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今天的询问花销问题问题来自亚利桑那州立大学供应链管理博士生皮尤什·沙阿:
“集中、分散还是混合采购结构?我们怎么决定呢?”
这是一个经典问题，也引发了数十年的激烈辩论。中央集权的支持者指出了提高储蓄的潜力。权力下放的捍卫者认为，区域采购团队可以带来更好的供应商关系。
简单的答案是“视情况而定”或“两者的混合”。但是杂化结构是什么样的呢?采购类别、行业和利益相关者等因素如何在评估中发挥作用?
走向中心化
在深入探讨当前的讨论和消费问题的建议之前，这里有一个快速的历史。采购职能的标准化是一个渐进的过程。近几十年来，“采购”一词越来越流行，不仅包括采购，还包括与风险、供应商管理和可持续性相关的活动。但是尽管存在这些差异，为了本文的目的，采购、采购和采购这三个术语将互换使用。
因此，随着采购和采购成为自己的职业，而不是跨职能部门的兼职责任，更多的组织已经将采购正式化，采用电子采购并巩固供应商基础。虽然组织倾向于集中采购，然后随着它们变得更加成熟而分散，但近年来的总体趋势是在技术的帮助下集中。
阿尔托大学(Aalto University)物流助理教授卡特里·考皮(Katri Kauppi)博士说:“当然，公共部门的趋势仍然非常倾向于集中采购和框架协议，因为目前的经济形势意味着公共部门的资金有限。”他的论文专注于公共采购集中。
她说:“我的理解是，集中制和混合制在私营部门也仍在大量使用。”“更好的电子采购解决方案和从采购到支付的跟踪解决方案可能会使更多的中心主导和混合方法也能提供以前只有集中才能实现的效率。”
彼得•史密斯(Peter Smith)曾在私人和公共采购领域工作了30年，后来成为Spend Matters英国/欧洲(UK/Europe)的董事总经理。“2008年金融危机之后，出现了控制的趋势。它来了又去。在过去几年里，我看到这种情况再次放松。”史密斯解释说，大众传播，特别是互联网，使集中化成为可能——从而引发了关于集中化与去中心化的辩论，以及这篇文章。
真实世界中的辩论
提出这个问题的博士生沙阿曾听到过这样的抱怨:为了直接向全球采购主管汇报，国家主管被绕过了。
他说:“最近我们不断听到公司改变结构，不同的公司采取不同的路线。”“这让我思考——为什么这么多公司要重新配置采购结构?如果它们在变化，为什么它们不在同一个方向上变化?所以很明显，不同的结构在不同的情况下是否合适是有问题的。”
一个组织如何决定哪种结构是合适的?史密斯说:“从学术角度来说，好的答案是采购必须与组织更广泛的战略目标相一致。”“不仅是战略目标，还有组织的文化和风格。”与利益相关者的需求保持一致尤其重要。
史密斯用许多现实世界的例子来支持这一点，首先是他自己的职业生涯。他最初在玛氏糖果公司(Mars confectionery)担任采购经理，这是一家家族企业，直到今天。
史密斯表示:“玛氏有一种非常独特的风格，在企业社会责任方面非常超前，(但)也非常有竞争力和进取心。”“如果马尔斯先生认为我们对供应商不好，我们可能会被解雇。”这并不意味着对竞争对手宽容。“他的第一个问题是‘你买的包装如何比Nestlé更好?’如果我对此没有答案，我也会因此被解雇的!”
一个组织的文化并不总是一目了然。史密斯举了一个朋友的例子，他在一家全球前30强公司担任首席营销官。他被告知集中采购，他做了两年直到被解雇。史密斯解释说:“他惹恼了太多的国家主管。“(问题是)最高管理层真正希望采购部门做什么?我的朋友被首席财务官告知要集中行动，但他没有检查其他人是否在船上。答案显然不是。”
集中还是分散?
史密斯说，绝大多数采购组织处于完全集中和完全分散之间。公司规模、地点、扩张速度、采购类别和行业都是影响更集中还是更分散结构更好的因素。
对于大型的全球性公司，通常建议更多的权力下放。这也是一个实用性的问题。如果一家公司在世界各地都有办事处，那么通过单一的中心办事处进行采购是不现实的。
接下来是工业的问题。“一旦一个行业变得更加成熟，就会有更多的竞争和利润压力，”史密斯说，“无论正确与否，采购开始标准化。”在汽车或石油和天然气等行业，产品在世界各地或多或少都是一样的，集中化是更好的选择。
Kauppi说:“通常来说，那些易于标准化且采购需求差异很小的产品类别适合集中化。”例如，原材料、大宗商品、MRO货物、IT设备(至少是基本的办公IT)以及清洁服务等标准服务通常都集中在一起，效果很好。”
相比之下，史密斯的一位朋友是跨国广告公司WPP的首席营销官。史密斯说:“他们在世界各地购买的很多都是专业营销和创意服务。“为了一家委内瑞拉软饮料公司的广告宣传活动，我们将从委内瑞拉找一位平面设计师。(因此)采购需要更加灵活。”
如果你的公司正在经历快速增长，分散模式的灵活性可能比削减成本更重要。“这同样适用于更多以项目为基础的行业，”Kauppi说。“同样，这个问题可能更多的是基于购买类别，而不是基于组织，所以复杂的服务购买通常更适合分散购买。”
Kauppi认为，采购类别比组织类型更重要，但就后者而言，分级组织最适合集中化。她解释说:“实施起来更容易，合同的使用率也会很高，很少会出现特立独行的购买行为。”“有人曾经告诉我，军队是集中式采购的理想选择，因为每个人都会按照告知的那样使用集中式合同!”
你需要重新启动采购结构吗?
在决定一个组织理想的采购集中程度的所有这些因素中，Smith强调利益相关者的意见可能是最重要的。
史密斯说:“衡量成功的最大标准是，你的高级利益相关者是否认为采购工作做得很好。我已经从相信[采购成功的客观衡量]转变为相信这种主观性。”当然，采购缺乏成功并不总是由于结构问题。但史密斯说，有一个迹象表明，采购部门需要改变结构，那就是公司里的其他人不知道在采购过程中该和谁交谈。
这并不是说改变采购结构就一定值得。史密斯说:“没有什么比不断重组更能保证采购失败了。”他回忆起自己加入一家公司时，这家公司在几年时间里经历了三次重大的组织重组。
他说:“我进来的时候，不仅员工流动率高达40%，股东们也完全懵了。”“你需要认真思考你的架构，除非你很快发现自己大错特错，否则我建议你再等三年。”
Kauppi和Smith都强调了电子采购和其他技术的潜力，可以提供集中的好处，减少缺点。史密斯解释说，在集中化的情况下，高级采购专业人员通常只是想知道发生了什么。
“(他们)不知道其他国家的其他采购人员在做什么。如果我使用电子采购，我就能看到发生了什么。我的知名度就会提高，”他说。
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