多少?(例如:成本节约的百分比或合格线索增加的百分比)

最佳实践4:不要被条款和条件欺负

软件公司在与新客户谈判时，以坚持自我服务的条款和条件而臭名昭著。为了确保你的需求得到满足，最好准备好你可能需要谈判的关键领域。

以下是软件公司需要考虑的共同争论点:

本地解决方案	已定义的定价指标 清晰的服务恢复计划 维修更新价格上涨的上限 执行审计的权利 更换和刷新硬件的成本 捆绑和重命名保护 自动更新的权利 更新流程
云解决方案	续期价格保障 供应商服务失败的可接受惩罚 定制、测试和开发的权利 明确数据隐私和安全条款 数据所有权 数据中心的保险 已定义的支持服务 转换为内部办公的权利 更新过程

最佳实践5:不要禁锢自己一个供应商

通过RFP流程，您将把潜在的供应商缩小到两个最终的供应商。与两个供应商进行谈判，直到达成交易，这可能对你有利。

不同的供应商会优先考虑不同的谈判点，并愿意在合同中的不同项目上让步。通过拥有选择(并让供应商都知道你的选择)，你可以增加你的筹码和能力来谈判一个有利的交易。

如果你的团队认为在谈判过程中无法满足要求，不要害怕离开。如果你真的放弃了谈判，那就和你的团队会面，重新设定预期，加强谈判策略，并确定次优软件选择是否是一个现实的候选人。

结论

考虑这五个最佳实践，并提前投入工作，将使你像专业人士一样自信地寻找和谈判下一个企业级软件交易，并使你成为企业的英雄。随着竞争激烈的市场和每年都有新的解决方案出现，在谈判过程中要有策略。

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作者奥斯汀·迪林(Austin Dilling)是一名采购顾问。奥斯汀的职业生涯围绕着通过战略采购为客户提供价值和节省成本的热情，将他在不同领域的专业知识、创造力和毅力应用于战术和战略目标。

奥斯汀于2020年加入可采购能力公司，在那里他运用自己的技能为财富500强客户的采购组织实现战略目标和管理组织成熟度。在加入procurreability之前，Austin曾为一个流行的云ERP系统NetSuite提供功能咨询。

奥斯汀拥有德克萨斯州大学城德州农工大学梅斯商学院供应链管理学士学位。