递增到指数:采购自动化的5个被忽视的好处

艾伦·霍兰德，Keelvar首席执行官(个人照片)

人工智能采购自动化最明显的好处是速度和效率。但是，一个更全面、更引人注目的投资自动化的商业案例需要考虑辅助效益。这些优势往往比速度和效率更重要，它们可以让高级管理人员明白这一点自动化可以导致采购绩效的阶段性变化．

在资源支付采购解决方案领域，由机器人过程自动化(RPA)、自然语言处理(NLP)和人工智能(AI)/机器学习(ML)驱动的自动化解决方案正在涌现，帮助团队以前所未有的方式提高绩效。问题是:许多采购负责人仍难以清晰地阐明业务情况。

随着人工智能等新兴技术的出现，人们看到的远不止这些。在评估自动化解决方案和进行成本效益分析时，关键是要理解推动更大的事情的机会，这将引发对业务产生指数级影响的多米诺骨牌效应。

以下是采购和采购自动化的五个被忽视的好处，它们应该是您的主动性工作的前沿和中心。

1.数字化和可追溯性:一幅完整的数据图

速度的强大程度取决于它传输的数据。自动化和数字化的一个关键价值点是，它能够以一致的、可消费的格式创建数据记录，可以在几秒钟内共享。

例如，文档阅读技术可以从外部来源获取不同的数字格式，扫描并将信息(如发票、订单等)转换为插入到可搜索存储库中的标准化视图。

在…领域采购自动化，一位客户解释说，它使他们能够捕捉所有以前以特别方式进行的投标谈判，如需要进行场外现货投标时，通过电话和电子邮件向供应商发送。这些数据曾经存在于人们的收件箱中，或者，在口头交流的情况下，根本不存在。由于许多大型采购团队每年都要进行数百甚至数千次的现货招标谈判，在没有通过自动化实现数字化的情况下，这些谈判积累了大量无法追踪的数据。

自动化还可以确保，当最终价格和其他关键条款确定，并通知获胜供应商时，信息自动变得透明，并可用于下游合同履行。

通过以一致的、可预测的方式自动化捕获数据，并为那些需要访问的人集中和路由数据，可跟踪性和可见性得到了提高。相互关联或相互依赖的函数受益于完整的数据图。它还提高了报告的准确性，这反过来也改善了预测和战略规划。

2.质量:一致性满足速度

即使在数据已经被捕获和存储的地方，确保质量标准也很难实现。人类确实是容易出错的，特别是当任务是高度重复、乏味、坦白地说更适合机器自动化的时候。

当涉及到管理与采购活动相关的所有数据时，买家可能会邀请几十个甚至100多个供应商提交投标。即使投标是通过电子外包工具快速收集的，而不是在电子表格中手动收集的，自动化功能可以立即对投标数据进行质量检查，以确保完整性、异常值、批间一致性、批内一致性、准确性和格式。

更高质量的数据和见解有助于更好的决策，所以不要为了速度而牺牲质量是至关重要的。当制造过程的各个方面实现自动化时，机器使构建具有可预测性和一致性成为可能。毕竟，如果没有让你的产品可靠的差异化因素，速度又有什么用呢?正确的自动化平台使您的执行速度和卓越。

3.流程遵从性:风险弹性的杠杆

自动化解决方案还提供了加强遵从性和最佳实践的机会。让我们面对这个问题:领导者可以花数小时定义优秀的流程和规则，但如果这个流程没有捕捉到足够百分比的有意义的活动，结果将是次优的。拥有一个可信的和完整的数据图将导致更强的流程遵从性。

例如，公司通常倾向于，甚至要求供应商类别具有认证或计划可持续性，安全或csr相关的验证。人们可能会不一致地应用这些资格考虑，由此产生的风险可能会损害声誉、客户关系和整体收入。自动化可以确保这些数据不仅被捕获，而且在快速做出决策之前被加权或需要。

另一个棘手的挑战是可审计性。这里的一个当代例子可能是紧急和反应性的需要，以确保少数运输集装箱提供额外的个人防护用品。智能自动化可以而且应该使这些活动更容易通过一致的、定义的过程和管理配置规则的应用，如收集最低数量的竞争投标，进行供应商绩效加权和监控率基准阈值。

4.扩大你的储蓄方式

自动化可以提高效率，这意味着它可以处理更大的工作量和容量。人类可能会根据带宽或时间限制设置限制，自动化应该消除许多这些障碍。

以时间敏感的采购事件为例，公司需要进行现场谈判，以确保承运人紧急处理货物的移动。时间紧迫的人可能只会选择少数几家运营商提交投标——必要时可以联系的运营商，但这并不总是能得到最具竞争力的报价。自动化采购可以在几秒钟内识别出更广泛的合格运营商网络，并处理邀请、收集和分析投标的信息，从而加剧竞争紧张。将其乘以每年成百上千的现场投标活动，这种自动化可扩展性可以带来非常可观的财务节省。

5.员工到企业:人才保留与赋权

正确的自动化解决方案超越了生产力。它应该改进质量和决策制定，并增加可视性和过程依从性。

最后，自动化还必须提高人类的才能——从本质上说，让他们从更适合机器的单调乏味的任务中“晋升”。有很多工作需要同理心、创造力和战略思维，而人类显然比机器更擅长这些。不幸的是，大多数从事采购工作的人员被剥夺了从事战略活动所需的时间。通过自动化战术活动，高管们可以解放他们的团队，进行创造性的思考，创新，并与关键合作伙伴建立牢固的关系。

对自动化的倡导可能从速度和生产力开始，但这只是冰山一角。无论您的采购团队正在考虑何种形式的自动化，都必须理解并销售解决方案被证明可以实现的具体结果:从可追溯性到员工满意度。游戏的名称是多方面的ROI，正确的自动化策略可以在数周内交付结果。