是时候改变采购文化了

Mike Schiappa, Beeline的CPO

如今，几乎所有企业都在经历某种形式的数字化转型——采用新的数字技术来解决问题并提高效率。在大多数公司，采购及其文化是这种正在进行的数字化转型的一部分。

采购负责人必须做得更多，而不仅仅是应用新技术来应对他们真正的业务挑战。他们必须认真审视驱动采购组织的文化。他们必须适应或修改这种文化，以迎接公司今天面临的挑战和机遇。

首先，cpo /采购主管需要问自己几个问题:

1. 采购部的角色是事务性的，还是战略性的?

传统上，采购组织将节约成本视为他们的首要目标，每一次采购交易都是降低成本的机会。本质上是被动的，长期以来，这一直是采购为公司盈利能力做出贡献的主要方式，并证明额外的资源和投资是合理的。

然而，正如最近供应链问题所显示的那样，今天的采购组织必须做的不仅仅是简单地关注成本降低项目。具体而言，他们必须管理重要的供应商关系，以确保供应的连续性，并将供应链中断的风险降至最低。为了实现这一目标，采购可以通过主动与主要供应商合作，将其公司定位为供应商的首选客户，从而提供至关重要的战略服务。

2. 采购部门的客户是谁?

许多采购组织将其主要客户视为公司的内部运营部门，这些部门的采购为采购提供了便利。但这是一种短视的观点。虽然这些利益相关者很重要，但他们并不是采购应该关注的唯一客户。

当采购部门对其客户的看法过于有限时，您不应该对采购部门被视为“成本中心”感到惊讶。如果采购所能提供的最大价值是将采购成本保持在最低水平，那么就没有真正的理由让采购在战略桌上占有一席之地。然而，如果采购部能全面地看待客户，并主动推荐新的解决方案来优化业务增长——并不总是以最低的价格——那么采购部就能对公司的成功做出更大的贡献。

在直线，我们说“顾客是除我以外的任何人”。通过尽可能广泛地定义客户服务，我们努力确保每一次互动都将基于相互尊重和愿意付出额外的努力。如果采购部门对客户采取类似的、全面的态度，它将花费必要的时间和精力来建立和培养其关键的供应链关系。

反过来，这将帮助组织实现不仅有助于实现底线的成本降低，而且还有助于实现收入增长所需的战略目标和目标。在这一点上，采购部将赢得一个席位，作为一个值得信赖的战略顾问。

3. 你如何克服技能短缺?

让采购领导更加困难的是，我们现在面临着全球技能短缺。婴儿潮一代正在退休。其他员工选择辞职的原因多种多样——换公司、搬迁、转换角色，甚至换职业。公司发现很难留住人才，如果有人离开，就更难找到合适的人选。

拥有合适的人才是运作一个有效的采购组织的关键。那么，你如何确保自己能够吸引或培养所需的技能呢?

创建战略性采购文化

首席采购官有责任为采购部门创造正确的文化。虽然每个业务都有反映公司整体价值的文化，但对于采购团队来说，拥有一种能够推进采购和公司战略目标的文化是很重要的。然后，采购领导必须致力于企业文化并以身作则。

虽然一些目光短浅的采购文化以牺牲任何阻碍为代价来实现成本降低，但从长远来看，这不可避免地会让公司付出代价。更好的方法是采用总拥有成本的心态，对想法和创新持开放态度，同时对供应商关系保持正确的看法。

采购团队应该将每个涉众视为客户，需要以“客户第一”的态度对待。这要求能够通过建立基于事实的陈述来销售采购的价值，从而影响供应商、管理层和其他利益相关者。重要的是要认识到，虽然采购不拥有支出，但它拥有采购过程。

虽然在一个组织中灌输新的文化价值观似乎很难，但我发现以下四项行动可以有效地培养一个强大而有效的采购环境:

1. 鼓励、期待并优先考虑你的关键经理所期望的文化，并为高层树立榜样。
2. 了解工作场所的优点，并将文化契合度作为选择候选人的主要标准。
3. 奖励那些致力于实现文化价值观的员工。
4. 培养尊重个人的文化，鼓励他们尊重想法、挑战、内部客户和外部供应商。

把个人目标和企业目标结合起来

第一步是创建一种人们愿意参与的采购文化。像其他专业人员一样，采购人员希望在工作中快乐。他们想参与其中，想朝着自己的职业目标不断前进。由于留住人才比招聘人才更具生产力和成本效益，采购领导者必须创造一个环境，留住人才并帮助他们成长。

一种方法是确保你的组织与高级管理层保持一致，并得到他们的支持。采购部门与其服务的业务部门之间的对抗是没有成效的。这只会导致内部团队不想与采购部门合作。令我惊讶的是，在2022年，仍然有组织与采购不一致——这并不常见，但它仍然存在。

如果每个人都知道你的采购团队与公司的战略目标是一致的，你就可以消除内斗和流氓支出。一旦你的团队开始思考他们能做些什么来帮助你的公司赢得市场，他们就不仅仅是成本削减者;它们可以成为战略推动者。他们可以帮助你创造更大、更有挑战性的角色，让他们在其中茁壮成长。他们可以为自己创造更大、更有价值的未来。

使用数字转换自动化日常流程

采购部门的日常事务工作仍然必须完成。但这正是数字化转型变得如此重要的地方。如果你实现了正确的基于人工智能的技术来自动化日常事务流程，你可以释放组织中的人才。你可以重新培训你的员工，重新安排他们去处理更复杂的需要人类判断的任务。

作为一个额外的好处，您的新技术应该生成大量的事务数据。结合正确的分析和可视化技术，这些数据应该为您提供所需的洞察力，以做出更好、更具战略意义的采购和业务决策。

运用数据分析提升采购价值

很多人都在谈论数据、分析和可见性的重要性。许多cpo会提到他们的数据在采购过程中的可见性。但你是保留这些数据，还是将其转化为整个公司可以用来跟踪战略目标进展的见解?

在之前的职位上，我的团队开发了一个流程，向我们的高管提供采购团队收购和管理的临时劳动力的每周指标。这些信息不仅用于告知最高管理层劳动力支出，还用于告知人才趋势，以及我们的扩展劳动力在组织中如何以及在哪里被使用。它是用于做出明智的业务决策的可操作数据。

问您一个问题:您的采购组织每天都会收集大量有价值的数据。你拿它干什么?

与人力资源部门合作，打造你的雇主品牌

公司中真正可以使用采购数据(特别是临时劳动力数据)提供的见解的部分是人力资源部门。在越来越多的公司中，人力资源和采购部门密切合作，以解决人才稀缺带来的问题。在许多企业中，采购和人力资源部门也在合作制定公司的数字技术路线图。而且，作为这种合作的一部分，人力资源可以帮助您满足采购部门不断变化的人才需求。

仅靠数字技术和人才保留并不能解决采购人员配备的所有挑战。您仍然需要寻找和招募能够在高度自动化的战略采购组织中运作的人才。一个答案可能是使用混合或扩展的员工队伍，将员工和非员工的人才结合起来。除了有技能的专业员工之外，您可能还希望在项目基础上使用特遣队人员、独立承包商、顾问和其他专业服务提供商，或按需提供不需要全职工作的技能。为了吸引全职和临时人才，并留住你培养和培训的人才，建立一个强大的雇主品牌是值得的。

公司一直专注于建立一个强大的品牌，以吸引他们的客户。但他们直到最近才意识到建立品牌以吸引潜在员工的价值。虽然这通常被视为人力资源部的责任，但采购正在发挥越来越重要的作用——尤其是在寻找和管理公司的非员工劳动力方面。人力资源和采购部门越来越紧密地合作——在直接采购和人才库等项目上——以建立他们公司作为出色工作场所的形象。

今天的工人想要什么?

在任何时候，尤其是在人才需求如此旺盛的“卖方市场”，工人寻找的不仅仅是高薪或薪金。如今的员工想要更好的工作与生活平衡、灵活性和远程工作的能力。

员工还希望以他们所创造的价值来衡量，而不是数量。根据Citrix的一项研究在美国，86%的员工表示，他们更愿意为一个结果优先于产出的公司工作。他们希望得到信任和自主权，让他们把工作做到最好。

利用文化为数字化转型做准备

在你投资新技术来改变你的采购操作之前，确保你有正确的文化:一种关注大局的采购文化——你公司的战略目标——而不仅仅是采购交易。然后，当您在组织中实现了正确的文化时，使用技术使其更有效，并为您的利益相关者提供基于数据的见解。

但无论你决定做什么，现在就做。在实施组织所需的文化变革和技术方面等待的时间越长，您就会落后于竞争对手越远——竞争对手已经抓住了技术先进的采购操作可以提供的新机会。

有关采购未来的更多信息，请收听Mike的播客“CPO Open Mic”，在那里他采访了我们领域的思想领袖。你可以找到前两季的播客在这里．你可以在推特上关注@BeelineVMS