尾巴花的动物…不容易驯服

我们很高兴在我们的热门话题:尾部支出管理上发表这篇文章。它出自吉姆·基瑟《全球经济展望》为采购和供应链组织提供咨询、外包和技术解决方案的全球领先供应商。想了解更多关于采购的有趣想法，请访问《全球经济展望》知识银行

在当今的采购支付环境下，采购专业人士需要控制超出顶级支出类别的支出。长而广泛的尾部花费可能会随着时间的推移继续增长，这是不规范购买、不合规和简单的反应性购买的结果。

管理间接尾部支出是一项非常困难的任务，相信我，如果你发现这很困难，你不是一个人。许多采购经理在第一次查看自己的尾部支出时，会看到采购项目或服务是在采购之外完成的;购买的数量非常少，或者购买次数太少，采购部门不关心。问题是，这些“无关紧要”的小购买加起来最终会变成一吨的支出，最终会影响公司的底线。

在组织的大多数情况下，在尾部支出领域的间接支出从采购得到的关注有限，因此，是一个需要支出管理过程的地方。在这个特定的类别中，它可以代表大量的浪费(例如，一个十亿美元的公司每年可能浪费1500万到2000万美元)。

管理间接采购和尾部支出确实是一个巨大的挑战。当涉及到间接采购，尤其是尾部支出管理时，非采购专业人士的非受控支出(不符合采购惯例和程序的采购外的非受控支出)是最大的挑战。

其他挑战包括:

• 涉众的支持少或不存在
• 未正确分类的项目
• 不确定的是，在系统中，间接尾部支出存在于何处

许多组织甚至懒得去调查它——这是一种“眼不见，心不烦”的心态。

对采购专业人士来说，减少不受约束的支出是最重要的问题之一，以下是一些简单的方法:

• 允许采购部控制即使是低价值项目的采购
• 为采购之外的利益相关者提供采购培训和流程方法
• 合理化供应基础

那么，管理尾部支出的真正常识性业务解决方案有哪些呢?需要赋予采购专业人员权力、问责制和责任，以便与高层管理人员制定战略并实施有效的办法。在控制间接尾部支出方面，需要给予它们一定的影响力。

非采购专业人员的利益相关者，被授予购买特定的间接支出项目的权力，将需要制定并遵守尾部支出实践、政策和流程。切实需要加强监督和透明度;你不能管理或控制你看不到的东西。

最后，与单个部门支出报告机制相联系的指标将有助于解决这些问题，并在解决这些问题中发挥重要作用。