看门狗走失了?为什么纽约市的采购技术改革实际上是一件好事

最近有媒体报道称，纽约市一直在为其实施采购软件套件提供商支付过高的费用Ivalua在纽约市的采购转型努力。这些报告使用了一个监督组织的分析，该分析试图将纽约市实施的Ivalua的看似高昂的价格与达拉斯的一个较小的实施进行比较，该实施由一个更小众的软件提供商命名为篝火。Ivalua和Bonfire是Spend Matters涵盖的两个采购软件提供商广泛的采购供应商生态系统。

标题看起来很可疑，我们决定深入调查这些项目和有问题的供应商。我们的分析表明，一份报告对这些成本的直接比较具有误导性和缺陷。

一个文章“制衡项目”指出，纽约市正在支付约4500万美元来全面改革其全市采购业务，而达拉斯与另一家公司签订的合同仅为5万美元。文章还提到，纽约市将该项目的分包商从一家咨询公司换成了另一家，毕马威被换成了埃森哲咨询公司。

我们从该小组的结论中得出了一些结论，我们的分析表明，纽约市的这笔交易很容易收回成本，并为这座城市带来福音。

首先，了解最初的竞争性密封招标过程是如何选择最终的获胜者Ivalua的，这当然是公平的，尤其是因为这是一次公开招标。我们也可以理解纽约是如何选择毕马威的，以及为什么它后来用埃森哲取代了毕马威(《纽约每日新闻》(NY Daily News)也讨论了这一点)故事)，以及这些服务的招标程序如何公平和透明地进行。

其次，更重要的是，我们也应该问一下，最初的交易和随后的交易的巨额价格是否合理，是否为纽约市的纳税人带来了价值。

然而，虽然监督机构可以为公众提供有价值的服务，但更多的采购技术领域专家的投入可以帮助这些评估更加公平和准确。

在这种情况下，该组织的论点是，纽约市受到了不公平的待遇。不幸的是，它的结论是基于错误的分析得出的。纽约市使用Ivalua进行端到端采购的大规模采购转型和技术实施项目，在范围和规模上与达拉斯使用Bonfire托管电子采购工具的小交易完全不同。这不仅仅是比较苹果和橙子，而是比较西瓜和葡萄。

根据我们收集的作为对他们评估的一部分的公正的从业者评论，两位提供者都做得很好。但是，Ivalua和Bonfire非常不同，这些公共部门的实施项目也是如此。监督机构的问题是:纽约市在电子采购系统上的支出是达拉斯的近340倍，这合理吗?”是基于苹果和橘子的错误等价。这是一个遗憾，因为这个项目实际上可以带来巨大的、可辩护的投资回报。我们可以帮你弄清楚。

苹果和橘子

就这两个供应商而言，我们使用我们的333manbetx 评估方法，这是迄今为止业内最深入的采购技术解决方案竞争情报数据库。Bonfire是一个一流的、低成本的“灵活”的电子采购解决方案。要查看它与同类产品的图形比较，请查看下图中我们的“灵活”采购解决方案地图，并在我们的网站上免费下载在这里。

Bonfire是一个很好的例子，它是一个战略采购应用程序，面向与利益相关者和供应商一起谈判合同的采购高级用户。另一方面，Ivalua是一个市场领先的完整电子采购应用程序套件，它执行支出分析、战略采购、合同管理、事务性采购(部署到需要请求和购买物品和服务的所有员工)和供应商管理。最好在我们的“配置器”角色中对源到付费区域进行竞争性的观察在这里在下面的图表中。

请注意，这些图形高度依赖于客户的需求，并且上面的图形仅表示基于我们的分析师在典型客户“角色”的各自解决方案领域中创建的权重的结果。这些供应商的位置将根据客户的独特要求(可通过我们的两个精选服务)。

苹果对苹果

现在，让我们回到所谓的340倍的成本差异……

• 首先，根据这个纽约市政府网页纽约市40家机构的广告支出约为200亿美元。使用Bonfire的达拉斯市报告称，它每年的支出为8.769亿美元在这里)。所以，纽约的消费范围是美国的22倍。
• 其次，NYC项目包括实施的总成本，而不仅仅是软件许可。每年花在软件订阅上的每一美元，大约有10美元花在服务上。如果您查看变更订单文档中的软件订阅成本引用在本文中(其中有各种精彩的细节)，您将看到为期5年的软件订阅的480万美元的行项目价格标签，而4500万美元合同中的剩余4000万美元用于实现/支持服务。这是另一个10倍的差异，加上22X，就解释了340X差异中的220X。最后的调整涉及范围，因为纽约市项目覆盖的过程范围大约是达拉斯市的三倍。突然之间，纽约看起来更有效率了!
• 让我们在这里做一些“纸巾背面”的压力测试。首先，让我们比较标准化的年度订购成本(即除以)供应商的年度支出。对于Bonfire/Dallas，它是0.576个基点，对于Ivalua/NYC，它是2.4个基点。但是，Ivalua/NYC至少是项目范围的4倍，所以它们看起来差不多。
• 我们再做一次压力测试。如果你要比较这两种基于云计算的软件系统的成本，你可能会考虑每年每个用户的成本:
  • 对于Bonfire来说，3300美元的价格标签(5万美元除以15个许可证)是每年采购中每个“高级用户”的年订阅费(业务中的临时用户和供应商不支付任何费用)-而不是像文章中所说的每个部门的成本。
  • 对于Ivalua来说，5年协议中480万美元的软件订阅费用相当于每年96万美元。NYC在去年的一次会议上表示，他们在三阶段合作的第一阶段(供应商管理)已经拥有了6000名用户，因此保守地说，Ivalua每年的成本为每位用户160美元。

所以，纽约的Ivalua系统实际上比达拉斯的Bonfire系统便宜20倍!然而，这并不是最好的比较，因为正如前面所说，Bonfire是为少数高级用户构建的，而不是为多产品套件构建的，而多产品套件也正在向大量员工推出。根据前面引用的变更订单文档，阶段2计划在几个月前实施，我们的消息来源表明它确实已经开始运行。第二阶段是申请到订单阶段，这显然涉及到纽约市325,000名员工中可能访问申请系统的更大一部分(我们还不知道确切的用户数量)。无论如何，每个用户的成本将明显下降得更多。我们正在争取与纽约市采购领导进行面谈，因此请继续关注有关这些数据和对这一大规模实施的见解的更多信息。

同样，如果你想判断这些市政当局收到的价值，比较苹果和苹果是非常重要的。

从成本到价值

底线是，根据我们的分析，NYC似乎在成本方面做得很好，变更订单文档在商业上非常彻底，布局也很好(例如，基于里程碑的可交付成果，不超过阈值等)。

监管机构的文章还错误地指出，Ivalua软件在协议签署两年后还没有上线，它也没有解释为什么项目从3000万美元增加到4500万美元——基本上暗示这只是管理不善造成的成本超支。首先，三个阶段中的两个阶段确实已经启动。至于范围的扩大，如果你看一下文件，你会发现范围的扩大是因为教育部想要参与实施，因为有额外的功能和对其他现有系统的集成。您还将看到实现的第一阶段是设计，该工作旨在确保可配置的Ivalua解决方案实际上可以扩展到其极限，以支持美国最大城市中40个政府机构的复杂需求——并且使用不断更新的“普通”基于云的解决方案来实现这一目标，而不是使用总成本较高的定制解决方案。

Ivalua实际上只是向市场发布了它的公共部门申请(针对州/地方政府)，在纽约完成的“战斗强化”肯定会证明是有价值的，因为正如弗兰克·辛纳屈(Frank Sinatra)所唱的那样:“如果我能在那里成功，我就能在任何地方成功!”

更大的图景

对纽约来说，这里的风险显然不是软件的价格风险。执行才是真正的风险所在。埃森哲和Ivalua都有自己的工作要做，对两家公司来说，这绝对是一个具有战略意义和高风险的实施。然而，潜在的回报同样巨大。即使纽约市可以使用这种基于最佳实践的软件，保守地说，在200亿美元的支出中，每年可以节省1%的增量，也就是每年2亿美元的硬钱收益——这使得每年900万美元的五年投资看起来像是一笔小钱。但同样，执行力将是关键。

不过，这也不仅仅是为了节省成本，可以再投资于更好地为公民服务和/或降低他们的税收。事实上，根据各种指标(这是我们从政府机构自己那里听到的一个常见主题)，纽约市市民应该得到更好的服务，对公共采购指标感兴趣的读者可以查看一下这个视频来自我们的姐妹组织公共开支论坛。

纽约审计长用一句话总结了这个问题年度报告对于与市政府签订合同一事，他表示，审批过程是出于善意，但可能会导致长时间的拖延。一些供应商，包括非营利组织，必须等上几个月才能拿到报酬。但由于付款是上游从源到付款流程的最后环节，因此上游采购流程也可能需要进行重大改革(RFP周期也需要几个月)。公共部门采购/招标(或者“招标”，如果你喜欢的话)是出了名的复杂，它是基于政策、法规、惯性和官僚部落主义的拼凑而成的——我相信纽约也不例外。

因此，纽约市的采购实施可能会具有挑战性，但该市拥有一流的软件和顾问(以及一些成功的阶段)。现在纽约市的采购“只”需要在采购阶段执行——需要的是支持，而不是不知情的分析(即使是出于好意)。我们认为纽约市的实施不仅仅是一个技术自动化项目，而是将旧流程和实践带入现代的转型努力。纽约的纳税人应该感到自豪，因为他们已经得到了一些政府领导的努力，让他们花在承包商身上的200亿美元得到更多的回报，并利用技术提高效率、透明度/监督和商业卓越来实现这一目标。我们关注私营部门的最佳实践和最佳技术，并可以告诉您，您正在正确的轨道上!

希望商业媒体上关于纽约市采购的下一个故事将是一些通过应用这些商业最佳实践和技术来充分利用有限的税收而产生的经过验证的结果。对这些大型项目进行适当的审查当然是适当的，但是我们认为应该鼓励这种转变，而不是随意地进行评估并使其受到不良影响。