为什么自动化是尾部支出管理的游戏规则改变者

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为了追求更好的敏捷性，企业越来越多地投资于自动化和优化策略，以加快上市速度并改善用户体验。

向自动化的转变主要是由数字技术的增加可用性和这些技术在创建端到端供应链可见性方面的可量化效益所驱动的。对于成熟的组织来说，尾部支出对于自动化来说已经成熟。

虽然不合规的采购经常被认为是“零用钱”，但它会使成本增加20%，包括不合规的支出和/或更高的处理成本。因此，我们的目标是尽可能减少尾部支出。

但你真的能消除尾部支出管理吗?

我们知道管理尾部支出需要花费大量的时间和资源，但技术已经可以解决这个问题。因此，认为不值得麻烦的传统想法不再有效。

在《全球经济展望》在美国，我们相信企业有机会通过正确的工具和流程几乎消除尾部支出。我们鼓励企业像电子商务公司考虑客户那样考虑购买——利用技术使最终用户能够轻松地进行小额购买，并利用数据不断改进购买过程和体验，将更多的支出推给首选的供应商和渠道。

尾花自动化的行动

一家领先的全球生命科学组织在其数字化采购转型过程中成功地采用了多种方法，与基于云的S2P平台完全集成。一系列的举措帮助减少了瓶颈，提高了尾部支出采购的合规性。该组织报告称，通过在公司所有级别实施的简化的、记录良好的流程，合作伙伴更加快乐。

产生大量事务的类别，如实验室和办公用品，是目录实现的理想选择。一个彻底的采购过程可以帮助组织确定提供所需商品和服务的首选供应商。一旦确定了首选供应商并建立了规范，信息就会上传并显示在可视目录中。

该组织建立了一个中央现货采购办公室，以帮助企业处理小型的、非合同采购请求，更重要的是，随着时间的推移，主动推动首选供应商和渠道的支出。

这项技术可以对新的采购订单进行分类，将它们分组到正确的bucket中，并将它们发送给有限的一组人进行快速审阅。

这家全球生命科学企业为可信供应商实施了不同的流程，这些供应商已经有有效的主服务协议(MSA)/合同，有助于将支出驱动到首选来源。无需创建详细的SOW或一次性协议，就可以批准新的PO。相反，可以在现有契约的附录中捕获新的服务请求。工作订单和更改订单的数量减少了，因为PO中的细节是足够的。因此，承包团队的能力得到了保存，并且由于使用了预填充的模板，周期时间得到了提高。

该公司为总是需要合同的供应商制定了标准化的合同流程。预先批准的模板有助于简化和自动化不同合同类型或大量重复合同的编写、填写和审查。花费阈值需要定期刷新，以优化契约的数量。例如，随着时间的推移，随着尾部支出的减少，门槛可能会增加到10万美元以上。

现在，S2P平台提供了在单一渠道处理的多轮谈判中完全自动化的竞价。

在另一个例子中，一家全球工业制造商更进一步，利用智能工作流工具和人工智能实现了一种先进的导购解决方案，通过购买过程与首选供应商和购买渠道进行指导。他们现在正在考虑将小型支付解决方案(如p卡)整合到相同的导购解决方案中，以实现真正的“一站式商店”，为所有的尾消费购买提供服务。

采取统一的方法

任何尾部支出管理项目的基本构建块都是端到端流程和控制。尾部支出管理取决于由集成支持的平稳流程和幕后处理。

GEP的方法整合了请购单，并在统一的平台中创建和维护采购订单。GEP充当客户端和尾支出供应商之间的托管服务提供者。

主动分析包括目录评估和合规性，确定节省潜力和建议优化库存和提高效率的机会。

结论

根据GEP的分析，成功实施自动化技术和有效策略可以帮助实现70%到75%的尾支出的数字化。这远远高于行业平均水平。使用人工智能、机器学习和其他“智能”技术可以加强控制，减少人为干预，有效管理尾部支出，帮助企业在面对经济波动、全球健康危机和竞争加剧时更有弹性。

有关技术如何支持您的尾部支出管理计划的更多信息，请联系GEP。https://www.gep.com/company/contact-us