如何克服电子过程平台采用挑战

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万博体育下载app研究表明90％采购软件的推广失败。确实，电子采用软件采用并不容易，因为它需要精确的计划，并且经常会导致公司的标准采购操作发生重大变化。这些变化是成功还是失败，很大程度上取决于新的采购付费（P2P）平台实现的方法。

请继续阅读有关应对软件采用挑战的逐步指导，以及如何使系统过渡过程快速，容易为每个参与其中的每个人。

在电子过程平台采用中可以期待什么挑战

在电子采购平台实施中，知道哪些采用挑战正在等待您，这是避免失败的关键。让我们看一下投资P2P解决方案时可能遇到的主要陷阱。

利益相关者的反对

新的系统实施会影响来自多个部门的人们，但经常由C级的某人启动和决定。尽管高层管理人员可能会从战略和经济角度看到需要电子采购平台，但对于最终用户来说可能并不清楚。在某些情况下，最终用户可能完全不知道新平台，并被迫在没有任何准备工作的情况下更改其整个工作流程。被破坏的例行程序导致员工之间缺乏合作，混乱和极大的用户不满，因此很难成功完成实施。

入职过程不佳

期望使用采购付费系统的经理，员工和供应商确定其采用成功或失败。在实施的头几个月中，所有有关方面都将累积许多问题，澄清或建议。因此，初始系统引入，入门和文档的可用性的质量不利于系统的采用成功。如果没有适当的培训和支持，您的同事可能会抵制变化 - 尤其是如果没有事先准备的新解决方案。

复杂且非用户友好的软件

电子过程并不经常更改。公司通常会选择多功能软件解决方案，以便有增长的空间。理想情况下，随着公司的内部流程的变化，采购平台应进行未来和扩展。但是，复杂的系统通常具有同样复杂且令人困惑的界面，可以抵消其所有的出色功能和好处。要习惯这种系统需要时间，并且随着有价值的用户知识的员工可能会让公司和新员工加入，学习曲线变得更加陡峭。如果包含您的组织不需要的许多额外功能，那么使用电子过程解决方案将变得更加困难。在这种情况下，您可能最终会出现较慢的采购过程，不必要的支出和由于复杂性而导致的错误。

缺乏集成系统

不同的部门和外部供应商可能具有独立的内部系统，工具和流程。因此，当引入新系统时，他们可能会坚持遵循既定的流程。除非鼓励所有相关部门和供应商优化其流程，并可以将其技术堆栈和数据与新系统联系起来，否则几乎不可能执行单个采购付款解决方案。非集成系统为混乱，延误和过度购买创造了空间。

如何确保成功采购软件实施

尽管某些公司在购买和实施采购解决方案时面临的挑战，但这些系统提供的成本和时间节省却不能忽略。根据哈克特小组，数字化转型使采购组织能够将流程成本降低30％，员工减少了29％。让我们看一下预时的步骤，以帮助您进行平台采用旅程。

确定您的需求和当前的流程弊端

采购解决方案仅在适合您公司的需求的情况下起作用。这就是为什么可能需要对您当前的采购和付费过程进行深入审核的原因。确定业务工作流程，供应商关系，战略采购和成本管理中的差距，并将其转变为系统要求。有效地将您当前的操作问题与采购系统中的潜在解决方案相匹配，将使您能够成功争取，评估和推动与正确的利益相关者进行更改。

与员工和合作伙伴沟通

您的购买，会计和其他团队有不同的目标，因此制定一种文化和政策，以鼓励与所有部门和员工进行对话，以使您的电子采购流程顺利进行。此外，考虑您现有和未来的供应商的需求，因此您可以保留生产和互惠互利的关系并改善协作。让跨部门利益相关者定义实施成功标准和系统期望，以向他们展示使用将引起他们共鸣的新平台的潜在好处。

选择正确的电子过程软件

在确定了公司的需求并收集所有利益相关者的反馈之后，请使用宝贵的信息选择正确的采购工具。

以下是一些供您牢记的提示：

• 利用软件供应商提供的免费试验和演示，最重要的是，请随时提出与平台使用及其实施相关的任何问题。
• 写下公司当前面临的所有挑战，并确保新解决方案将帮助您解决它们并增强既定运行的既定操作。
• 仔细查看软件评论。人们满意和不满意的功能是什么？您是否愿意忍受软件的缺点，并且它的优势对您真的很有价值吗？花费很重要333manbetx 也是比较不同供应商的重要参考点。
• 考虑一下您组织已经使用的系统以及将来所需的系统。正确的电子采购解决方案应支持与之相关的无缝集成。
• 确保安全。仔细阅读用户协议，并使用对您的文件进行加密的云服务。确保提供服务的公司是ICO和SOC认证。遵守GDPR也是决定性因素。

谨慎开始实施

分配负责实施您的付费系统，收集反馈和联系支持的特定人员。准备说明并事先收集培训材料。提前为团队安排培训课程。选择合适的时间，因此审判不会像本季度结束时在忙碌的时间发生。使用免费试验为一个部门或测试小组运行试点项目。

决定：

• 审判的目标和成功标准
• 将测试系统的人数
• 模拟购买工作流程的数据
• 审判的时间范围

然后收集有价值的反馈并调整可能阻碍实施的过程。

继续接受利益相关者的教育和参与

您应该了解，实施电子过程不仅与技术方面有关。成功实施的大部分与利益相关者管理有关。尽早参与所有相关团队将有助于您获得重要的用户反馈和系统建议。在每个部门内拥有内部收养冠军将极大地帮助所有人加快速度。通过视频，手册和常见问题解答培训并提供必要的信息将减少适应新系统的同事，供应商和供应商的挑战。读这个案例分析对于一个周到且节奏良好的采购系统实施的绝佳现实示例。