我们欢迎大卫·多兰的这篇客座文章Xoomworks采购。
一旦你在Source-to-Pay (S2P)系统中进行了重大投资，在上线后检查你的投资是否获得了最佳回报是很重要的。实现一个新系统不会自动改变行为，技术本身也不会改变您的流程。所以，除非你花时间去检查你的支出到底发生了什么，否则你可能会错过实现你最初的商业利益的机会。
通过对系统进行健康检查，您可能会发现控制可能没有您计划的那么有效，请求者可能没有利用来之不易的契约，由实现项目团队产生的势头已经结束，用户可能已经适应了不那么有效的工作方式或昂贵的工作区。
我们看到的前五个场景是:
- 高水平的追溯采购订单
申购人仍在非正式地下订单，绕过审批程序和与首选供应商谈判达成的协议。应付账款或采购部门首先知道的采购是从供应商的发票的收据。这为您的AP团队创造了工作，追赶请求者，并要求快速通道POs以支持发票的支付。这些追溯PO可以展示组织内部的不合规程度，具体来说:预先批准的支出，确保适当的T&Cs被设定并作为PO的一部分商定，由于处理未背书发票的多次接触而导致的AP流程效率低下，以及越约支出增加的风险。
追溯性POs的原因各不相同，但您可以做一些事情。您需要确定以这种方式购买的申购人、他们购买的是什么以及从谁那里购买。然后，你可以通过提供后续教育或培训来解决这个问题，与供应商讨论为什么他们不应该接受没有PO的订单，并使从目录中购买成为首选或更容易的选择。
- 大量自由形式的购买请求
大多数S2P系统的实现都是通过受控目录或打卡设施来满足所有申购者的需求，以确保合规性。然而，并不是所有的场景都在实现过程中被预期到，不能以这种方式购买的请求者可能会生成自由形式的PRs。它们可能来自任何供应商的任何产品或服务，因此可能并不代表该组织的最佳价值。由于每个订单都是独一无二的，因此分析这种花费可能比较困难。项目不属于预先定义的类别，供应商可能没有签订提供这些商品或服务的合同。如果用户以这种方式进行大量消费，你的业务可能会受到巨大的财务影响。
你需要分析自由形式POs的支出情况，以便改变这种行为。找出从你的目录或打卡设施中遗漏的商品，并通过这些渠道扩大可获得的商品范围。有了用户友好的设施，您可以控制您的支出，并实现您的计划效益。
- 付款条件的机会
主数据的维护是一项经常被忽视的任务，供应商的付款条款也不例外。条款通常是在关系建立后才开始的，如果这些条款随后被重新审视，那就太幸运了。忙碌的采购专家通常没有时间定期重新审视付款条件。我们看到大量供应商的付款期限非常短或立即。在一个案例中，一个组织在18个月内立即花费了8000万英镑!这将显著影响您的现金流，并可能影响运营借款成本。
所以你需要确定这些供应商和他们的花费。你可以阻止申购人向供应商提供优惠的付款条件，或者联系供应商，让他们接受你的条款和条件。提前付款的折扣可以纳入合同，以抵消现金流的影响。
- 电子采购订单水平低
采购订单可以通过多种方式发送给供应商，从自由格式的电子邮件到格式化的电子采购订单。发票可以通过多种渠道接收，包括通过邮寄的纸质发票。如果不能将电子POs发送到能够自动处理它们的目的地，就会在采购过程中造成瓶颈，增加人工干预的级别，并有可能将重复的POs发出或发送到错误的人员或部门。
同样，确定没有利用此功能的供应商，使您能够同意电子POs的路由并更新供应商联系详细信息。让供应商接受这些POs，并确定正确的电子邮件地址或共享邮箱，可以加快每个人的购买和履行过程。让供应商能够从原始订单中以电子方式创建发票，这将创建一个更有效的AP流程，使供应商能够更快地将发票进入系统，从而实现更快的支付，并提高细节的准确性。
- 采购系统的新功能利用率低
您为实现建立的项目团队在上线后不会继续存在。我们经常发现后续的软件发布管理不能扩展到测试和应用升级之外。不存在审查版本和评估新特性的适用性或可取性的结构。这意味着，在实现过程中所需要的变通方法可能会在更优雅和有效的解决方案可能出现的地方继续存在。这些场景代表失去了利用可能获得的好处的机会，并使低效或无效的实践永久化。
因此，抓住这个机会，回顾一下自您的采购系统上线以来所进行的更改。评估这些新特性并为一个小型项目开发一个业务用例，以更新业务流程和文档。
免责声明:本文仅代表作者个人观点，并不代表Spend Matters的观点
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