采用创新的采购解决方案，改变采购和承包

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采购本身是一个繁琐、耗时和乏味的过程。因此，大多数组织都不能有效地管理他们的支出。

影响支出和采购管理的一个重要但被忽视的方面是采购类别。

采购类别在支出管理中的无形作用和影响

采购类别是需求和供应驱动因素和来源重叠的类似商品和服务的分组。例如，“建筑采购”是一个广义的术语。它可以进一步细分为各种采购类别，如混凝土、砖石、木材、铁、钢、电气、消防系统和油漆类型。战略性地管理每个采购类别可以改善整体采购和采购流程，并优化整体支出管理。

然而，真正的挑战出现在实际世界中处理不同的采购类别时，因为它们根据组织的规模和类型以及供应市场而有所不同。成本、质量、费用模式和交付模式在你处理不同类别的不同供应商时是不同的。

想象一下跨业务单元执行每种类别的rfp所浪费的时间和精力。

因此，传统的采购方法经常导致多个供应商向同一家公司交付相同的组件，因为每个合同都是为特定的业务部门谈判的。

不幸的是，对于企业来说，跨部门报告同一产品的多个协议并不罕见。

在这里，建议确定您的组织在所有类别项目和这些类别中的特定项目上的花费，而不是为不同的项目联系不同的供应商。

有了类别管理，采购部门就一个涵盖所有业务单位需求的单一合同进行谈判。这给了该公司更多优惠定价的筹码。一个品类的总购买量也会吸引顶级供应商，这些供应商在质量和按时完成任务方面享有更好的声誉。这种方法可以产生很大的折扣和更高的采购效率。

针对不同采购类别执行rfp的挑战

• 缓慢的RFP-to-award周期时间:手动流程会让比较和评估RFP响应花费很长时间。
• 糟糕的RFP协作:当依靠电子邮件和电子表格来组织流程时，很难协调几个部门的利益。
• 缺乏RFP可见性和数据:不了解供应商的响应状态，会损害比较投标、验证供应商合规要求和招募新供应商的过程。如果没有来自数字工具的数据，可见性和分析驱动增长的潜力是有限的。
• 糟糕的合同管理:由于合同存在于所有部门，很难与所有相关方协调。使用合同生命周期管理(CLM)自动化，法律部门应该能够控制合规性，同时为所有部门提供一种自行构建合规性合同的方法。
• 缺乏合同可见性:像电子邮件和电子表格这样的手工流程使得跟踪合同变得困难。因此，当你有成千上万的合同时，没有一个人或团体可以管理它们。数字存储库有助于组织合同，并让所有利益相关者随时查看状态和访问合同条款。
• 未实现合同价值:数字文件可以与业务中的其他数字流程相关联，以便满足合同中提到的最后期限、财务条款和其他里程碑——所有这些都确保了公司和供应商商定的交易中预期的价值实现。CLM自动化还有助于收集数据，为业务分析提供动力。

用智能工具消除RFX过程的挑战——希望还是炒作?

为了避免紧张的供应商关系，增加RFX到合同的周转时间，并修复不一致的流程和竖井，利益相关者和其他团队成员可以从成熟、智能的RFX和合同工具中获得帮助。这些工具有助于克服内在的流程挑战。

通过智能RFX工具，您可以创建RFP模板并邀请供应商提交提案。从一个集中的rfp数据库中，你可以列出供应商的候选名单，评估他们的反应并授予他们合同——所有这些都只需点击几下鼠标。

需求就是王道，但除非品类经理有先进的工具将需求转化为精简的采购和合同流程，否则品类管理的战略将会失败。

支持人工智能的从源到合同解决方案可以帮助组织在整个采购流程中更有效地进行采购，并帮助实现效率和支出管理目标，就像类别经理帮助管理采购的大局一样。

使用AI, S2C解决方案中的强大RFX工具可以帮助分析投标和评估供应商风险，此外还可以为RFX流程注入效率。类似地，S2C解决方案中包含的支持人工智能的合同管理可以帮助提取元数据和条款，帮助导入第三方文件和遗留协议，并将投标响应与合同流程无缝连接。

通过将支出分析与采购和从采购到付款等子流程领域联系起来，在一个领域中创造的可见性、协作和价值将被继续推进，并经常在其余相关的子流程中被放大。连接这些流程的组织更快地认识到价值，因为整体实现了供应商管理、合规和流程效率的提高。

数字化解决采购、合同方面的挑战

为了深入了解这些挑战是如何解决的，我们与Sunil Masand，高级副总裁兼产品主管进行了交谈Aavenir这是一家为ServiceNow平台上的云服务提供“源到付费”解决方案的提供商。

支出问题:这类技术被称为“从来源到合同”。强大的合同模块和现代RFX模块如何改变采购专业人员及其客户(如其内部利益相关者和外部供应商)的期望?

苏尼尔Masand:无论是从源到合同，从源到付款，还是从采购到付款，都是从RFX开始的。一个强大而智能的RFX管理软件不仅简化了流程，而且还将机会转化为储蓄。大多数人专注于与外部各方的有效合作。然而，RFP软件有助于实现内部和外部的无缝协作。通过支持人工智能的自动化工作流和分析仪表板，它加快了RFX周期时间，比以往任何时候都更快地完成合同。

人工智能已经帮助采购人员做出了“导购”决策。这种类型的反馈是如何在RFX过程和合同生命周期中可用的?

我想说的是，不仅是“买家”，所有的采购专业人员都可以从支持人工智能的RFX技术中受益匪浅。支出分类、供应商匹配、捕获供应商主数据、检测异常情况——所有这些都有助于采购专业人员进行指导式购买决策。它有助于做出符合公司想法的决策。例如，如果您的合同包含净30的支付条款，Aavenir的Contractflow解决方案将指出与该供应商的大多数合同都是净60条款。像这样标记偏差可以为所有各方节省很多麻烦。

最好的例子就是我们引以为豪的客户之一，约翰霍普金斯大学。借助人工智能和基于规则的定制工作流，我们可以帮助他们集中采购请求、供应商入职和整个合同生命周期。通过集中采购和合同管理，他们实现了80%的合同周转速度。

因此，简而言之，人工智能有助于做出导购决策，并帮助人们避免做出不明智和不成熟的决定。

有哪些不明智的决定?

在这个过程的每一个阶段都可能有很多问题，比如不使用之前的供应商，接受不完整或不标准化的报价，忽视供应商的业绩历史，对现有供应商表现出偏见，最终进行黑暗采购，等等。

无论出于何种原因，购买的偏见倾向于支持现有的供应商。也许上层管理层更倾向于该供应商，或者更有可能的情况是，采购陷入僵局，只向一个主要供应商下订单，因为它对所有的采购活动都没有一个大的了解。对现有企业的偏见也适用于RFP流程。您需要有一种基于数据的决策方法，并减少来自供应商选择的偏见。Aavenir的RFPflow解决方案帮助那些采购评估集中在数据上。

在合同管理中，结构和经验是关键。例如，如果您有一个新的SLA，并且您正在谈判条款，那么拥有一个适合您正在谈判的合同类型的模板将是有帮助的。你需要有具体的、可衡量的语言。我们的Contractflow解决方案具有子句库，可以帮助您在查看供应商评估和合同时选择正确的语言。

这个品牌工作室的帖子是用Aavenir．