在危机时刻采购的10个注意事项

花费事务欢迎这篇关于在危机时期采购技巧的客座文章Sergii Dovgalenko.，采购顾问，业务作者和CPO。

每个采购专业人士都有历史与危机打交道 - 全球或国内;金融，社会或灾难大小;不可抗力或通过创造性管理持续设计。救援措施的一套相当标准：停止酌情费用，挤压供应商，右尺寸和右侧形状，重复。

退房花费最重要的5步“采购技术买方指南。”

以下是10件应该做和不应该做的事，试图与大家分享一些实践经验在经历了十几个危机之后，我们的工作更有成效。在我们说话的时候，这些措施中的大部分正在实施。

1.在危机期间获得主管的采购支持，并帮助他们保持专注。

通常，危机提升了采购的作用，甚至执行怀疑论者往往有一些希望来看待我们。最坏情况的情况是管理注意力转化为“削减10-15-20％的供应基地”的订单。CPO需要获得不同的授权：“寻找每一个机会，不要留下任何石头，挑战一切都能提供价值。”财务和采购需要共同建立由执行委员会主持的企业“背内”计划，并定期与报告，聘用和升级以保持势头。

2.采用变更管理技术来修改购买行为。

您必须改变人们如何在他们决定购买某些东西时如何考虑的基础知识。为了实现文化转变，将需要完整的变化管理努力。安装一些额外的控制并限制旅行和娱乐的支出是必要的，但不足以。

3.共同定义公司维持生命线所需的商品和服务的月度购物车。

采购需要与最终用户一起确定维持业务生命线所需的每月口粮。所有其他支出都应该经过额外的审查和批准。最好还应该有一笔相当大的支出，以避免、推迟或缩小规模，直到危机之后，或者永远(例如，礼物、娱乐、旅行、餐饮)。

4.定期分析结果并调整控制。不一定要拧紧螺丝，因为在生命线和可自由支配的支出之间存在一个广泛的灰色区域，不能简单地消除。

适用于这一灰色区域的规则将根据公司、市场或全球的情况定期变化。企业不可能总是推迟资本投资;它最终需要一些特别的安装、维护或培训。额外的控制不应该以业务连续性或客户满意度为代价(你的销售人员不能总是只在VIP会议上说一声“你好”)。

5.确定各种类型的浪费支出和系统地消除它。

采购应考虑的远不止限制可选开支，这些开支通常与日常办公室业务有关。他们需要将价值需求与浪费的需求区分开来，并孜孜不倦地消除最新的需求。通常，这需要在整个公司中完全分解业务流程，而不是仅仅削减一些实用需求。

6.任何没有反映在预算中的节省的钱都是浪费。

采购必须避免报告虚假的储蓄，这通过实施几个储蓄管理原则，这并没有帮助公司克服危机：

• 节省是与预算相比较的
• 在当前财政年度有一个明显的节省(“现金”节省)
• 报告经财务控制批准
• 收益实现是基于实际消费(而不是预测!)
• 本会计年度批准的节余从各业务单位的预算中扣除

7.不要让供应商负责您的财务问题。

这条规则是所有禁忌的捍卫者。许多公司倾向于压制他们的供应商，而不是关注自己的业务，以产生新的收入或改变失败的做法和行为。高达5%的额外折扣，以背后捅刀的合作成本，可以很容易地取代高达100%的节省，从消除浪费的需求。供应商不可能永远是提高效率和修补公司资产负债表漏洞的唯一来源。

8.不要只存-赚!

危机在许多人中触发了创造力，他们开始意识到较小的辅助收入正在落后雷达。Sub-lease of small office spaces that became vacant due to right-sizing, revenue-sharing with allied businesses (e.g., visa services or travel insurance for airline passengers), revenue-generating BPO (e.g., onboard duty-free or inflight catering, which used to generate dead stocks and required constant cash, gets outsourced at a regular premium), and, of course, marketing partnership. You can monetize your clientele, as each travel, business lounge stay or website visit is a cashable customer contact.

9.不要以为每个人都理解困难，都关心公司的生存。

身处飓风之中，感受企业的存在是如何动摇的，会给人一种每个人都在经历同样事情的感觉。但你的许多同事却没有。他们想要一台新的笔记本电脑，一次舒适的商务旅行或一个漫游电话，而不是Skype会话。采购需要支持变革，说服、挑战和强迫那些反对新现实的人。

10.不要在危机结束后取消工作控制，要调整它以适应新常态。

市场动荡不会在一夜之间停止，它假定复苏将是漫长而艰难的，在此期间，采购部门需要在企业救助计划的临时救助基础上实施系统性改革。简单地回到传统做法就意味着引发新的危机。

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