美国最大的大学之一通过自动化改变AP流程

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想象一下，每年从5万多个供应商那里收到18万张发票。现在，想象一下使用基于纸张的操作逐个手动处理这些发票。这正是美国最大的大学之一佛罗里达大学所采用的应付账款处理方法。除了是一个昂贵的应付账款过程之外，手工操作还会导致不准确、对营运资本的可视性损失和错过折扣。

佛罗里达大学(University of Florida)副财务总监兰迪·斯台普斯(Randy Staples)知道，有些事情需要改变。这家为5万名学生提供服务的州立大学不仅应该得到更好的服务，还应该为应付账款问题找到一个班级中最好的解决方案，斯台普斯决心找到它。

他的搜寻使他找到了Corcentric，云金融流程自动化解决方案提供商。“cocentric为我们提供了基于云的解决方案，对于实际的终端用户来说，这是一款最容易使用、最容易学习的软件。”

在将近一年的时间里，Corcentric指导史泰博和他的团队实施了公司的Payables自动化解决方案，包括供应商门户、电子发票、OCR(光学字符识别)扫描技术和自动化工作流程。

推出后不久，斯台普斯和他的部门开始意识到好处。最值得注意的是，中心的Payables自动化解决方案减少了错误和异常处理。整个大学有3000多个批准者，基于云的解决方案立即消除了手工输入错误。

“我们有很多作废和退回的支票，因为部门不知道检查正确的汇款地址，”斯台普斯说。“中心自动匹配汇款地址，所以异常处理下降了。”

无纸化也释放了重要的资源。大学的一些供应商每周发送多达3000张发票，在自动化解决方案之前，这些发票是手工处理的，给AP部门造成了巨大的负担。现在，这些员工可以把注意力转向更具战略性的项目，甚至可以利用提前付款的折扣。

斯台普斯表示:“美联社部门现在是一个成本效益高的中心，可以专注于高价值的支付服务。”

在“中心”的帮助下，佛罗里达大学的应付账款实践已经从勉强及格上升到全班第一。曾经是一个分散的、复杂的、耗时的系统，现在是一个精简的、易于使用的、具有成本效益的过程。

这个故事远不止这些。您可以阅读关于佛罗里达大学如何通过以下方法转换其应付账款流程的完整案例研究访问中心网站．

Michelle St. Rose是Corcentric的业务解决方案架构师。