技术选择需要在做出选择之前评估许多采购软件供应商，我们的报道通常集中在过程的早期，帮助公司购买适合他们需求的解决方案。但我们希望在一家公司完成技术选择后与之交谈，以了解整个过程。
战略业务推手Tecom集团及其母公司迪拜控股公司已经经历了两轮技术选择，以找到一家支出分析公司来帮助他们分析高价值交易，找到共同的支出领域，节省资金，并为新的业务战略增加可见性。
为了更多地了解科技公司的选择过程及其结果，我们对Tecom的采购执行董事科里·思韦茨(Cory Thwaites)进行了问答，讲述了他引进一家支出分析公司的努力。
“有一段时间，我就像办公室里最讨厌的人一样，”思韦茨说，他试图说服员工，Tecom需要更多地了解自己的支出情况。
他说，当他的团队开始看到显示Tecom实际支出状况的仪表板时，一切都改变了。
Tecom聘请的支出分析公司的结果非常好，以至于迪拜控股希望为其其他八个部门提供支出分析解决方案。迪拜控股每年的收入约为50亿美元，在10个国家开展业务，200多个业务部门拥有2万多名员工。因此，找到一个供应商来帮助它不是一个小任务。
在问答环节中，思韦茨将带我们回顾过去三年来促使他的组织做出这一选择的发展SimfoniSimfoni后来如何赢得迪拜控股(Dubai Holding)的竞标，这需要整合八个部门的采购工作，找到共同的支出领域，并为建筑、酒店和广播等不同业务创建一个通用的分类。
思韦茨说，“一旦(迪拜控股)商业实体看到了Tecom使用的工具的力量，他们很快就会说，‘哦，我们也应该拥有它。’”
常见问题
花钱很重要:科里，三年前你是如何开始在Tecom选择科技公司的?
科里Thwaites:我们研究了所有的普通玩家，Zycus，Jaggaer而且甲骨文BI，我们已经有了，但它没有给我们所需的粒度细节。其他几家供应商没有回应。
经过竞标，我们选择了Simfoni。
在Tecom，我们一开始只是使用Simfoni进行季度更新，但这足以让我们开始理解分析的价值，例如我们有许多高价值交易可以合并的尾部支出。
然后我的团队被要求管理迪拜控股的采购。他们没有任何形式的支出分析，所以如果你想知道我们在旅行上花了多少钱，基本上就是给迪拜控股的8个实体发一封电子邮件，然后你会让别人把他们旅行的详细情况发邮件给你，这不是很好。
你能详细介绍一下迪拜控股吗?
迪拜控股是一家拥有米拉斯建筑、卓美亚酒店集团、甚至维珍广播等多元化控股的企业集团。在这一保护伞下有许多实体——它们都有自己的采购部门。
因此，我们正在寻找的一件事是如何在整个团队中创造价值。之前迪拜控股试图从账户系统中获取数据转储，只是做数据透视表，但他们很快意识到这是不可能的。所以我说，“听着，伙计们，我们用Simfoni来做分析，但让我们做一个招标。让我们去市场看看现在有哪些供应商，看看我们是否能做一个很棒的练习，对迪拜控股旗下的所有这些实体进行详细分析。”
辛弗尼以相当大的优势获胜。
迪拜控股还考虑过谁?
我们去了安永，Sievo、Visual BI、Genpact、AnyData解决方案，Tejari(现在是Jaggaer)和SpendHQ．
自动化、人工智能或机器学习等技术是否影响了你选择Simfoni的决定?
对于机器学习，我们发现Simfoni系统是很好的。它通常会随着我们做的点心而增加。它正在收集越来越多的非机密数据，所以我们对此印象深刻。
我真正喜欢Simfoni的地方是他们可以创建的仪表板，灵活性，以及系统可以根据您的需求量身定制的方式。我们发现这很有用。但我真正认为的关键是，他们也有采购专业知识，可以坐下来与你一起研究机会的部分。
对于这个特殊的项目，迪拜控股希望有人说:“好吧，根据我们的专业知识，这些是你可以省钱的领域。”Simfoni帮我们做了机会分析。
大多数供应商的工作方式是这样的:他们会带你参观，你会把数据放进去——但你必须从这些数据中得出自己的结论。
但对于Simfoni，他们有专家;他们有在这个行业工作过的人，在采购部门工作过的人实际上可以说:“看，以我们的经验来看，你为这个付出了太多。你有机会节省10%到15%。”
迪拜控股是最初的焦点。现在我认为，它的业务部门，比如阿拉伯媒体集团，已经开始了多个分拆计划。AMG已经开始与Simfoni讨论如何定期更新他们自己的数据。我知道，一旦业务实体看到了这个工具的力量，这种情况就会发生。过不了多久，他们就会说:“哦，我们也应该拥有它。”
我们已经看到一家实体就整合该工具进行了直接讨论，例如，我知道卓美亚酒店(Jumeirah Hotels)的数据已经创建了一个衍生项目，他们在食品和饮料类别的深入研究方面做得非常出色。此外，一些领域现在已经剥离出一个单独的项目，其中有很多机会可以识别，但这都是由于Simfoni所做的工作，让我们看到了这些支出，而当你在Excel中运行报告时，你根本没有这种可见性。
花费很重要:这是你希望它起作用的方式，如果你能做得很好，对分析的兴趣就会在整个业务中增长。
科里:你会遇到来自一些内部实体的大量阻力:“你为什么要这样做?我们知道自己花了多少钱!我们知道我们的数据!我们知道这个机会!我前几天刚给你的!不，我们不会省下一分钱。”
有段时间我是办公室里最讨厌的人!但一旦他们开始看到仪表板，你就可以深入了解事务，了解实体之间的共性。你有15家管理公司在整个集团中做着独立的工作。为什么?所有这些数据;Simfoni可视化的方式真的很容易做出这些决定。
为了更详细地讨论这个问题，我想知道您是否可以谈谈迪拜控股的九个实体的共同支出领域?
我们研究了大量不同的业务。机会在IT、市场营销、专业服务和一般服务的分类中。一般服务是旅游咨询之类的。这些就是我们关注的领域。有很多具体的机会，比如朱美拉集团，有很多餐饮，很多食物，很多制服，但在集团层面，主要是it支出:硬件，软件，营销支出。另一个很大的领域是媒体购买，所以这是我们希望整合支出的领域。还有一些工程服务。
对于我们这样规模的公司，我们都认为我们做得最好，但我想我们没有意识到。如果你把这些东西整合在一起，你就开始巩固大量的机会。从我们的目标来看，我们每年可以节省10%，12%，甚至15%的开支，但是通过整合我们以前没有看到的开支，我们有巨大的机会。
10%或15%的节省是迪拜控股的?
在所有不同的实体中，我的目标是每年10%。我一直是11%，有时是13%。但现在我们有了所有支出的可见性，它又发生了变化。例如，我们的台式电脑和笔记本电脑——Tecom可能每年购买300台——但你开始看看我们的集团，我们可能会购买13000台!每年可能购买200个的小实体现在将受益于整个集团的消费能力，这是我们以前从未作为一个集团得到过的。我们总是以个体企业的形式收购。我们有九家公司。迪拜控股可能是一家母公司，但他们不代表任何其他人进行采购。所以每个实体都有自己的采购部门:他们经营自己的交易，他们都是独立经营的企业。
在过去，我可能会主动联系朱美拉的一个人，问他:“你花多少钱买这个?”但在这之前我们没有一起做过任何项目。
创建涵盖所有九个实体的通用分类法有多大挑战?
在我们成立工作组之前，我们刚开始只关注支出，发现机会是非常困难的。Tecom有自己的消费分类，每个人都有自己的。这是一个相当新颖的概念;我们开始使用UNSPSC作为第一轮数据分析的基础层，但随后Simfoni与我们分享的具体类别是更详细的编码，所以你可以想象我正在购买的东西-营销和IT综合服务或者你可能有其他实体购买化学品，你有其他实体购买这么大的公司。
所以我们从UNSPSC开始，然后确定Simfoni在最初的分析中与我们分享的差距。然后我们针对需要更多信息的领域，比如需要深入到更详细级别的软件。然后我们调整UNSPSC以满足业务需求。还有更详细的分类，比如肉，猪肉，牛肉，不同部位的肉。它最终会变成颗粒状。但是使用UNSPSC的基础，现在我们实际上可以看到每个类别的支出，这是我们以前从未有过的。
这是我们使用的类别级方法，作为基础，然后提供一些反馈，Simfoni的团队对其进行了微调。
他们调整了它，所以我们得到的第一个输出是:“这是我们认为支出分类的地方，你能审查一下吗?”Simfoni浏览了一遍，告诉我们哪里缺失了什么，哪里出错了。化学物质在这里，应该在那里，然后他们带回来一个代表我们要求的分类，它涵盖了所有的组。
从大局来看，支出分析是如何改变你对业务的洞察力的?
作为采购总监，从纯粹的角度来看，你有一个团队的人为你工作，每个人都在为业务要求的特定项目工作。我认为这使我们能够做的是，我们现在更加积极主动地推动更多的项目进入业务。
我们比现在的企业更了解企业的支出。这一点我们之前并不知道。
例如，今年我们在设施管理方面都遇到了挑战，你有一个粉刷建筑物的请求，三周后我们又有另一个来自其他地方的粉刷请求。现在我们要用数据告诉商家，“好吧，根据历史的消费模式，我们认为你们会做三到四个绘画项目。”所以我们有很多机会利用消费数据来巩固需求。
它可以帮助企业进行预算，所以现在我们可以去企业，对他们说，“根据支出分析，你应该为笔记本电脑预算X，这些是你的维护成本，这些是你已经签订的合同，你应该为这些预算。”
这确实给了我们一个更积极主动的机会。
这很有趣。这就是我们的期望所以这样做很好。
我们也刚刚开始在品类规划中使用分析。我们对我们开发的类别计划进行了第一次审查，通过使用Simfoni的机会评估的输出产生了大量数据，这是我们以前没有的，所以对我来说非常有用。
那么Simfoni交付的自动化部分呢?这对你的生意有什么影响?
当我们刷新时，我们每季度提供数据，所以Simfoni和我们的ERP系统之间没有直接联系。我们的业务不允许。所以我们实际上是在给他们发送季度数据。Simfoni的自动化是对数据进行分类，所以我们不必担心人们是否仍然在系统中对信息进行错误编码。Simfoni的平台已经从机器学习中识别出数据真正应该在哪里。实际上，当我们考虑在X上花了多少钱时我们可以说，我们相当确定这是花费。我们识别出异常值，即某人在某个网站上使用不同的供应商，可能价值低得多，但在一致的基础上。我们现在可以把它纳入规范，因为系统对数据的分类比我们以前好多了。
当我们使用Oracle BI时，如果有人错误地编码，它可能会持续很长一段时间。现在，当我们把信息发送给Simfoni时，我们得到的数据非常清晰。
你对其他正在寻找支出分析供应商的人有什么建议?
寻找一家专注于支出分析的公司。去找一个开支分析专家。不要去那些有支出分析模块的电子采购供应商那里，因为我发现他们可以把你的数据放在那里，他们可以清理它，但这就是他们要做的一切。
如果你去一家专注于支出分析的公司，你将获得更多的价值——尤其是如果它是由有采购工作历史的专业人士经营的。我认为你的项目会更成功，也会有更多的见解，因为你将与从业者一起工作。这不仅仅是他们整体谈话的一个模块，这实际上是他们的核心业务。这就是我在Simfoni身上发现的。去找一个灵活的人，而不是说:“哦，好吧，这是我们的模块，抱歉你不能定制它。”
我在Simfoni所看到的是，我所要求的大多数事情都可以做到，如果他们不能做到，他们就会开发它。如果你对大多数供应商说，“看，我现在想做这个分析，你能添加这些报告或更改这些仪表板吗?”
这些支出分析的ERP解决方案有局限性，所以我认为应该去一家专门的支出分析公司，与他们合作，而不是仅仅利用现成的支出潜力，因为这比对支出进行分类要多得多。我想很多人认为它所做的只是对支出进行分类。
关于这项技术，比如人工智能，用户有什么需要考虑的吗?
这并非万无一失。我给你举个例子:我和某人交谈，他们说，“哦，我们把数据放进去，看了看，注意到一些东西编码错误或分类错误。”是的，你不可能第一次就做对，所以要有耐心。
当你第一次得到数据时，你看到一些东西编码错误，是的，系统一直在学习，所以不要指望数据是干净的，很容易在第一次就钻出来。这可能需要一两次复习，但一旦你完成了这些，你的定期复习就可以了。
还要考虑后端:垃圾输入，垃圾输出。因此，如果你遇到编码错误的情况，你需要考虑与财务部门沟通，与用户沟通，并尝试引导他们让事情变得更简单。您需要在组织中制定一些指导方针来帮助改进事情，而不仅仅依赖于系统。
在这个过程中，Simfoni在培训和管理方面发挥了作用吗?
以Tecom为例，真正好的地方在于，一旦数据干净了，Simfoni就会针对每个支出类别举办研讨会，所以我们的办公室里有Simfoni专家深入研究每个类别。IT, FM，一般服务以及下面的子类别。
Simfoni详细介绍了他们在哪里看到了机会，我们围绕他们进行了讨论。他们有一个机会评估模块，这个模块在某种程度上看了支出分析，然后在某种程度上说，“看，根据基准指标的显示，这就是我们所看到的机会。”这让我们对我们正在寻找的机会类型有了一些想法。是整合，是重新招标，还是外包?所以现在我们正在用更大的迪拜控股数据做同样的事情。
我们总共会有八个研讨会通过实体来帮助我们确定这一点。显然，我接受过如何使用这个工具的培训，现在Simfoni将指导我们使用新数据，看看我们应该关注哪些机会。我发现这非常有用，而且是其他供应商都没有提供的。
没有一个ERP公司或采购咨询公司提供我们如何从数据中得到最好的结果，然后建议你应该采取什么方法来处理这些类别。
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