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采购并不是一个家喻户晓的话题，但在商业世界中却是一个无处不在的过程。让我们分解一下这个概念，让它更容易理解。
乍一看，采购对不熟悉的人来说似乎令人生畏;幕后的过程可能令人眼花缭乱。虽然采集骨上有很多肉，但通过解剖组成这个过程的碎片，它可以被分解，更容易理解。你们看，采购不仅仅是一种固定不变的想法或方法，也不是一朝一夕就能完成的事情。这是一个动态的过程，可以采取任何形式。它由在其运作中发挥作用的个人或实体以及在所有步骤中相互耦合和相互作用的因素促进。
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今天我们将介绍有关采购周期的基本主题，包括:
- 采购和采购的区别
- 采购周期的概述
- 采购周期的步骤
采购简论
因此，在打破采购壁垒的尝试中，澄清它是什么可能会有所帮助。这是“购买”和“保护”的混合。
在许多情况下，购买商品是为了满足公司的需要和使用，但也可以被视为保护权利或知识产权。例如，虽然IP不能直接为企业提供日常使用的资源，但它会成为一种资产，最终可以变现或提高采购业务的估值。
我们已经提到了这一点，但采购不是一蹴而就的。它有一个复杂的过程，它就像一个有几个活动部件的机器。为了让所有部分协调工作并简化所需资源的获取，周期通常具有一个通用的周期性框架。
了解采购周期
虽然没有任何固定的方法来创建这种循环，但许多公司实施的风格至少有几个主要原则，有助于为有效的方法奠定基础。没有一个标准化的采购周期能够每次都完美地逐步分解整个过程。
每次使用一个周期，都应该以一定程度的开放思想和适应性来对待，一种从容应对的能力。采购有很多方面，“如何”往往会因情况而异。
揭开采购过程的神秘面纱
在上面的例子中，第一步是采购计划。这是一个涵盖许多子步骤的总括术语。计划还可以用其他方式来描述:准备、问题、认识或需求。
无论第一步被标记为什么，它通常要求企业在开始与适当的承包商或服务或产品的供应商联系之前，在本地或内部准备采购。
采购计划
第一步是找出问题、差距或缺失的部分，需要组织从外部寻找解决方法。可以进行初步研究或审查，以确保该能力或项目在内部不存在;如果这一差距得到确认，在进入采购阶段之前，应该做很多考虑。
例如，所需项目或解决方案的性质是什么?它是其他组织需要的东西，从而使其成为商业可用的项目吗?或者它是某个组织流程或项目的定制(例如，定制生产线的独特组件)。哪些类型的公司销售这些产品，以及我在哪里可以找到他们？这些类型的问题将帮助组织了解他们正在购买什么，以及他们将如何购买，作为采购计划的一部分，为征求提案和评估提案的战略提供信息。
需求定义
采购生命周期中的第二步是需求定义，这时客户、技术专家和最终用户聚集在一起，在一个文档上进行协作，该文档准确地总结了需要什么以及为什么需要。至少在理论上是这样。许多采购专家认为需求定义阶段是采购周期中最重要的步骤之一，但它并不总是在各方合作的情况下完成。
基本上，这一步产生了“买什么”文件(通常称为工作说明)，供应商在招标中收到该文件，并根据该文件提出他们的产品或服务。定义不清的需求将导致不能解决核心问题或客户需求的建议和解决方案，最终导致采购团队浪费大量时间和精力，并且采购结果不会为组织增加价值。
投标
根据我们的例子，下一步是招标，也称为招标或采购。在此阶段之前，采购团队已经将需求文档组装成一个招标，其中包括条款、条件、交付时间表和对希望提出建议的要约人的指示(以及其他事项)。
正是在这一阶段，潜在的承包商将审查、分析并以报价或提案回应组织的投标(取决于采购计划过程中的决定)。温柔是一门艺术;它需要对成本和时间效率进行校准，同时确保在组织内部政策和程序的限制下，以最佳方式满足需求。从来没有一个放之四海而皆准的方法，它几乎总是由客户的需求、项目的特点和组织的采购文化决定的。
评估与选择
一旦找到了合理的选择，评估和选择阶段就开始了。这个阶段很像找工作的场景，公司a正在寻找一名新员工，并开始寻找可能的候选人。有一个职位描述，那些感兴趣的人可以申请，希望他们的简历能展示足够的信息来证明他们被录用。
这对于采购来说是个不错的类比。该招标包含了所有的标准，一个潜在的要约人必须适应和遵守，以便被考虑授予。通常，招标包括评估方法，以便要约方了解对采购组织最重要的是什么，以及要约方应如何构建其解决方案的说明。不包括这些信息将导致采购专业人员收到任何形式的建议，也不会使评估和选择阶段变得容易!
合同
下一步是合同授予。一旦组织审查了他们收到的报价，并决定了提案最符合他们的要求和选择标准的承包商，就会发生这种情况。这一阶段是该过程中所有先前步骤的高潮，这一阶段的效率和效果也是采购专业人员努力遵循这些先前阶段的最佳做法的直接结果。
有时，组织需要从要约人那里得到更多的信息，或者寻求对提议的澄清。在这种情况下，选定的团体将与组织进行谈判，以便讨论出额外的细节并做出最终的奖励。
然后，工作真正开始了，因为采购组织准备周期的最后阶段(通常不被重视)，合同管理!
合同管理
雇佣承包商后，工作就不会停止!负责任的采购专业人员将制定管理合同的计划，以确保交付成果得到满足，项目按时交付，服务在预算范围内提供。正是在这个合同管理阶段，在授予前的努力活动中获得了回报。
一份写得好的、经过深思熟虑的合同将处理在执行过程中可能发生的大多数潜在事件，这样关于执行的问题或关于成本的争议就可以简单地通过引用合同来回答。在出现特殊情况时，可能需要修改合同，可单方面(由组织全权决定)或双边(经组织和承包商共同同意)进行修改。
一份书写糟糕的合同可能会更快地进入合同管理阶段，但它几乎不可避免地会导致更多令人头痛的问题，增加失败的可能性。因此，对于采购专业人员来说，在规划和授予前阶段执行职责时，考虑管理阶段是很重要的。
请记住，这只是采购过程的基本分解。公共和私人组织都有自己的细微差别，有独特的标准和程序，反映了他们的文化和偏见。采购过程的美妙之处在于，从概念上讲，每一次都有一点不同，可能与下次购买相同的产品或服务时有所不同，甚至可能在过程中途发生变化。
重要的是要认识到这些是灵活的过程，在某些情况下会弯曲并必须变形。虽然采购是游戏的名称，但企业从A点到B点的方法可能需要数百条(如果不是数千条的话)不同的路径才能到达那里。
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