ERP vs.一流的支出管理解决方案:做出艰难的选择

穿越迷宫的路径

《花钱很重要》欢迎RiseNow管理合伙人马特·斯图尔特的这篇客座文章。

在采购软件领域有无数的选择，如何在像Ariba这样的支出管理解决方案之间进行选择，Basware，Coupa而且Jaggaer？当您现有的企业资源计划(ERP)系统能够处理基本的支出管理需求时，您是否应该考虑这些选项?

如果您正在阅读这篇文章，您可能已经考虑过或正在考虑一流的来源付费(S2P)/采购付费(P2P)解决方案是否值得您投入时间、金钱和精力。您可能想知道这些解决方案之间的收益是如何比较的，一个在ROI上是否远远超过另一个，什么对您的最终用户和供应商是最好的，以及一个解决方案的采用率是否高于另一个解决方案。

不幸的是，在评估解决方案以找到最适合您的组织的解决方案时，这些考虑只触及了真正重要的东西的表面。在为您的组织寻找合适的ERP或S2P/P2P解决方案来处理诸如采购、合同、申购、批准、供应商管理、发票、支付和分析等任务时，会有许多问题和担忧。有这么多要考虑的事情，你怎么能确定你做出了正确的决定呢?

以下是决定您的ERP供应商或一流的支出管理解决方案是否最适合您的组织的几个好地方。

关注成功，而不是特性和功能

大约67%的ERP实施失败。这些失败通常被归类为此类，因为系统最终的成本比最初预期的要高得多，它们的实现时间比预期的要长，它们没有交付预期的结果——或者三者兼而有。

在选择ERP解决方案时，例如甲骨文例如，仁科(PeopleSoft)或Workday，以及业内最佳的支出管理平台，许多企业都基于阻力最小的路径做出决定。如果你已经有了一个ERP系统，你的客户经理和IT部门不断地告诉你ERP可以做像Ariba, Basware, Coupa或Jaggaer这样的支出管理平台所能做的事情，为什么你要去别处呢?这是一种常见但有缺陷的思维方式。

为您的业务确定最佳解决方案的第一步是获得关于成功的共识，记录您现有的流程/用例，确定需要重新设计的流程/用例，然后评估您现有的和潜在的未来解决方案的适合性和差距。你现有的解决方案是你在组织中寻求变革的催化剂还是阻碍因素?如果它是一种抑制剂，可能是时候改变了。

世界级的供应链组织将最终用户视为客户。当你要求最终用户为你的支出管理解决方案打分时，他们会怎么说?你是否因为知道他们的反馈很差而停止询问?他们对你现有平台的态度如何影响你实现目标的能力?你最近一次进行终端用户调查是什么时候?专注于改善终端用户体验是否应该成为2019年的首要任务之一?(如果是这样，也不要忘记专注于改善你的供应商体验。)系统让用户做正确的事情变得更容易还是更困难?与过时的系统相比，你的挑战有多少是与破碎的流程相关的?

那些将注意力转向内部(终端用户)和外部(供应商)的组织正在纷纷离开erp，寻求一流的支出管理解决方案。

在顶级分析师在过去几年发表的关于P2P和采购的立场文件中，他们已经从争论中删除了所有以erp为中心的S2P/P2P解决方案。

甲骨文在几年前被移除，PeopleSoft和SAP SRM也被移除。Workday还没有露面。其中一些解决方案正在逐步被淘汰，而Workday还太年轻，对于我们合作的大多数供应链组织来说，还不能被视为主要参与者。

所以，难道每个人都不应该把他们的S2P/P2P系统转移到顶级分析师推荐的一流支出管理解决方案上吗?

这要看情况。

一些一流的支出管理解决方案是为间接支出而制定的，并努力将直接支出纳入其解决方案。通过收购，他们正在迅速解决这些差距。

注意，不要为了更直观的用户界面而过快地离开ERP，只会遇到旧ERP轻松处理的一大堆新问题。传统的ERP解决方案已经被定制，以解决直接支出的复杂性，而今天一些基于saas的解决方案仍在发展其平台的过程中，以解决不仅仅是间接支出。不要专门寻找一个解决方案来修复旧系统的缺陷，但也要保留你可能认为理所当然的东西。

其他人则在努力提供完整的端到端S2P解决方案，以提供许多领先的采购团队所需的深度和广度。您可能会找到几个符合要求的模块，但不要止步于此。你必须更深入地找到微分器。

以采用为目标:系统是否按您预期的方式使用?

大多数系统——包括ERP和S2P/P2P解决方案——都会在功能方面进行检查，但注意这一点很重要如何这些特性已经交付。特别是，所提供的功能是否鼓励最终用户和供应商按照您希望他们使用系统的方式使用系统?

糟糕的系统选择或实现可能导致用户和供应商根本不使用平台，或者——同样不受欢迎——不以预期的方式使用平台。误用或使用不足会给内部团队带来大量的额外工作，例如供应链人员必须花费大量时间进行战术或非战略活动，以纠正采用不佳的情况。

一流的支出管理解决方案以创建比其竞争对手ERP解决方案更基于消费者的电子商务体验而闻名。这并不奇怪，因为erp从来都不是真正为最终用户构建的。它们是为后台构建的，出于需要才推出给最终用户。

领先的S2P/P2P解决方案，如Ariba, Basware, Coupa和Jaggaer，都是为最终用户设计的。有些方案比其他方案更好，但最终用户和供应商的采用率远远超过传统ERP解决方案。

在谈到采用时，我并不是指用户登录平台下所有订单。采用是指每个需要购买某样东西的潜在请求者进入系统，找到他们正在寻找的东西，并从正确的供应商请求正确的项目/服务，这反过来很容易被批准。无缝的用户采用使供应商可以轻松地以电子方式完成订单和流程，因此所有行项目详细信息都存储在平台中，以便于报告。

我经常看到一些组织的系统很难使用，以至于他们无法将系统推出给每个潜在的请求者。请求者实际上必须发送电子邮件或填写表格，并将其交给超级用户，后者必须提交所有请求。这种手工的过程不仅浪费了大量的时间和效率，而且是不必要的。

我们还看到请求者滥用自由格式请求，因为他们无法找到他们要找的东西。事实证明，只需提交一个免费的表单(或一个特殊的/X文件)请求，让买家从正确的供应商那里找到正确的项目，就更容易了。这导致买家花费超过80%到90%的时间来完成和重新提交申请。当这在任何组织中成为常态时，就会产生麻烦，因为没有人希望他们的团队将大部分时间花在手工活动上，而不是战略性的、增值的活动上。

权衡行业特定和定制选项:哪种最适合你?

除了考虑具体的痛点和预期的采用率之外，企业还必须根据其特定行业和组织的独特性来考虑ERP和支出管理解决方案。

领导团队通常会采用他们业务中已经存在的知名解决方案或系统;然而，对于任何具有特定行业需求或复杂性的组织，例如管理直接和间接支出的流程，复杂的资本审批规则，web表单和非po发票，以及管理复杂的托管目录，支出管理解决方案可能会提供最好的结果。这些系统通常是企业拥有的应用程序，比ERP解决方案更容易配置，并且不再依赖于IT对审批规则进行简单更改，构建web表单和添加供应商。

另一方面，如果您管理的几乎100%的支出都是直接的，而您在一个设施上的间接支出不到2500万美元，则可能不值得转移，因为您的ERP最有可能完成这项工作。当成本和复杂性较低时，ERP系统通常是最佳选择，并且由于只有几个供应商，因此几乎没有必要进行大量的持续定制。

无论你是在考虑ERP解决方案，如SAP或Oracle，还是像Coupa或Jaggaer这样的支出管理解决方案来处理你的支出管理需求，重要的是，你不要在没有做足准备工作的情况下选择其中一个。没有“一刀切”的解决方案。无论是ERP还是同类中的最佳解决方案，最好的解决方案是适合您的行业的解决方案，是为解决您的所有用例而构建的，对所有用户/供应商都是直观和简单的，并且配置为满足您组织的独特需求。