打乱源到合同的循环:将合同管理放在采购的开始

从来源到合同的顺序周期是大多数采购组织识别和选择供应商的准确表现。但这并不一定是实现这一过程的最佳方法。

典型的采购周期首先根据两个关键标准搜寻和评估供应商:能力和价格。采购发布RFX以识别潜在的合作伙伴，这些合作伙伴能够在组织创建的盈利模式中交付所需的商品或服务。然而，仅凭这些标准来评估供应商，并不能提供该公司是否能够也应该赢得业务的完整图景。

当供应商选择进入合同阶段时，采购经常会发现还有其他因素阻碍甚至破坏采购过程。例如，在外国司法管辖区运营的供应商可能无法满足法律跟踪的监管要求，即使在赢得投标后也会失去资格。所要求的文件可能导致供应商更改其产品的规格，使先前的报价无效。

由于这些和其他原因，合同管理不应该被认为是采购过程的最后一步。相反，采购应在周期开始时包括合同遵守情况，将其与能力和价格一起定义为一个基本原因。这将为采购创造重大机会，减少价值流失，防范严重风险，加快业务发展步伐。

新过程:将合同从末端移动到中心

要理解这个新模型，回到战略采购周期的第一步是有帮助的。

在向市场发布RFX之前，采购部门首先需要评估过去的支出、品类策略和供应市场，以了解哪些潜在的解决方案是可行的。在采购过程开始时包括合同管理意味着，当使用专用的企业合同管理平台时，可以挖掘过去的合同数据，如价格、供应商绩效和供应商按子类别或地理分布。

一旦一个完全知情的策略被设计出来，组织就可以进行招标。除了RFXs(能力和价格)中包含的基本信息外，采购还将包括它希望供应商在最终授予中同意的所有合同语言。然后，供应商进行投标，同时在拟议的合同中添加红线。提前完成这第三个要素可以让供应商进行更有竞争力的投标，并向采购部门表明，要与供应商达成协议，需要进行多少谈判。

由于在投标阶段已经开始了合同谈判，采购可以从交付意向书转向以最大效率全面谈判和签署合同。数字合同管理平台可以轻松地简化这一过程，如果与评估各种绩效指标的其他企业系统连接，则可以通过改进供应商绩效监控提供持续的好处。

以合同为中心的采购的好处

虽然将合同管理转移到采购的开始会为采购创建一个新的模型和工作流，组织可以实现的好处超过了流程重新设计的挑战。

也许最明显的是加快采购步伐的能力。将合同整合到完整的采购生命周期中，可以加快整个过程——从形成类别策略到在投标过程中来回切换，以及简化最终中标的交付。合同管理的加速可以支持敏捷产品开发，将想法从设计/工程无缝地转移到生产中，而不是在确保零部件或关键部件的过程中拖延。

承认合同管理对采购的重要性，也将更好地支持法律部门，这将知道采购正在采取适当的措施，以保护业务免受外部风险。将潜在的法规合规障碍放在采购过程的前沿和中心(例如，GDPR、RoHS、反奴役法)，迫使供应商主动解决潜在问题，确保企业不会，例如，将受限制的物质或强迫劳动生产的投入物纳入其产品。这也适用于声誉风险，因为采购可以将供应商多样性等企业社会责任因素纳入其采购战略。

最后，采购组织永远不能忽视采购过程中节约的价值，将合同管理推进到采购的开始，通过优化整个过程，就可以做到这一点。通过将基于人工智能的分析应用到合同分析中，自动化招标和谈判中的日常劳动，以及简化全职员工的授予流程，采购组织可以带来额外的节省总计占全部外部支出的3.5%根据麦肯锡公司(McKinsey & Company)的估计，这将影响到公司的利润。更重要的是，通过消除与供应商之间的往返而节省下来的时间可以用于更有价值的项目，无论是执行更有雄心的合同支持的类别战略还是支持供应商的创新努力。

从基金会开始

采用数字化方法进行合同管理是实现合同数字化的重要途径实现企业范围的数字化转型．因为对一个公司来说，没有什么比合同更重要的业务了，所以优先采用一种战略性的、数字化优先的合同管理方法，为其他完全数字化的过程奠定了基础。当然，这也适用于采购。

虽然评估和选择供应商的过程总是包含了合同管理，但将合同放在采购的开始是一个从来源到合同周期的根本变化。但是，随着数字合同管理平台提供的新功能，这种采购方法现在不仅是可行的，而且是采购组织从这一基本业务流程中提供大量新好处的诱人方法。