Pixabay
RPA机器人使买家更容易遵守最佳实践
即使是最以客户为中心的公司，在涉及到他们自己的购买流程时也会有盲点。他们投资于最成熟的电子商务平台，使外部客户只需点击按钮就可以购买他们的成品和服务。但他们希望自己的员工使用复杂或过时的“采购到付款”(P2P)技术，遵循有时令人费解的采购流程。
几乎组织中的每个人都是采购的利益相关者:无论是需要订购大量直接材料或组件的生产经理，还是购买代理服务的营销团队，还是购买办公家具的设施经理，采购发生在整个组织中。在取代纯手工和纸质系统方面，公司可能做得很好，但如今这没什么可夸耀的。事实上，难以使用或不方便使用的技术，或放慢购买过程的技术，如果人们感到沮丧并走出系统，甚至可能比手动系统更糟糕。
这包括专门的采购专业人员——对他们来说，采购是一项全职职业。根据牛津经济研究院(Oxford Economics)最近为SAP撰写的一份报告，“十分之四(41%)的高管表示，采购部门对新流程和技术的低采用是数字化转型的障碍。”
正如我们在"P2P实现:为什么你不得不在已经摇摇欲摇的小船上摇摆对于引入供应商门户和其他在线平台的公司来说，采用供应商通常是一个挑战。门户满足组织的内部需求，这些需求可能相当独特。但是，他们很少考虑从供应商的角度来看这是怎样的——供应商每天都必须与几个这样的门户网站的特性作斗争。
但我们发现，在许多组织中，低买家采用率也是一个关键问题。这也是传统P2P技术“由内而外”购买的结果。是时候“由外而内”地思考问题了，即从(人类)购买者的角度出发，而不是从将信息放入集中采购系统的角度出发。我们需要“简化”购买过程，从RFx到付款。
但是为什么买这么难呢?采购部门必须代表设施经理或营销经理等预算持有者进行大量但不频繁的采购。每次他们都要重新学习。即使涉及到他们定期购买的品类，也需要改变，而且有员工流动。
由于这些和其他原因，买家对RFx或采购订单中需要输入哪些信息知之甚少。有这么多其他事情要做，这很耗时。这并不是说你的P2P解决方案或使用你的ERP系统进行购买有任何本质上的错误。但也有一个挑战:私营企业和公共部门机构的买家越来越希望获得简单方便的购买体验，就像他们作为消费者一样。当他们不这样做时，就会非常沮丧。
然而，有一个解决方案:在您的P2P或ERP系统(或者，就此而言，更基本的系统)上应用额外的覆盖层，以保护买家免受所有特定于采购的要求的影响，并指导他们轻松地完成购买过程。
使“例外管理”成为例外
当你让购买过程变得简单时，你就不需要购买者和利益相关者之间的互动了，他们会问:“我在这里需要输入什么?”和“这到底是什么意思?”所以这对参与采购的每个人都有好处。当然，您不可能消除每个查询或每个障碍。这就是生活。但是机器人过程自动化(RPA)，使用人工智能来填补大部分空白，可以帮助使例外成为例外。
Nipendo称之为“智能超自动化”。我们的平台提供P2P流程治理、合规管理和错误删除。先进的软件机器人指导买家通过所有直接和间接类别的RFx和P2P工作流程和流程。该软件驻留在云端，利用这项技术消除了组织采购的痛苦。
这反过来又导致了较高的买家采用率——通常在Nipendo实施项目的12周内，95%的买家采用率。对于采购来说，这意味着消除不正常的(合同外)支出。更多的支出被纳入管理。供应商也喜欢这项技术，惊人的93%的使用率，让买家可以接触到更多样化的供应商。
但这并没有结束。P2P的另一个主要利益相关者是应付账款。Nipendo通过自动接收发票并确保买家的会计平台准确地捕获发票，简化了整个接收发票的过程。RPA机器人管理与供应商的出站和入站通信，以便买方和供应商之间的每一次信息交换都封装了交互的整个上下文和历史。这意味着当收到供应商发票时，系统已经知道订单的整个历史，包括价格和条款，是否收到货物，何时收到，以及在什么情况下收到货物。
美联社员工可以看到更多的信息和更少的问题。应付账款可以让他们把注意力集中在更重要的工作上，而不是花时间回复付款状态的电子邮件，比较订单号和发票上的交付数量。没有那些唠叨的怀疑，一切都井然有序:在应付账款中，RPA机器人也提供流程治理、合规管理和执行、审计和验证、争议解决和差异管理。
最终结果:买家和AP员工都能获得与Ariba等独立中间件系统相同的命令和控制，Coupa，Ivalua而且Jaggaer但除了他们现在所做的以外，他们不需要登录任何东西，也不需要处理混乱的细节。
无论您目前使用何种系统进行采购和应付账款，我们都相信您将体验到更高的买家采用率和更高的用户满意度。
这篇品牌工作室的文章是由Nipendo．
讨论: