在许多大型企业中，采购和应付账款仍然是分开工作的。事实上，我们可以问，他们真的会“交谈”彼此吗?这也适用于其他业务部门。为什么涉及采购、供应商、合同和风险管理的所有事情不应该超越采购，进入其他业务领域呢?传统上，我们在一个非常封闭的商店工作，但它不一定是这样的。当然，如果不是孤立运作，整个组织都会受益。
Shannon Kreps，消费管理专家公司产品营销副总裁中指她回忆说，有一次她在她当时的组织里对满屋子的企业实体发表演讲时，美联社的所有人都坐在房间的一边，采购部坐在另一边，以此类推。她说:“我突然意识到，这些业务部门是多么的孤立无间。”
他说:“采购部门太专注于建立项目和获得正确的价格，很容易忘记财务、法律或其他部门。但我们真的应该考虑围绕采购和购买的整个过程。不仅仅是美联社，重要的是所有运营部门都要相互沟通。”
2019年，拥有强大的基于云的AP自动化解决方案的Medius被收购蜡的数字该公司以其采购和电子采购专长而闻名。两家公司的优势结合起来，意味着Medius现在可以很好地弥补这一差距。香农认为，采购可以在三个关键领域搭建桥梁，共享信息，让P2P业务整体运作:供应商管理、采购和基础风险管理。
使业务部门参与供应商信息管理和入职
她说:“我们看到供应商管理由三层组成，供应商信息管理(包括风险评估)、供应商入职管理(从注册到账户维护)和持续的供应商关系管理(确保事情进展顺利并能够跟踪)。”
“当我们谈到弥合采购和业务线之间的差距时，我们可能会假设采购对供应商有所有的知识，并且应该对此负责。但它拥有建立流程、模板和战略的能力，允许知识向业务转移，这才是采购的真正优势。的确，你不希望公司里的任何人只是挑选一个新的供应商;例如，他们可能不会选择具有长期有效性的公司，或者他们可能没有查看他们的财务状况，或者检查他们是否在国际欺诈登记册上。但是采购可以要做的是为企业建立遵循的流程，以便他们能够参与提出正确的问题，审查答复，并帮助确保风险得到恰当的管理。”
“Medius平台从一开始就管理供应商信息:它可以确保你可以对供应商进行适当的分级，它会带你通过正确的提问方式(这是一个大批量的低价值供应商，还是一个专业供应商，或者它来自一个我应该关注的地区?)，你可以为供应商创建一个更深入的调查问卷。你不会期望采购部门知道并审查所有这些答案，但你可以根据专业知识在组织内部传递反馈，所以我可能会让法律部的人去研究T&Cs，或者让CSR部的人去研究他们如何处理童工等等。因此，我们可以非常复杂地在我们的平台上预先审查新供应商，并让企业参与进来。”
与正在进行的供应商关系管理分担责任
该平台的核心优势之一是其专有的iPaaS(集成平台即服务)产品，Medius Connect，它促进了与支持系统的集成，使其具有与专门的外部应用程序(如市场、其他供应商网络、税务引擎、manbet万博app或情报供应商)和内部供应商(如ERP, e - procurement, AP或IMS)来加强采购和采购流程。
香农说:“一旦一家供应商开始运营，你可能想要在内部进行不同类型的调查，看看他们的表现如何，并让业务参与其中。””等主观问题,他们回到你在的时间,或者他们是友好的,你可以把答案回采购或ERP系统然后看更多的可量化的数据,像他们的POs匹配得当,他们有发票,经常去,他们按时交货,质量怎么样?所有的输入都是有价值的信息来源，都可以用来创建供应商的观点，这些信息可以被业务部门访问和使用。”
“我曾在一些公司工作，这些公司的供应商表格繁琐，难以使用和维护。但基于角色的审批的用户友好体验，意味着你有能力分散责任。这是一个非常吸引人的命题:这么多供应商更容易更新他们的信息,没有电子邮件或电子表格的风险,这是一个真正的力量为业务一切都开始和结束的平台——甚至交通系统消息(交付、接收和响应)都是透明的,占了。”
但同样重要的是，不要以一种方式看待这种关系。“我们需要问一问，我们的供应商是否满意与我们做生意，他们对这种关系满意吗?我们是否需要做些什么来改善这种关系?”因为当你处于供应不足的位置时，正如我们今年所看到的，我们希望与我们的主要供应商保持牢固而愉快的关系。认为买家处于权力地位是错误的，因为在这种时候，我们可能会成为风险。供应商需要保证。他们需要知道他们会得到报酬，他们可以很容易地获得发票状态等信息，他们可以有不同的方式查看PO或响应和合作。我们需要满足这些需求，这也是Medius平台可以提供帮助的地方。”
整个客户关系的单一视图
“我们的所有模块都可以相互对话，通过这种方式，我们正在创建一个全球环境。这意味着供应商可以在一个集成的支出管理门户中查看详细信息、更新信息、检查发票状态等等。
“因为所有的信息都可以通过该系统流动，并允许各业务单位彼此对话，用户将能够通过管理和采购供应商的同一系统进行支付。我们正在创建一个完整的支付平台，允许支票、电子支付、转账、外汇和动态折扣在一个地方发生，而不是让批准的发票来回往返。这将真正打破采购和AP之间的障碍，带来连续性、可视性和端到端性能。
“这是供应商管理的一个关键方面:你可以花很多时间设置供应商关系,把合同,但在一天结束的时候如果你不按时支付你的供应商,因为你不能得到发票和POs匹配为例,你要伤害这些关系你辛辛苦苦。现在不是冒险的时候。一个强大的AP自动化功能，允许您轻松地接收，批准和支付发票，将保持您的供应链运行。为了加强这种关系，我们正在为供应商提供一个多Medius客户视图，这样他们就可以在一个连接的环境中管理所有关系:一个端到端的来源支付流程，包括AP自动化。”
采购——战略上的当务之急
当然，无论两国关系多么紧密，这都是维持多个供应来源的关键战略采购行动。香农解释说，这是你真正可以将你的接触范围从采购专业人员扩展到组织的其他部分，并弥合信息鸿沟的地方。
“如果我们想要开展新的采购活动，我们希望涉及到业务部门，因为一些供应商审查可能涉及具体要求，或者可能需要了解当地情况。采购可以管理整个流程，并知道需要为不同类型的事件做什么，但仍然可以轻松地将审批推到业务线。
“我们的一些客户，因为流程设置得很好，允许企业进行采购活动。因此，他们不必每次都去采购，而是可以访问采购平台。如果他们想要新的供应来源，或者他们想要与当地的某个人合作，他们可以举办活动，但在最终签署时要让采购参与进来。供应商响应进来，评分可以自动化，他们可以访问标准条款和条件、合同细节，因此业务处于控制之中。采购使他们能够快速、合规地工作，而不受阻碍。企业可以举办更多的活动，有能力节省更多的资金，降低风险。如果第一个供应商出现问题，他们可以建立第二个供应商，可以迅速采取行动。”
来源是关键，因为大多数人今天仍然通过电子表格来做——它很麻烦，有版本控制的问题，信息的安全存储，没有证据证明什么是同意的。事务没有日期戳。很多信息在电子邮件和电话交流中丢失了。香农说:“我们的采购平台可以很快建立起来，只需要很少的培训，可以在平板电脑上完成，而且不需要集成到后台办公系统中——你可以在几天内建立一个简单的采购环境。”
Medius的人都是买家，他们为买家建立了这个系统，让整个业务保持联系。
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