彼得·史密斯，私人照片
我们欢迎来自彼得·史密斯，卓越采购的总经理，CIPS前任总裁和商业作者。
我们总是可以从与手头的主题不完全相同的经验中学习，所以在这一点上，我今天将通过一个迂回而有点不寻常的路线提供一些关于采购数字化的想法。这与我母亲上个月平静地去世后的经历有关，享年93岁。Covid也有影响，但死亡证明上写着“年老体弱”，这可能是一个合理的诊断。
从那时起，观察不同的组织如何处理死亡后的各种流程就变得有趣起来。其中有两个因素让我感到惊讶。首先，公共部门一直很出色。显然，大流行和在家工作的员工导致了流程的重大变化，从“客户”的角度来看，这通常是朝着更好的方向发展。例如，获得死亡证明不再需要从医生那里获得表格，也不再需要亲自前往登记办公室。医护人员和登记员之间的联络和信息交换在我们没有参与的情况下迅速进行，然后我们与登记员通了电话，就这样了。
但遗嘱认证的过程更令人印象深刻。当然，母亲的遗产低于遗产税征收的水平，但即便如此，我还是对这个过程的速度和简单程度感到惊讶。网上表格写得很清楚，指导也很有用，尽管你仍然需要把实物遗嘱邮寄给有关部门，但我在申请后五天内就收到了遗嘱认证，这很了不起。
英国法院和法庭服务部做得好，有效地重新设计了他们的程序。然而，我从朋友的经验中知道，在资产规模更大、更复杂的地方，政府仍然非常感兴趣，因此我们可以假设这是一种基于风险的流程管理方法。
第二个意外是，不同银行和金融服务公司在“客户死亡”过程中采用的方法范围之广。虽然我的父母并不富裕，但我的父亲(他于2016年去世)对钱很谨慎(委婉地说)，他还把积蓄分散在很多产品和公司上!所以我在这里有一个相当大的样本要考虑，到目前为止的经验差异很大。最好的部门似乎和公共部门一样有效。他们使用在线表单，允许您扫描和上传关键文件(如遗嘱认证的授予)，并使用DocuSign-type数字签名。
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在另一个极端，一对夫妇仍然希望我带着文件去他们的实际住所。实际上，我可能更喜欢这样，而不是那些想要自己填写冗长的表格，然后与硬拷贝文件一起发布的人。但是数字化的程度差异很大，就电话应答和公司通过皇家邮政回复所花费的时间而言也是如此。
让这一切回到我们的核心主题，我看到了什么可以有效地应用于采购流程和活动?以下四点既适用于“死亡数字化”，也适用于“采购数字化”。
- “告诉我们一次”的原则对用户来说是非常积极的。公共部门机构现在似乎更好地共享信息，这让我印象深刻，所以我不必重复自己的观点。这同样适用于供应商。您应该在最初的接触点收集尽可能多的相关信息，然后确保它在内部传播，这样供应商就不会不断地向不同的人、组织的部分或系统重复自己。另外，看看在哪里可以从外部来源获得供应商信息，而不必“打扰”供应商。
- 尽可能远离纸张——这听起来很明显，但许多组织并没有真正在这条路上走得很远。英国政府和一些金融公司在这方面取得了长足的进步，而另一些则没有。我相信这同样适用于不同组织的采购职能。
- 看看使用“分类”方法，就像英国政府在遗嘱认证和遗产的规模/复杂性方面所做的那样。在风险的基础上，您需要在哪些方面花费大量的时间和精力，以及在哪些方面可以采用快速通道方法，以最小的人力参与?与遗嘱认证制度并行的一种采购可能是允许预算持有人在没有采购参与的情况下购买低风险项目，但采购提供了促进这一过程的技术。同样，这并不是一个新想法，但与大流行相关的工作模式变化可能会让人们更加关注这个问题，就像对遗嘱认证制度一样。
- 最后，我怀疑大流行扩大了领导者和落后者之间的差距。拥抱数字化机遇的公司已经抓住了这个机会，远远领先于那些仍在尝试使用过时系统和流程的公司。我在与之打交道的公司中看到了这一点;在采购领域可能也是如此。
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