采购如何帮助世界摆脱“租赁末日”

Spend Matters欢迎LeaseAccelerator营销副总裁Steve Keifer的这篇客座文章。

在不到90天的时间里，世界上有史以来最大的会计变革之一将开始生效。从2019年1月开始，一套新的规则将要求公司开始将价值近3万亿美元的租赁转移到资产负债表上。从历史上看，这些租赁都被隐藏在“资产负债表外”，埋在SEC文件和年度报告的脚注中。但未来，它们将成为财务报告的中心。就像企业在资产负债表上列出它们拥有的“固定资产”(如工厂、物业和设备)一样，它们现在也需要为租赁资产列一个项目。就像公司报告短期和长期债务一样，它们也需要报告租赁负债。

3万亿美元的公司租赁

公司租赁(而不是购买)许多用于经营业务的资产。例如，公司通常租赁用于支持其运营的房地产——从工厂、仓库到商店和办公场所。租赁涉及整个业务的每一个支出类别。公司租赁笔记本电脑和服务器等IT资产;叉车、栈板千斤顶等物料搬运设备;还有公司用车和公务专机等交通资产。

从历史上看，租赁(而不是购买)的吸引力之一是能够将合同的负债排除在资产负债表之外。然而，随着新的租赁标准(美国公认会计准则的ASC 842和国际报告的IFRS 16)的出现，会计效益消失了。当美国和国际会计准则委员会首次提出改变会计准则的建议时，人们普遍感到恐慌。

批评该提议的人士认为，拥有大量租赁业务的公司，其资产负债表上将增加数十亿美元的额外负债，这可能导致信用评级被调降，并给融资带来挑战。许多人担心企业会完全停止租赁，以避免资产负债表受到影响。据Chang和Adams咨询公司的一项研究预测，由于新标准的引入，美国将失去300多万个工作岗位，国内生产总值将减少近5000亿美元。

幸运的是，目前还没有出现预言中的“租赁末日”的迹象。但对于赶着在2019年1月的最后期限前完工的会计团队来说，普遍的恐慌依然存在。好消息是，采购可以在帮助扭转局面方面发挥重要作用。

采购在租赁会计中的作用

要应用新的会计准则，需要对租赁合同有详细的了解。这是一种只有采购团队才拥有的亲密知识，使其有独特的机会帮助理解合同安排的细则。

近年来，租赁合同已经变成更复杂的资产和服务捆绑。例如，复印机租赁可能不仅包括实际的机器，还包括来自制造商的维护合同以及纸张和墨粉的再供应合同。所有这些服务都可以合并到租赁协议中，客户为租赁协议支付每页的价格。商业地产的租赁可能会更加复杂，因为许多房东将物业的租金支付与保险、税收、水电费、景观美化和托管服务等其他费用捆绑在一起。所有这些费用都包含在一个单独的月度发票中，客户为此支付每平方英尺的价格。

这些类型的全面服务安排会给会计团队带来很多复杂性。新标准允许会计人员将租赁合同分成不同的部分——其中一些部分计入资产负债表，而另一些则不必计入资产负债表。但是要利用这个选项，会计将需要谈判合同的采购团队的帮助，以确定合同中包含大量租赁资产和供应商提供的单个产品和服务。

隐藏在外包协议中的租赁

也许，新会计准则的最大挑战在于，租赁的定义已经扩展到包括捆绑在外包协议、服务合同和“即服务”产品中的资产。换句话说，律师或银行家不认为是租赁的合同，在会计目的上可能被认为是租赁。例如，如果您将生产外包给第三方，那么合同制造商使用的工厂、机器和其他设备可能被视为租赁。如果您将存储、配送或运输外包给第三方物流供应商，则第三方物流使用的仓库、叉车和卡车可能被视为租赁。如果将IT应用程序的管理外包给第三方，那么IT提供商使用的服务器、存储设备、网络设备和数据中心设施可能被视为租赁。

会计准则提供了一套详细的准则，以帮助确定哪些合同包含嵌入式租赁，哪些没有。然而，还没有人能够开发出一种人工智能算法来自动执行分析。因此，会计团队将需要仔细阅读数千份不同合同的细字，以了解谁控制资产以及资产如何使用的细节。他们还需要采购团队帮助确定需要审查哪些合同，并了解协议的商业条款。

超过最后期限

采购团队的短期优先任务将是帮助同行完成2019年1月的截止日期。但是，长期的需要将是建立一个持续的程序，以保持租赁会计的准确性。在谈判新合同时，采购将在确定可能的租赁方面发挥重要作用。他们还需要帮助跟踪现有合同的变化，如续约或合同修改。即使是对合同的轻微更改，也可能导致协议转移到表内租赁安排的范围内。