这篇特邀文章来自Xoomworks采购-
如今，在商界，数字化转型是每个人都在谈论的话题。我们到处都能听到这样的说法:如果你想让你的企业在这个新时代生存下去，你就需要数字化。大词，对我们中的一些人来说可能听起来很可怕。但实际上，如果你花时间分解所有元素，那么走向数字化或迈出数字化转型的最初几步比看起来更容易实现。
数字已经改变了我们买卖商品和服务的方式，以至于大多数交易都是无现金的，其中许多交易都是在我们舒适的家里完成的。
在金融领域，实现数字化的基石之一是从购买到支付的流程，而电子采购是其核心要素。我们认为，电子采购应该是数字化支出功能的起点，因为它有助于公司更好地了解他们的供应商关系，它自动化了他们的订购和采购流程，在数字化整个供应链的同时提供了支出的透明度。
在这篇博客中，我们计划强调实施电子采购解决方案的重要性，并确保公司在实施之前了解他们需要考虑的因素。
为什么需要电子采购解决方案?
在一个波动越来越快的经济环境中，很难节省开支和提高效率。此外，企业还面临着来自各个领域的挑战，如技术基础设施的差距、监管挑战、糟糕的内部流程、供应链风险、采购与业务战略之间的不一致等。
如果实施得当，在强大的业务案例之前，电子采购解决方案旨在帮助加快订单和采购流程，同时降低风险并确保更好的合规性。根据您的业务需求或差距，这些解决方案可以具有大量的功能，从P2P自动化和支出管理到供应商关系管理。
几年前，人们认为电子采购解决方案只适用于有复杂采购需求和大量供应商的大公司。然而，近年来，电子采购解决方案已经取得了长足的进步，软件供应商现在越来越多地关注中端市场参与者的解决方案，这使得组织利用这项技术在当今数字化的商业环境中保持竞争力变得至关重要。
在为新的电子采购解决方案构建业务案例时要考虑什么?
公司需要意识到实际的项目可能会偏离最初的业务用例。当涉及到最终结果时，这不是一个问题。然而，没有考虑到这一点肯定会成为一个问题。没有人能准确地预测事情将如何发展，系统将以多快的速度启动和运行，用户培训和采用过程将需要多长时间，或者让供应商加入需要多长时间。这就是为什么公司应该确保考虑到所有可能从最初的业务案例延伸出来的场景。
建立一个强大而全面的商业案例当然应该是公司采购转型之旅的第一步。业务案例应有助于定义新的电子采购解决方案如何适应采购战略，并演示如何将所有采购流程集中在一个智能平台下，以帮助实现采购目标并提高效率。
在构建电子采购解决方案的业务案例时，您需要考虑以下几个方面:
- 商业策略像组织的所有部分一样，采购的运作是为了整个组织的利益，因此采购战略与整体业务战略保持一致非常重要。电子采购业务案例也是如此，应该清楚地说明新平台为业务带来的好处
- 理解它所创造的价值-采购部门了解电子采购系统所产生的价值，然而，这种价值需要以一种对内和对外利益相关者都清楚的方式传达:它将如何帮助降低成本和优化支出，如何改善风险管理，如何使最终用户的流程更容易，如何影响供应商关系等。
- 数据-当决定在你的组织中实施一个新系统时，在可靠的数据上建立你的业务案例是很重要的。假设的场景可以帮助你设定目标，但是公司和利益相关者的数据结合行业基准将有助于描绘更准确的画面
- 项目时间表变化不会在一夜之间发生，采用一个新系统通常是一个费力的项目，因为它会影响多个部门，并且必须有效地与现有系统集成。业务案例应该:
- -为实施和优化过程的持续时间提供时间表
- -详细说明用户培训和供应商入职培训计划
- -在组织开始看到新系统的好处之后，提供一段时间的估计
- “如果”情景-如前所述，即使有一个强有力的计划，意外事件也可能发生。因此，预测这些潜在的“如果”情况并制定适当的行动计划是很重要的。这将提供灵活性，并可以帮助您将影响最小化。
这只是一个好的电子采购业务案例应该考虑的元素的简要概述，所有这些元素都应该分解为子任务。无论这是一项多么费力的任务，业务用例对于为采购转换提供主干并使业务适应变更是必不可少的。
另一个需要考虑的重要方面是，收益是通过系统和行为改变的结合来实现的。改变采购行为和改变管理是实现商业案例结果的两个非常重要的部分。
Xoomworks采购帮助企业将采购组织转变为有价值的企业资产。除了协助创建业务案例外，Xoomworks还可以在供应商和系统选择过程中担任顾问。我们有直接与Gartner Magic Quadrant主管合作的经验。我们经验丰富的采购顾问可以根据客户的要求推荐供应商，并在选择过程中协助创建和项目管理。
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