Spend Matters欢迎Scott Dever的这篇客座文章，他是Corporate United的会员发展副总裁。
当我和会员公司的采购主管坐下来交谈时，我经常听到他们描述同样的优先事项:对整体业务变得更相关、更重要，为组织提供更大的价值。
瞄准未管理的间接支出领域是采购领导者实现价值和最大限度节约，并最终扩大其影响和影响力的一个关键途径。传统上，由于许多原因，这种未经管理的支出对采购构成了挑战。分散的决策和分散的购买造成了对支出的缺乏可见性，供应商泛滥，支持竞争性采购的机会有限。
但是，增加管理下的支出可以使团队实现许多有价值的好处，包括增量成本节约、供应基础巩固(也减少管理供应商的成本)、更大的竞争、降低风险和增加与首选供应商的支出。
我们将探讨在采购影响下增加支出的选项，但首先，让我们看看未管理支出的不同领域:
- 现有协议的未管理支出:从首选供应商那里流失的支出量。例如，你可能已经签了一份办公用品合同，但有些人还在Costco使用他们的p卡。
- 尾巴的顶部:包括非合同支出、大规模一次性采购或超出你的投标政策的未管理支出，还可能包括你的团队可能没有资源或专业知识来有效管理的几个较小类别。
- 尾巴中间:通常包括可能低于竞争性投标政策阈值的支出，或不值得采购支持的价值。
- 尾巴的底部:包括小额、一次性购买和低金额消费。
现在我们已经分解了非管理支出的不同部分，让我们考虑如何在每个领域进行改进，并将更多的支出纳入管理。
1.现有协议的未管理支出
推动改进的一个简单方法是，通过审查p卡数据和来自与首选供应商竞争的供应商的发票，确定合同之外的支出。
目标是让人们更容易从首选供应商那里购买，而很难从其他地方购买。最终，人们希望做正确的事情。挑战在于，员工往往不知情，或者认为已批准的渠道太过困难。
2.尾顶支出
这是你最大的改进机会。首先，寻找机会创建新的类别并实施协议。如果你有良好的支出可视性，你就可以用它来识别那些以前可能没有进入你的雷达的类别，或者那些有机会在单一供应商协议下整合的类别。
尾巴顶端的另一个支出领域是一次性需求。这可能是对不经常购买的设备、服务或产品的需求。一个支持团队，或采购部门，可以为内部利益相关者提供巨大的价值，并帮助在采购的影响下带来额外的支出，并创造额外的节省。要求对某个价值进行竞争性投标的政策有助于推动对采购部门的需求。
3.尾巴中间
就像尾巴的顶端一样，这部分也包括可以纳入现有协议和一次性购买的支出。可能会有机会扩大现有协议的范围，在你的办公产品协议中增加一些子类，比如咖啡服务或清洁用品。
一次性购买的消费价值通常无法证明采购支持的合理性。但你的团队可以建立流程或指导方针，帮助组织做出更明智的采购决策，并自我管理这些支出。
4.尾巴的底部
当涉及到尾部的底部时，您真的希望尽可能地实现自动化。如果你能很好地管理你的课程，p-card解决方案可能是一个不错的选择。此外，利用这些小的一次性购买的市场可以帮助你合并到更少的记录供应商。
打破常规思考
除了以上几点之外，我们还看到采购团队可以从更多方面跳出思维定式，创造新的价值机会。许多组织正在寻找团购组织(GPOs)来将他们的间接支出管理提高到一个新的水平。当涉及到现有协议的未管理支出和尾顶支出时，这一策略尤其有效。利用GPO的聚合购买力可以帮助您的组织获得更好的定价和条款。而且，合适的GPO将负责类别管理活动，以确保您的程序在最佳水平上运行，并帮助推动遵从性。
一旦你能准确地分类和解释你的非管理间接支出，你的团队就会发现很多机会在采购的影响下带来更多的支出，为你的组织创造额外的价值。
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