采购组织现在应该开始做的5件事，以满足和超越内部客户的要求

花的事情欢迎这篇由凯Ree李，的客座文章哈科特集团．

• ”与企业发起项目相比，采购需要更加积极主动。”
• “采购需要成为团队不可或缺的一部分。”
• “在实施任何流程改进之前咨询业务。”
• “采购部门需要及时发放采购订单。等待3天的订单是不可接受的。”

这些是我们最近在进行利益相关者调查(客户之声)时听到的一些评论，这是针对不同客户的更广泛的采购基准的一部分。我们经常听说，采购的重点是满足和超过客户的要求，但来自哈克特采购数据库的基准数据显示，情况并非如此。下面的图表显示，30%的非世界级(Non-WC)组织将采购列为管理员，而只有15%的非wc组织将采购列为有价值的商业伙伴。那么，如果这是涉众对采购组织的看法，你能做些什么来迅速改变这种看法呢?

除了改变组织结构外，我们认为采购可以快速做5件事来改善内部客户的感知，并超越内部客户的要求:

1. 所有的采购资源都应该以客户为中心并授权
2. 将特定的采购资源用于服务台的活动
3. 每月对内部客户进行培训
4. 创建每月/季度通讯，分享最近的项目，成功的故事和即将到来的项目
5. 创建一个内部网站来分享采购信息:常见问题解答、联系方式、认可的供应商、成功案例、流程文件等。

所有采购资源都应以客户为中心，并赋予客户权力．我们经常听到这样的评论:感知就是现实——不幸的是，这其中有一定的道理。由于采购资源通常集中在协助最终用户进行不同的采购流程，所有采购人员(无论他们是否面对内部客户)都应以客户为中心，这意味着在解决问题和排除故障方面提供帮助，积极主动，成为一个好的倾听者，并感到有能力修复出错的流程。在处理破碎的流程时，会想到术语“适合目的”或“适合风险”。当采购工作致力于解决由其内部客户确定的问题时，它应该根据组织的价值和适当的风险偏好，确定该过程对于内部客户试图实现的目标是足够的还是过度的。

将特定的采购资源用于服务台的活动。采购活动是一系列复杂的过程。因此，我们应该预料到我们的内部客户会有许多与流程、交易状态等相关的问题。投入特定的采购资源来回答内部客户的问题是采购可以帮助及时解决和解决问题的许多方法之一。然而，需要注意的是，帮助台资源对采购技术的使用、采购事件的状态、采购过程和对采购的广泛理解的知识越多，他们就越能提供更好的帮助第一次接触决议。

每月对内部客户进行培训。对内部客户进行每月/持续的培训，将帮助他们提供知识和最新的信息，以执行他们的工作。最终，这也将有助于采购。可以提供多种类型的培训，包括:

• 如何创建事务
• 如何创建支出分析报告
• 如何识别认可供应商
• 如何使用电子目录
• 如何驾驭ERP迷宫

在这些会议期间，记录每个内部客户面临的各种问题也会很有帮助。通过解决这些问题，采购将能够1)确保满足内部客户的要求2)改进内部流程。

创建每月/季度通讯，分享最近的项目，成功的故事和即将到来的项目。大多数采购工作都是在幕后进行的，我们很少因为这样或那样的原因分享我们的成功故事。然而，创建每月/季度通讯将有助于为我们的内部客户提供额外的信息，关于采购组织如何能够协助，帮助确定新项目，并从以前的项目中带来创造性的想法。此外，这也是采购组织在一些不要脸的自我推销中带来的一种价值展示方式。

创建一个内部网站。虽然每月通讯的重点是分享最新的新闻，但内部网站是另一种让我们的内部客户执行自助服务的方式。创建内部网站的原因有很多，包括:

• 与我们的内部客户共享信息
• 为他们提供一个记录问题的门户
• 为他们提供自我诊断和解决问题的能力

作为采购组织的一员，我们的职责是通过倾听、理解、满足和超越客户的期望来帮助支持内部客户。成为我们内部客户的前沿和中心很重要。希望这5个活动能迅速帮助你的采购组织改变内部客户的看法。