采购过程与合同管理:风险管理的关键

安德烈波波夫/ AdobeStock

这不是什么秘密。由于成本波动、供应中断和违规罚款，企业损失了数百万美元。全球经济中不断加快的业务节奏和不断上升的不确定性，给采购领导者带来了数量惊人的潜在陷阱。这意味着风险管理比以往任何时候都更加重要，而采购处于管理风险的第一线。好消息是采购有一个秘密武器:合同。

虽然有些人可能认为合同管理流程是常规的或乏味的，但实际上，它是经营一个可持续的、成功的企业的基石，应该被视为一个关键的采购活动。事实上，我不知道有什么比这更迷人的了。合同之于采购从业者，就像Q之于詹姆斯·邦德:在幕后使每项任务成为可能。对邦德来说，那就是阻止幽灵党。对于采购来说，这就是降低成本、创造价值和加速增长。

以下是合同管理帮助采购团队管理风险并交付更多价值的三个例子。

在交易结束时

合同是设定未来预期和分配风险的起点。每一方都必须根据适当的因素——先例、可能性、影响、缓解资源、必要性等——评估自己愿意承担何种程度的风险。在此阶段，采购团队应与其法律团队合作，而不是绕过他们，以确保在起草合同时，接受公平和可管理的风险。现在也是确保任何定价、服务水平协议(SLA)和条款和条件从采购阶段延续下来并写入合同的时候了。

合同管理平台的高级功能可以通过审批工作流和模板等功能简化这一过程，确保遵守组织的审批政策，并在每个合同中包含所有必要的信息。

墨水干了之后

随着全球法规的激增和期望的提高，审计或风险评估是尽职调查的必要步骤——通过降低风险和改进流程和控制，帮助您追究供应商的责任，并从长远来看节省资金。毕竟，如果你不知道风险的存在，你就无法降低风险。

合同管理解决方案不仅使执行成功的合同审计更容易，还使实施更改和执行更改更容易，为您的组织提供更快的流程和完美的合规，从而加速增长。

展望未来

西奥多·罗斯福说得最好:“风险就像火:如果得到控制，它会帮助你;如果不受控制，它会崛起并摧毁你。”如果管理得当，风险也可以成为机遇。采购需要创造和利用这些机会。扭转采购形势的一种方法是拥抱技术。

数字化合同管理流程将每个合同放在一个中央可搜索的存储库中，任何具有适当凭证的内部方都可以访问该存储库。采购团队可以更好地了解现有合同，并能够运行合同组合报告，以确定促进谈判努力和获取更多收入的机会。

最终的想法

如果风险管理从未在新供应商增加、供应转移和供应链变化时实施，新的和增加的风险可能不会被发现。避免这种情况的最佳方法是将强大的下一代合同管理纳入所有关键采购活动中。

现代合同管理平台在整个采购过程中提高了可视性、性能和合规性，并为采购提供了充分利用其时间和资源的重要机会，以及战胜动荡的市场条件并减轻或消除风险。合同管理平台可快速部署，具有快速实现价值的时间。这不是竞争优势，这是赌注。风险从未如此之高。

本文作者Matt Lhoumeau是康科德．