花费优雅欢迎来自Melissa Hendrick的营销副总裁Melissa HendrickYooz北美。
如今，对于想要在复杂经济环境中提高效率和灵活性的公司来说，自动化技术是不可避免的趋势之一。原因很清楚:成本降低、流程优化、数据安全、法规遵从等等。
如果您正在考虑在应付帐户中的发票付款处理工作流程，或者已经调查解决方案提供商，您的成功将基于以下一些基本指南，并避免了一些常见的陷阱。
考虑到这一点，这里有一些见解，帮助您识别您对AP自动化之旅的陷阱，将实用信息与一点诙谐的幽默相结合。
6种方式，您可以删除AP自动化项目
1.你不知道处理发票的成本和时间。
人们一遍又一遍地告诉你，发票管理会导致会计部门的不断挫败，当供应商抱怨不按时支付时会对会计部门和病情感到不断挫败。当发票卷上升到无法管理的水平时，它成为噩梦。那么为什么甚至都要知道这一切成本是多少？它要么非常昂贵，有人肯定会想知道你为什么不迟早;或者成本是边缘的，你错过了一个可能让你对金融领导人看起来不错的相关项目。
最好是避免知道，并希望没有人注意到。
2。您不寻求通过发票流程理解供应商面临的挑战。
审核某个流程中的所有弱点，查找过期发票，回复愤怒供应商的电子邮件——这就像阅读一本医学词典!最后，你说服自己，你有一种疾病的所有症状，比如急性纸炎，这是一种非常容易上瘾的疾病，包括无法治愈的纸张合并、传染性双面报告和反复将发票存放在纸板文件夹和金属橱柜中。这是一种普遍现象，即使是自动化技术领域的顶级专家也无法根除。
准备一些创可贴。你所有的剪纸都需要它们!
3.在选择AP自动化解决方案时，忽略了对法律遵从性和审计跟踪的需求。
根据定义，软件设计师计划覆盖所有内容。特别是当涉及到与现有规则的遵从性时，例如可追溯性和审计跟踪，并且，对于最大胆的人来说，使用甚至还不存在的规则。那么，为什么要费劲地检查一份监管清单呢?技术人员已经搞定了!此外，如果出现法律和审计问题，你可以直接处理。
预测有什么用?
4.您将购买尽可能多的软件解决方案，以便自动化工作流程的每个步骤。
你也可以购买并实现多个解决方案。因为实际上，采购订单、电子文档管理、费用报告和发票没有任何共同之处，对吗?此外，将解决方案集成到现有的信息系统和erp中是行不通的。
嘿，你喜欢拼图拼图 - 他们很有趣！
5.您计划选择无自动化数据条目的AP自动化解决方案，DO比较，验证发票或具有移动路由和批准功能。
您不使用数据安全性或质量。人类干预意志总是需要输入和验证发票。任务将总是如果一个人，而不是电脑，个人监督它们会更好地处理。和人类绝不犯错误，即使是在工作过度和被纸埋住的时候。
你是一个超级英雄，他们不会让那些像AI和机器学习这样的讨厌的新兴技术得到你最好的。没门。
6.您不相信任何承诺在购买之前可以尝试解决方案的提供商。
“免费试用！”“没有风险！”“退款保证！”是啊是啊。你以前听过过。在阅读精细打印之前，这听起来都很好。在做出决定之前，你将不会被欺骗尝试不同的解决方案。为什么要捕获被困成合同的风险，甚至意味着你正在做出不知情的决定？
坚持销钉尾驴方法。这不太可怕。
This has obviously been a satirical take on some key considerations as you explore AP automation, and I hope you’ve enjoyed this tongue-in-cheek exercise and that it has helped raise your awareness about some of the common mistakes and assumptions that invariably lead to AP automation failures, or worse, prevent you from even getting started.
为了避免这些普通陷阱，这里有一些建议。
如何搞砸你的AP项目
- 真正了解你的AP自动化目标是什么，包括你想解决的痛点;你目前在发票支付处理上花费了多少时间和金钱;在哪些方面你想要改进。换句话说，设置kpi。
- 确定是否为您的业务提供了内部内部解决方案或基于云的解决方案。
- 准备一份问题列表以询问潜在的提供商，包括他们的解决方案如何利用AI，机器学习，机器人过程自动化（RBA）和光学字符识别（OCR）等新兴技术。并询问是否建立了这些技术中的任何内容或外包。最重要的是，找出他们的解决方案是否满足您的所有AP自动化需求，或者如果必须拼凑多个软件解决方案。
如果您通过此项目符号列表中的进程，您将随时从预期提供商回答有关当前操作的各个方面的问题，以及您的自动化。
讨论: