Editor’s note: COVID-19 has forced organizations to come to grips with a typically under-managed sprawl of services contracts, even as more and more organizations have been looking at SOW (statement of work) engagements with fixed-fee, outcome-based contracts. While much attention has been focused on the pre-signature sourcing and contracting phase of the process, it is the post-signature service delivery and contract/supplier management phase of the engagement that figures heavily in taking the SOW outcome to the bank. Our guest contributor article today looks at how outsourced managed programs can add value in the post-signature phase of SOW management, a phase that many organizations come up short on. Spend Matters welcomes this guest post from Scott Brewer of任仕达Sourceright。
新冠肺炎疫情暴发以来，对各组织产生了深刻而深远的影响。从广泛采用在家办公的做法到加速数字化转型，企业不得不全面适应新环境，取得了不同程度的成功。此外，疫情对供应链的经济影响、采购服务中断和合同违约对采购管理产生了重大影响。这导致许多公司努力有效地评估和响应影响他们的服务采购和工作声明(SOW)约定的变化。
那么，采购领导人如何应对COVID-19危机对服务采购的影响，并保护公司的最佳利益?一些组织正转向他们的管理服务计划(MSP)提供商，以解决关键领域的关注:
1.确定服务约定和受站点访问限制影响的供应商工人。
在爆发中，公司争先恐后地评估检疫和锁定对其采购的服务参与的影响。买家需要快速确定居住在公司拥有的工程内的供应商工作人员依赖的项目和服务，但相应地调整。拥有播种机组件的公司在其MSP程序中能够利用其MSP团队来识别受影响的地点和供应商工作人员。由MSPS提供的分析使买家能够主动识别并优先考虑所需的接种和供应商。
在大流行中，在大流行中，在大流行中的市场需求适应传统范式，就在现场的可行性与虚拟服务交付中存在挑战传统范式。激烈和直接的变化强制开发更好的虚拟工作场所平台和协作工具。服务供应商已改编，并提供MSPS支持服务采购的买家可以利用其计划分析，以评估实际上或整体的最佳定位的人。
对于与基本业务及其适用设施相关的服务，出现了与COVID健康和安全预防措施相关的筛查要求。例如，一些公司现在要求供应商工人在进行现场服务之前完成以保护设备、清洁做法和保持距离为中心的安全培训。MSP提供商可以将这种培训验证添加到现有的入职流程中，这将加快服务提供，提高效率，并减少暴露在工作场所健康风险中的风险。
2.评估服务合同中“不可抗力”或灾难性违约条款的影响。
与限制性场地措施的紧迫性类似，采购公司也面临供应商交货违约的风险。在新冠肺炎疫情之前，“不可抗力”条款在起草过程中很少受到重视，但后来变得越来越有针对性和影响力。陷入困境的供应商正在设法限制损失，而买家需要知道什么和多大的风险。
MSPS支持服务采购维护包含合同条款的电子服务订婚记录，供应商工作人员记录，可交付成果/ SLA和付款交易。购买公司一直在利用他们的MSP来检索存储的活动合同副本，以便快速评估每次参与的违约风险曝光。
使用的MSP程序技术可以提供电子合同起草，协作和授权功能。这促进了伴随方案团队指导下的符合条件和一致的缔约进程。可失败的术语可以按照策略起草，插入公共接合模板，并锁定以防止在谈判过程中的任何不利的编辑。
3.重新调整提供服务，并支付终止合同所欠的款项。
由于预算被削减，项目在疫情早期终止，公司被迫将收到的服务与供应商因航班预约取消而支付的款项进行协调。为了帮助完成这一过程，有MSP合作伙伴的公司可以将支付流程与已完成的交付和终止时未完成的交付进行比较。那些利用了T&M业务的“保留保留”条款的公司在未偿还项目上处于更有利的地位。
这种终止经验暴露了结构不佳的服务协议的巨大风险，以及使用传统P2P(采购支付)系统管理按性能付费的局限性。为了解决这一问题，一流的公司正在计划更多基于结果的业务，加强具体的可交付成果责任制，并提供更好的整体成本控制管理。MSP计划使买家能够成功地制定基于结果的协议，并确保按绩效支付的控制。
这次大流行表明，即使在最仔细起草的服务合同中，不可预见的情况也可能使公司面临交付风险和计划外费用。当前的危机是前所未有的，采购领导者如何应对和适应将对他们购买的服务产生重大影响，并最终影响他们公司的成功。通过利用其MSP的专业知识，采购组织可以聘请一个值得信赖的合作伙伴，该合作伙伴带来所需的专业知识、市场洞察力、政策和合同建议，以指导其整个服务采购生命周期。
Scott Brewer是全球服务采购（播种）实践领导和副总裁，劳动力解决方案任仕达Sourceright。
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