吉姆/ Adobe股票
编者按:这篇《花费问题》PRO的文章已经解锁，继续我们对如何从采购技术中获得最大价值的探索，并提供一个我们在PRO材料中深入探讨的样本。
在我们题为"你掌握了采购的基本知识了吗？”我们解释了如果你没有涵盖基本知识，人工智能将无法拯救你，因为即使是最好的人工智能也需要大数据(可能比你拥有的还要多)和大量的培训来提高效率。
此外，虽然我们简要地提到了自动化，但我们并没有深入讨论它，也没有在AI之外讨论它。我们也没有讨论机器人过程自动化(Robotic Process Automation, bot)，即各种供应商正在大力向善良的人兜售的机器人，这些人不会从它们的实现中获益，事实上，他们可能会损失惨重。
这是因为,尽管所有的营销主张相反,至少今天,机器人只不过是包装自动化脚本与简单的规则和上下文,可用于自动化基本任务,任务,有时候比那些不太复杂,可以算在更成熟的自动处理平台。
这也是因为机器人并不聪明。供应商希望您将机器人与人工智能相关联，并相信机器人的操作至少与您的智能和受过培训的人员所采取的操作一样有用和智能，但这不太可能。机器人只是将一个现在由人工驱动的过程自动化，没有人比机器人更聪明，事实上，如果规则定义不允许一个规则像人类所遵循的规则那样具有表达性或完整性，那么机器人就更难做到这一点。
例如,假设现在采购还是“处理”所有的发票付款,没办法匹配的规则是所有发票99%或更多的准确性,在50000年,从一个已知的供应商在好站,没有任何可疑的国旗,看起来好“好吧。”如果软件允许的最好情况是:
- 核实在X美元以下
- 验证双向匹配
- 确认供应商未被封锁
- 确认付款信息没有改变
- 检查项目之前是否订购过
这很好，对于一般的组织来说似乎已经足够好了，但这是真的吗？
让我们逐个分析这些功能:
- 资金限制是大多数公司审批的方式，但它实际上是风险最大的方法之一——一旦有人知道了这个限制，如果他们不想接受审查，他们就会分割发票，刚好低于这个限制。
- 双向匹配是很好的- PO，发票-但匹配应该是在任何可用的文件之间;合同附录、工作报表、退货等，而不仅仅是PO和发票。
- 仅仅因为供应商还没有被封锁，这并不意味着他们可以付款——他们可能有极高的风险，货物可能还没有被验证为OK，等等。
- 与上次核对付款信息很好，但是第一次核对正确吗?
- 这是好的，因为它确保项目至少是组织购买的典型产品，但并不意味着该订单或发票是有效的（特别是如果项目代表的是活动的一次性购买或两个供应商之间合同转换期间的权宜之计）。
此外，这是关键:
- 如果数量合理，这样的系统将无法捕获-如果组织通常订购10个单位的东西，但发票有100个（并且刚好符合自动批准阈值），这可能是欺诈的一个例子（外部、内部或共谋）。
- 如果对有缺陷的货物实施了批量折扣或信用，那么这样的系统将无法捕获，如果在合同终止前未捕获，祝您好运。
- 如果这是两年内给供应商的第二次订单，紧接着是一周前的第一次订单，订单只有4000份(而这个订单是40,000份)，那么这样的系统将无法捕获，这是一个虚假发票的商品不是这是来自一个实体假装前供应商和把发票通过手动验证一切但实际的银行帐号是一样的真正的供应商的数据(包括实际的银行地址)。
- 以及其他欺诈或风险场景(其中风险模块表明95%的供应商将破产和/或错过他们已经要求预付的下一批货物)，等等。
这只是众多bot被出售以减少战术负担和提高效率的例子之一，但实际上恶化的结果(这个机器人将会导致更多的风险和欺诈支付)当最好的机器人是一个更预先批准的分析和排队发票支付“感觉好”和“感知不可以支付”队列,一批专家可以做快速扫描和批准更好的平台已经包含的能力。
出售bot以减少战术负担的另一个例子是简化平台间的数据集成。这完全没问题，但如果平台有api、SFTP、轮询和配置选项——难道不应该在不花更多钱在机器人上的集成吗?
一个新兴的应用是在“认知”采购领域，您只需将您的类别交给平台进行自动采购。这在理论上很好，可能在90%的时间里效果很好，但在最后10%的时间里，你可以得到2%的欺诈性发票，这将在2%到20%的发票上溜走，如果没有最后的人工检查，自动转帐可能是不好的。
对于正确的战略性,non-high值已知类别的供应商,产品或商品,市场利率是已知的,要求是已知的,交货时间是可靠的,只的标准条款和条件Ts和Cs供应商同意为了成为一个批准的供应商。确实，这个平台可以自动化几乎所有的事情，包括奖项推荐，但一个奖项仍然应该以同样的理由进行审查，相当大比例的“认为可以支付”发票仍然应该由人类专家快速地观察系统并不知道一切(它只知道它给出的数据),不能模型一切,,直到训练(学习一个适当的规则),不知道如何正确应对新形势,可能影响一个奖(与供应商的贸易禁令的国家,税收增加,内部损害索赔,等等)。
但是，真正的问题是，为什么你需要一个（第三方）机器人？一个好的平台应该了解批准的供应商和产品，跟踪您的需求，与市场价格源（以及您以前的报价数据库）集成，并了解预期的市场价格范围（与您现在支付的价格相比）、组织需求以及这些需求的频率。在任何体面、现代的平台中，在定义活动期间（现代分析平台也应根据需求、组织在非合同项下支付的价格、当前市场价格和预期需求提出建议），买方应能够说：，自动启动x天的拍卖，自动计算建议的奖励，并在x天内通知我建议进行一键式批准。
你为什么需要机器人？（你不需要，但供应商显然想向你收取费用，因为这些费用只不过是一小部分基于规则的打包脚本，应该免费提供，正如我们已经多次解释的那样，它们不智能，你也无法获得任何接近AI的东西，它们希望你在膨胀时获得AI他正在看帐单。）
换句话说，让机器人战斗到底，直到他们消灭自己。必要的自动化功能(无论是称为配置、自动化、RPA、bot等)应该包含在平台中，这样做是有意义的，您不应该需要更多愚蠢的脚本来获得良好的结果——这都是市场营销，除非有其他情况，否则就不必关心。
正如我们上次解释的那样，你需要的是对基础知识的良好掌握以及对基础知识的适当支持。还有一个平台，可以帮助你确定你需要花时间在什么地方，以及一旦你找到了确保价值和防止损失的正确规则，你可以配置哪些规则来自动化。
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