Adobe的股票
在去年春天的冠状病毒紧急封锁期间，采购标准和流程显然需要一层灵活性。但是，在处理纳税人的钱或紧急资金时，要保持公开、诚实和透明的购买过程，政府需要在哪里划一条界限?
芝加哥公立学校的采购故事远程学习用计算机强调这一点。
美国第三大学区——芝加哥公立学校(CPS)批准拨款3000万美元为学生和教师购买电脑和各种技术用品，以便他们在家上学。由于今年还有大约三个月的学习时间，该市努力尽快获得足够的资源。
通常情况下，芝加哥教育委员会(Chicago Board of Education)必须在CPS系统中批准任何超过50,000美元的合同的采购决定。但是，审计委员会核准了7 500万美元的紧急支出，使儿童权利方案工作人员无需与审计委员会协商就可作出决定。工作人员走在前面，花钱尽可能快地采购各种商品。对电脑的需求飙升，CPS需要的远远超过其典型供应商CDW和苹果公司的库存。
芝加哥活动技术提供商Meeting Tomorrow的首席执行官马克·埃斯特罗普(Mark Aistrope)手头有额外的设备，因为他提供的典型商业活动因冠状病毒而关闭。他的库存中有很多产品，于是他向芝加哥市长洛里·莱特福特(Lori Lightfoot)和她的工作人员寻求帮助。据报道教育问题的非营利性新闻机构Chalkbeat报道，在短短三周内，Aistrope就与CPS的领导人达成了一项价值160万美元的无出价协议，学区从Aistrope的业务部门购买旧的或旧的笔记本电脑。
这就是事情变得棘手的地方:市长直接向该区推荐了艾斯特罗普。埃斯特罗普和莱特福特是在她的竞选活动中认识的，当时埃斯特罗普捐了3万美元来选举莱特福特。
家庭和老师在学年结束前就拿到了这些物资。
但这是Chalkbeat和伊利诺伊州监督组织Better Government Association所做的一项分析(BGA)发现，该地区的设备订单比该州其他大地区都要多，这使得CPS只能接受旧设备，并给一些家庭提供了速度较慢或出现故障的设备。
缺乏竞争的过程也令人侧目。
“我认为采购要求并不是生死攸关的问题，”公共采购专家表示彼得·史密斯他是英国/欧洲支出事务(Spend Matters UK/Europe)的创始人，也是最近出版的这本书的作者”不好买．”“签订合同不是必须在今天完成的事情，而且这也花了好几个星期。我认为有一个问题是为什么在这个过程中不能有更多的竞争和公开性。好吧，如果合同已经到位的常规供应商不能满足所有的需求，那好吧，你需要找别的供应商。
“但是，你本可以在一些采购技术的帮助下，迅速召集一些提案。如果你够聪明的话，你可以运行电子拍卖或者甚至是一个优化过程。所以，我不完全相信紧急的借口。这让人觉得很不舒服。”
技术提供的补救措施
CPS与高度重视的采购软件供应商签订了合同篝火他是公共支出方面的专家。
支出事务没有收到CPS关于他们是否在这个项目中使用了Bonfire的回复——由于该公司在公共支出方面的专业知识，它本可以成为一个完美的资源。Spend Matters通过SolutionMap对Bonfire的解决方案进行了广泛的分析，其得分为a我们采购供应商排名中的客户领袖．此外，Bonfire的客户也有给它的排名一直都很高根据我们的参考资料，95%的人说他们会推荐解决方案。
Bonfire表示，其解决方案具有紧急购买情况的功能，并提供了以下细节:
- 客户可以建立一个能够支持紧急情况的供应商名册。
- Bonfire可以推荐供应商(基于商品代码)，帮助客户快速建立邀请列表。它有内置的最佳实践，建议一个项目/拍卖/采购活动应该开放多长时间。但是，客户端可以覆盖时间轴(在紧急情况下特别有用)。在新型冠状病毒感染症(COVID-19病毒)疫情期间，在公共部门非常罕见的情况下，出现了项目只开放一天的情况，并成功采购了应急物资。
- 可以在Bonfire中创建和上传紧急文件，并将其存储在一个集中的地方，以概述危机期间的程序或作为审计参考。
CPS买了什么
然后是质量问题。据BGA报道，对于2017款iPad, Aistrope的售价与CPS向苹果支付的全新设备价格差不多，甚至更高。专家指出，老旧的设备和各种各样的型号会让用户很难跟上软件更新的步伐，以后需要支付更多费用。
此外，一些学生和家长报告说，旧型号的电脑很难进行在线教学，比如如果电脑的摄像头太旧，Zoom就无法使用。据Chalkbeat报道，一些笔记本电脑甚至没有摄像头，“明天会议”后来解决了这个问题。
尽管这些电脑的质量值得怀疑，史密斯还是对CPS有些同情。有典型的质量控制程序。你进行谈判，签署合同。在你拿到高质量的设备之前，你不会付钱给供应商。你测试供应。史密斯说，在这种情况下，学区在规定的质量控制条件下尽了最大努力。
CPS面临着尽快购买电脑和平板电脑的压力
在正常情况下，与其他公共机构相比，CPS的采购过程并不罕见。一般来说，任何超过5万美元的合同都必须得到芝加哥教育委员会的批准。
Spend Matters联系了CPS，询问其典型的采购流程，以及所使用的任何具体技术的信息，但我们没有得到回应。
去年，伊利诺伊州州长j·b·普利兹克(J.B. Pritzker)发布了一项行政命令关闭了该州的学校据《芝加哥论坛报》报道，从3月17日开始。莱特福特遵循了这一命令，但最初比该州其他地方延长了时间，学校停课至4月20日。然后学校停课了一年。因此，一场以尽可能低的价格和尽可能快的速度采购电脑的竞赛开始了。
艾斯特罗普在3月30日深夜联系了市长。不到24小时，他就联系上了CPS的高层。不到三个星期，交易就完成了。
据BGA报道，《明天见面》中的电脑被送往至少30所CPS学校。有报道称，在6月底学校放暑假之前，艾斯特罗普公司就开始运送电脑了。
芝加哥的首席信息官菲利普·迪巴托洛(Phillip DiBartolo)告诉BGA，供应商们争先恐后地将所有设备采购到该地区。CPS花三千万元购买的五万台电脑，大部分是在六至八周内运抵，在四月下半月和五月上半月出现。
但是，DiBartolo也说，一些命令是“在那之后零零散散的”——这意味着一些学生在学年结束前几周才收到他们的学区发放的设备。尽管紧急采购物资，但最终并没有帮助到所有需要帮助的学生。
紧急情况下的公共开支可以作为对不良购买行为的警告
BGA在芝加哥报道了一项类似的采购工作，重点是医疗用品和个人防护装备，莱特福特再次推荐了一个她认识的联系人。在紧急采购情况下，“朋友的朋友”芝加哥市的官员是那些得到交易的人。
在这两起事件中，市长可能都没有恶意。在技术采购方面，她只是想尽快给学生们提供电脑。然而，重要的是要考虑这一建议通过CPS采购的速度有多快。在市长发来邮件的24小时内，埃斯特罗普就在与CPS的领导人谈判，以达成交易。
这一切都是由一个捐钱选举市长的人完成的。关系是采购的关键。众所周知，我们生活和工作在一个重视人际关系的社会中。然而，当涉及到纳税人的钱和采购时，像这样的问题会引起人们对腐败的担忧，史密斯说。
芝加哥正日益面临债务、税率上升和腐败指控等问题。虽然这一笔电脑交易可能不是世界末日，但它并没有增强纳税人的信心——尤其是在CPS最近与高管的历史之后。
CPS前首席执行官芭芭拉·伯德-贝内特在2017年被判四年半监禁，此前她承认在领导CPS期间，帮助教育公司获得了2300万美元的无投标合同，并获得了230万美元的回扣和贿赂。《芝加哥论坛报》报道．在法庭审理过程中，伯德-贝内特与SUPES实体公司(她曾经是这家公司的顾问)以及Synesi Associates咨询公司合谋，直接签订合同，并直接获得特别报酬。
所以现在，CPS在实践中的任何小纰漏都将面临更严格的审查，不管是否处于紧急状态。
“我们必须对公共采购保持高度警惕，”史密斯说。“不仅仅是装满现金的牛皮纸信封。它可以是恩惠。可以是竞选捐款，诸如此类。
“我个人认为，在这个(电脑)案件中，3万美元不太可能让芝加哥市长腐败。说实话，我觉得你可能需要更多的钱。然而，我认为政治家，以及资深政治家或公务员必须非常非常小心。利益冲突是存在的，而且总是应该声明出来。我想说的是，如果市长被看到为任何供应商说好话，而不是通过适当的程序，那是不明智的。”
那么，市长该怎么做呢?
为了避免引起任何危险，史密斯建议所有采购从业人员——无论是公共部门还是私营部门——都要牢记竞争。
“我们在公共采购中实行竞争性流程有几个原因，”史密斯说。“这是防止腐败的一大障碍。竞争会告诉你谁是最适合做这项工作的公司，而不仅仅是和你的朋友一起工作。重要的是你能做什么，而不是你认识谁。这是良好的公共采购的基础。
“但第二个原因是要达成一个公平的价格。还有其他方法可以达成公平价格，但竞争是确保公平价格的一个非常好的方法。”
史密斯还建议利用技术手段，通过引入更多的竞争，防止任何可疑的购买行为，以保持公共采购的公开和透明。CPS本可以利用资源付费技术(S2P)为自己牟利。
S2P技术可以解决CPS未来的头疼问题，并防止购买旧的、二手的、昂贵的设备，而这些设备最终都是浪费钱。
公共开支论坛Spend Matters的姐妹网站，是一个全球公共部门采购社区和市场情报平台，致力于改善各地的公共采购。它发现，联邦和地方政府在采用简化采购的商业技术方面落后于私营部门。
许多公共部门都在开发自己的技术和解决方案，但为此花费了数亿美元。相反，PSF建议公共部门理解并开始优先考虑商业采购技术。
“由于许多公共组织的采购职能越来越具有战略性，采购技术使过程得以重新设计，使采购过程公开化，提高问责制、透明度和报告能力;从而加快采购周期，为供应商提供更多机会，”PSF在与NIGP的一份报告中说，公共采购研究所。“技术的使用并不能替代全面和强有力的战略的发展。技术只会促进良好战略的发展和实施。”
PSF有采购技术市场情报报告为政府使用的价值10万亿美元的商品/服务行业提供深入了解。它提供了一份可能鼓励更激烈竞争的技术供应商名单，这有助于防止腐败和不良购买行为。
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