Magnus Bergfors，支出问题首席分析师
在我的消费问题PRO系列中，在你投资采购技术之前需要考虑的五个技巧中，我们已经涵盖了这些需求找出根本原因你为什么要投资采购技术。在本期文章中，我们将讨论下面两个建议。
以下是五个建议:
- 确定业务目标
- 不要试图一次做所有的事情
- 首先关注基本的东西
- 选择满足您需求的解决方案和供应商
- 作为准备和实现的一部分，检查和重新设计流程，甚至可能是您的组织
在第1部分在本系列中，我们讨论了确定真正的潜在业务目标对于您为什么需要投资于采购技术的重要性。这可以通过部署五个“为什么”方法来实现。在第3部分我们将回顾最后两个技巧，确保您选择了正确的供应商，并进一步确保一切都得到了正确的实现。在当今复杂、混乱的市场中，确定业务的关键需求非常重要。但是，您还需要决定在部门或职能之间投资和实现新解决方案的顺序。如果您投资于单个解决方案或模块，这显然不是什么问题。但是，即使在这种情况下，如果业务流程或方式的变化非常显著，从单个业务单位或国家开始也可能是有意义的。
同样重要的是，在查看供应商喜欢销售的一些更高级的特性之前，确保基本的问题已经解决。
你可能会想:“可我还没有投资呢?!?”
好吧，如果你在投资前不考虑这些因素，你很可能会过度投资，不仅是近期的模块数量，还有许可数量(或允许花费的数量，无论厂商以什么标准来衡量他们的解决方案)。让我们更详细地看一下。
不要试图一次做所有的事情
投资于采购技术几乎总是更大的转换项目(或者应该是)的一部分，除非它是一个直接的替换(取决于采用率和解决方案的使用方式，这可能也需要一些转换)。
这意味着，除了新工具的技术实现(集成、配置等)之外，还有重大的变更管理需求，令人惊讶的是，这些需求常常没有包括在实现的时间表中。
正确地实现单个模块不仅需要技术资源，还需要主题专家资源来帮助定义将输入配置的流程和工作流。而这些中小企业通常来自于业务线——那么，他们能实际花多少时间在实现上，同时仍然做他们的日常工作呢?
实际上，如果您计划实现多个模块，则需要为每个模块规划6个月甚至更长时间，同时实现多个或两个模块通常不是一个好主意。
这意味着，理想情况下，你的合同应该是相应结构的。
然而，供应商通常将多个模块捆绑在套件交易中，只要你一次注册(并开始支付)所有内容，就会有很大的折扣。如果折扣足够大，这仍然是一个好主意，只要你能够抵制一次执行太多的尝试。快速开始使用所有东西的压力很大，因为您已经为它付出了代价，这可能导致匆忙的、不理想的实现，从而降低了长期价值。
如果您正在计划一个包含数百甚至数千用户的更大的实现，那么明智的做法可能是考虑您实际可以培训多少用户，并期望在第一年得到采用。这是更重要的考虑电子采购等更复杂的模块,需要识别和新员工培训的供应商以及内部利益相关者,或一个模块合同生命周期管理(CLM),这就需要识别工作流程以及相关的合同类型和定位所有现有的合同。
首先关注基本的东西
有了关于RPA、人工智能和高级分析的所有宣传，很容易认为这些技术将会解决你所有的问题。但在实现所有承诺之前，人工智能还有很长的路要走，正如我的分析师同事迈克尔·拉穆勒所言指出的那样在美国，这个词被广泛使用。
此外，人工智能技术需要数据来进行训练和工作。在某些情况下，供应商开始利用多租户SaaS解决方案的好处，以支持在整个客户基础上共享和聚合数据。但即便如此，如果您希望解决方案能够适应您自己组织的行为和环境，那么您需要根据自己的数据对其进行培训。对于分析来说更是如此——毕竟你想要分析自己的数据(即使分析其他组织的数据也有价值，例如基准和风险管理)。
RPA，即机器人过程自动化，是解决所有问题的另一种流行方法。虽然它经常与人工智能混淆，或被视为某种“人工智能灯”，但RPA一点也不智能。它基本上是一个Excel宏，可以通过编程完成特定的任务。但由于它只是一个程序，任务必须是可预测的和重复的。RPA不会学习，只会做它被编程要做的事情。如果有任何超出定义参数的内容，它就会崩溃。
所以你需要从最基本的开始，确保你在收集自己的数据。您有多少机器可读格式的发票信息?你的合同是数字化存储的吗?你是否捕捉供应商的绩效数据?
虽然AI和RPA可以帮助您提取和传输数据，但最好的方法是正确设计流程，以确保数据从源头通过电子方式捕获。RPA与人工智能(通常是某种形式的数据视觉和自然语言处理)的结合可能会有所帮助，但要确保您没有嵌入次优流程。(我想我们都有过Excel表格变得难以管理的经历……)
总之，不要过于雄心勃勃——一次只做一件事，并做好基本的事情。先学走，再学跑!
Spend Matters从未有过一个变得难以管理的Excel表格