本文作者Daniel Saraste是Medius的产品战略和创新高级副总裁。(个人照片)
几十年来，商界一直在讨论采购和金融必须如何更紧密地合作，以及这样做的好处，比如改进决策、更好的需求规划、对供应商状况的更深入了解，以及更快、更高效的工作流程。这是因为它们都涉及业务的所有领域;他们都能看到所有地区和业务部门;他们都关注每一项支出的投资回报率。所以它们是相互的信息共享而且，把支出的“地点”、“谁”和“时间”的可视性结合起来，对整个组织都是有益的。
几十年来，技术和数字变革的发展使两者更加紧密地联系在一起，2020年的事件是这一需求背后真正的关键时刻，并加速了其紧迫性。
最近，我们不仅讨论了采购/财务合作的“原因”，还讨论了“如何”进行采购/财务合作的解决方案提供商。中指是基于云的支出管理领域的领先企业，但在可支付部门有很强的传统。
疫情如何加剧了建立更紧密关系的紧迫性
Medius在其最近进行的一些市场调查中发现，30%的组织在采购和财务之间的协作很差，新冠万博体育下载app肺炎大流行迫使他们在不得不远程工作的情况下更紧密地工作。因此，这加速了对技术的迫切需求，以支持实现无人过程的努力。
尽管自大流行以来，“花钱很重要”(Spend Matters)已经看到对应付账款解决方案的采用有所增加，但仍有许多公司没有电子流程，特别是在开票领域。注册应付帐款专业人士协会(ACAPP)显示，仅在英国，只有5%的企业使用完全自动化的应付账款方式，而近五分之一(19%)的企业完全没有自动化。
由于许多人仍在远程工作，这一趋势似乎将持续相当长一段时间，如果不是通过无缝的自动化流程，您如何确保业务的这一部分得到管理?
我们采访了Daniel Saraste，他是产品战略和创新的高级副总裁中指，他告诉我们:
“采购和财务部门加强合作的呼吁是基于以下几个需求，尤其是更好地了解自己和关键供应商的供应商和现金流管理情况，以及确保流程顺利运行的需求。这些都不是新的需求。我们已经谈论它们20年了，但它们一直排在组织优先事项列表的第三位。突然之间，在技术投资方面，这些需求占据了首位，主要是因为供应商支付流程已成为业务关键。”
坊间传言…
“在整个疫情期间，”他说，“我们看到越来越多的公司来找我们寻求帮助。我们讨论过办公室里成堆的纸质发票;员工必须乘坐地铁或公共汽车才能进入办公室扫描和处理它们;这导致了向供应商支付货款的延迟，以及在他们比以往任何时候都更需要及时付款的时候造成的后果。”
“我们业务的性质意味着我们能够跟踪客户收发发票的方式，这意味着我们能够了解账面上收到了多少钱。因此，我们在疫情早期就采取了积极的措施，写信给我们的客户群和潜在客户，利用这个机会与他们的供应商谈谈，由于疫情，如果他们继续使用纸质发票，他们很可能得不到付款。这与销售无关，而是要做好准备，从个人角度思考什么是可以实现的，什么是不可以实现的。我们告诉他们，这是改变内部流程、思考如何与供应商互动的最佳时机。”
适合采购的地方-现金流和供应商细分
在你自己的业务中保持现金流，同时努力保持你的供应商的现金流，这是一个供应商细分的问题。这是采购真正能带来价值的地方。“我们正在考虑两种不同的技能和流程，”丹尼尔说。“这两个方面已经在进行，但没有以应有的协调方式进行。鉴于大多数公司都在某种程度上受到了疫情的影响，董事会需要并要求首席财务官更频繁地提供最新情况。首席财务官们几乎必须不断展示他们如何延长持有现金的时间，以改善现金流——这需要大量工作。”
没有太多的方法可以做到这一点。他们可以延迟向供应商付款，这可能会改善现金流，但让采购处理供应商和供应链的后果，以及生产过程中随之而来的问题。他们可以延长付款期限，但这可能会使供应商关系紧张，而采购必须重建供应商关系。他们可以抓住每一个可能的支付折扣来改善自己的地位，但采购部门仍然要重新谈判已经提高的价格来补偿。当然，如果他们是幸运的，他们可以通过提前注入现金来帮助供应商改善现金流。
不管你怎么看，它都需要CFO不一定具备的洞察力。
“问题在于财务部门通常不与采购部门打交道，”丹尼尔说。“这种情况需要更多地发生，因为采购能够解决如何划分供应商的问题。首席财务官需要知道:谁可以逾期付款;我绝对不能延迟付款，因为他们可能会破产;每个供应商为我们做了多少;它们为我们做了什么?哪些是关键的，哪些最需要我们的帮助?如果不结合所有这些知识，金融业就无法开始计划改善其现金流战略和战术。”
因此，通过拥有一个共同的系统和更大的交互，采购不仅可以交互解决例外情况，如发票不匹配PO或单价不匹配数量，而且可以增加其他部门没有的洞察力，从而为两个部门制定更好的现金策略。
您需要易于使用和快速实现
从购买到支付，世界正在走向数字化。我们知道，欧洲已经在公共采购中引入了一项电子发票指令，英国也制定了同样的立法，我们也看到了Peppol在NHS的引入。私营部门也有很多动力去做同样的事情。
但现在，对于白手起家的私营企业来说，他们迫切需要迅速采取行动。有些使用手动或部分手动/部分旧系统的公司发现从订单开始流程就中断了。因此，实现速度和易用性是至关重要的。
丹尼尔说:“如果你在大流行来袭时没有一个系统，那么你就一直在承受后果，你就是那个坐在火车上进入办公室整理发票的人。现在，您组织中的人员可能比以往任何时候都更了解按时支付供应商的重要性，了解当前现金流状况的必要性和报告能力。在你还没有支付所有发票的情况下，不了解你的处境是没有价值的。首席财务官需要这样的前景，如果没有适当的制度和涉及知识人员的流程，那么这份工作就会非常困难。对支付自动化的需求早在大流行之前就已形成，是更大议程的一部分，涉及应对变化的灵活性和能力。韧性现在已经显现出来，而这只能通过自动化和经济效率来实现。”
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