关于购买付费演示的10个问题

Photographee。欧盟/ Adobe股票

根据项目管理学会(Project Management Institute)最近的一项调查，全球各机构每20秒就浪费约100万美元。

是的，你没看错——PMI研究称，由于糟糕的项目管理实践，企业每年损失相当于2万亿美元。该调查还报告说，去年52%的项目经历了范围蔓延，其中一个主要原因是错误的需求收集。

看到这些统计数据，考虑到我的职业，我立即想到了采购到付款项目，以及采购和财务专业人员如何确保他们在评估时拥有所需的东西购买到支付解决方案根据他们的要求文件。我在这个行业工作了七年多，我见过潜在的客户被解决方案提供商引入歧途，使他们不确定他们在功能方面究竟在寻找什么，更重要的是，不知道他们需要什么来解决他们的业务挑战。

有时，精心制作的演示可以掩盖重要的细微差别或掩盖不足之处，这可能会在以后的实现过程中导致重大问题——以及可怕的范围蔓延。所以，以下是我建议在购买付费演示过程中深入研究的10个领域和问题。

1.电子采购解决方案是否执行行项目申请审批工作流?

这太拗口了，我们来解释一下。假设您有一个用户，他想在电子采购解决方案中购买三个项目，需要三个独立的审批人。这个人用这些商品填满虚拟购物车，就像在亚马逊上一样。但与亚马逊不同的是，这些商品在下单前需要得到批准和签发POs。因为你想让你的用户快速得到他们需要的物品，所以你想这样做确保电子采购解决方案自动发出订单，并在每个单独的请求得到批准后下订单不用等待其他的批准。这是行项目申请审批工作流。

另一种方法是线性审批工作流，其中每个步骤都依赖于前一个步骤，这意味着所有po都被搁置，直到审批工作流完成。这意味着所有的订单都依赖于线性链中的最终批准，整个过程减慢了。最终在线性场景中发生的事情是，你的用户厌倦了系统的缓慢，开始在系统外购买——通常被称为特立独行的消费——这样他们就可以更快更容易地得到他们需要的东西。

2.我是否能够创建复杂的工作流?

与第一个问题相关的是创建复杂审批工作流的能力。虽然目标应该始终是简化审批流程，但某些业务场景和法规要求更复杂，您不应该因为系统不够复杂而放弃该需求。

不要让解决方案提供商试图过度简化问题或用尖锐的用户界面动摇你你需要的是灵活性．该工具应该为您提供创建满足所有需求的全面工作流的灵活性——而不是创建必须维护的多个变通方法。您还应该能够对工作流进行一次配置，并使其基本保持完整——从遵从性的角度来看这更好——而不是必须不断地调整以满足业务需求。

3.在申请或批准过程中，我能看到预算吗?

这是一个大问题。也许自动化采购和应付账款流程的最大优势是您可以看到整个采购流程。但关键在于——你需要主动的可见性，而不是被动的月末报告。主动的方法使管理人员可以看到采购请求是如何影响预算的，因为请求是实时发出的，因此他们可以根据预算金额做出明智的决定，批准或拒绝请求。如果经理们只能在月底的时候，在钱花完、预算用完之后，才看到采购对预算的影响，这是一种被动的方法，而且还不够好。

4.采购工具是否易于使用?

现在，大多数从购买到支付的解决方案都将采购作为全套服务的一部分。就价值而言，这有助于简化更多的采购工作，使他们可以专注于供应商和其他战略采购计划。如果您添加此功能是为了使某人的日常任务更容易，那么它应该是用户友好的，并且不会比手动采购活动更麻烦。

5.系统能执行部分退货吗?

假设你收到了10台笔记本电脑，其中一台坏了。您希望能够在系统中确认收到10台笔记本电脑，并注意到一台损坏的电脑的返回。并且，您希望能够在返回过程中跟踪损坏的物品。退货和跟踪退货不应该是一个全有或全无的过程。

6.发票自动化解决方案能够真正处理所有发票格式吗?

还记得我之前谈到的那些巧妙制作的演示和细微差别吗?发票自动化是隐藏缺陷的地雷。我经常听到解决方案提供商试图通过获得更多PO支持的发票来掩盖解决方案的缺点，而实际上，提高更高的PO百分比并不能解决您的问题。所以，让我们在这里弄清楚一些事情:你总是会有一定比例的非po发票，纸质/电子邮件发票不会消失，但你没有理由不能自动处理这些发票类型。

因此，你应该选择一个能够真正自动接收和处理任何发票类型的解决方案(纸质，电子，EDI/XML, PDF，包括直接，间接，订单，非订单支出)和将这些文件转换为真正的电子发票(即带有结构化数据格式的发票，无需人工干预即可由机器读取)。你的供应商现在不需要改变他们的运作方式——如果他们发送纸质发票，他们可以继续这样做——但你仍然可以得到电子发票。这个过程的自动化是关键。利用自动化可以消除AP人员将发票输入解决方案的需要。它还应该自动审批，处理额外成本等异常情况，自动创建所有簿记信息，并准确地将支出映射到正确的类别，而不考虑发票质量，并对供应商进行零变更管理。这意味着供应链没有中断，你可以这样做让你100%的供应商参与进来。

这是一个很长的部分，强调细微差别，但它是理解为什么这是如此重要的关键。在应付账款部门中实现这种自动化和复杂程度的要点是通过自动化所有发票来捕获100%的企业支出数据-不只是一些人-最终是你获得100%的消费曝光度．

7.发票自动化解决方案能在发票上进行分割编码吗而且头水平?

假设你即将有一个贸易展。该活动是对三个部门的投资:营销、销售和预售。当您为事件编写发票编码时，您希望能够获得总数并将其分配给三个部门。如果您只能在行级别上进行分割，那么您将不得不以三种方式对每行进行代码分割，这将非常耗时且效率低下。

8.分析解决方案是否提供开箱即用的报告和可定制的报告?

你不希望每次想以某种方式查看自己的财务数据时都要联系客户服务代表。这既耗时又烦人，而且费用高昂，具体取决于你的服务协议。确保分析工具提供可配置的仪表板和具有标准视图的报告为您的分析提供一个起点，允许您在必要时深入到细节，并使您能够轻松地以所需的格式创建、配置和导出数据。分析应该让你的生活更简单，而不是更复杂。

9.如何处理升级?

的使用软件即服务(SaaS)技术的优势有很多，但要获得这些好处，你必须定期升级。理想情况下，您希望处于多租户SaaS环境中(如果你想要真正的技术方面的东西，问你的IT部门的负责人-这个人会确切地知道那是什么意思)。但简而言之，这使得环境中的每个客户都可以同时升级到最新版本。其他环境错开了对客户的升级，这意味着不是每个人都可以访问最新的功能和错误修复(包括确保遵从性的特性)，更糟糕的是，他们会落后于升级。由于不同版本之间的碎片化支持，这开始带来真正的问题，一些客户选择跳过升级并进一步落后，这对维护解决方案提出了挑战。

10.在升级期间自定义字段会发生什么?

当发生升级时，您创建的自定义字段以及与这些字段关联的数据应该保持不变。在实现过程中，您将花费大量时间和精力定义自定义字段;您的解决方案管理员没有理由在每次升级发生时都必须返回并重新工作。这是浪费时间，如果没有及时重新激活这些字段，您可能会丢失数据捕获。

希望这些问题能帮助您得到您想要的东西，并交付您的需求文档，这样您就不会在实现过程中遭受范围蔓延和浪费金钱的痛苦。要了解更多关于从购买到支付解决方案的内容，请查看我们的博客文章:如何确保你没有被卖烟雾和镜子为采购到付款的解决方案．

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安德里亚·费尔(Andrea Fair)是Basware全球预售主管。