从流程效率到节约:企业支出管理的12个kpi

Coupa最近发布了2018年基准报告通过12个关键绩效指标(kpi)来衡量企业支出管理的成功。12项KPI涵盖流程效率、数字化、合规性和节约，基于库帕客户在每项KPI中表现前五分之一的匿名数据。

在这篇文章中，我们将更深入地研究这四个类别，但首先，这里是完整的kpi列表:

1. 从申请到订购的时间:11.6小时
2. 发票审批周期:22.1小时
3. 费用报告审批周期:27.9小时
4. 初次匹配率:95%
5. 电子订单处理:98.9%的订单
6. 电子发票处理:83.8%的发票
7. 结构性支出:占支出的53.7%
8. 人工费用审核:3.5%
9. 预批准支出:97.6%
10. 费用报告线:97.8%在政策范围内
11. 合同支出:72.1%
12. 实现节约:9%

流程效率

从申请单到订单，发票审批和费用报告审批的短周期是至关重要的。第一个KPI，从请购单到订单的时间，度量从员工提交请购单到下达采购订单(PO)所花费的时间。对于领导者，或在该KPI中排名前五分之一的Coupa客户，平均时间为11.6小时。在这里，较长的周期时间会导致员工的沮丧和较低的生产力，就像较长的费用报告审批周期时间一样。

同样，从发票到批准的短周期对于良好的供应商关系也很重要。除了避免供应商的失望和惩罚，改善发票到批准的周期时间可以帮助一个人在未来的合同中谈判更好的条款。

如果您的公司还没有这样做，那么从纸质申请到数字化流程将大大提高效率。报告提出的另一项建议是减少审批人的总数。两个审批人是一个很好的经验法则，尽管高成本的采购可能需要更多的审批人。

数字化

接下来的五个关键绩效指标与数字化有关，数字化可以降低手工纸张处理的低效率，同时提高员工和供应商的满意度。

平均而言，98.9%的领导订单是通过电子方式处理的。这降低了欺诈风险，减少了发票和付款错误，并支持准确的预算。至于发票，领导者平均83.8%的发票是通过电子方式处理的。这也减少了欺诈和错误，同时改善了供应商关系，节省了人工处理的成本。

合规

该报告为合规性提供了两个kpi:预先批准的支出和政策内的费用报告行。前者是指在订单下达或工作完成之前已经批准的支出金额，对于领导者来说，97.6%的支出是预先批准的。后一个KPI衡量的是符合公司费用政策的费用报告线的比例，对于领导者来说，这个比例是97.8%。

这两个百分比越高，财务部门就越容易每月按时结帐，也就不会因发票逾期而感到意外。该报告建议公司制定“无订单，无报酬”的政策，遵循严格的费用政策，并自动化审批工作流程。

储蓄

最后，我们来谈谈储蓄。公司需要争取较高比例的合同支出，或预先批准的合同支出。这有助于实现节约，使采购部门能够谈判更好的合同和定价，并降低财务风险。

最终的KPI是实现的节省，或在供应商合同下实现的节省金额。这使得公司可以在战略上投资节省下来的钱，同时也激发了明智消费的公司文化。领先的企业平均实现了9%的节约。

查看2018年基准报告:衡量企业支出管理成功的12种方法在这里．