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继续从第1部分昨天，西蒙·梅斯，转型总监Britvic软饮料有限公司他分享了他从完成完整的端到端采购数字化转型项目中学到的其他10大经验。
他、他的团队和合作伙伴已经将采购完全数字化，并开始看到成效，例如品类策略下的支出减少了85%，合同下的支出减少了88%，供应商减少了17%，发票减少了20%，发票处理平均天数从14天减少到2天。
从始至终观察整个过程，他的“转型十大看点”简要如下:
- 尽早与利益相关者接触
- 确定你的起点，这样你就可以衡量你的进展
- 诚实地审视你的团队现有的人才和组织结构
- 定义并获得目标操作模型(TOM)的早期支持
- 有一个数字议程，但要知道它不能解决所有问题
- 尽早开始变更管理
- 明确三方角色和责任-客户，SI合作伙伴和软件合作伙伴
- 使采购战略与业务战略目标相一致
- 尽早整理供应商数据，并为新员工提供资源
- 开发包含领先和落后指标的KPI仪表板
从采购转型中学到的十大经验
目标运营模式(TOM)
“在目标运营模式下，你必须尽早考虑项目结束时会发生什么。虽然你可以完成一个伟大的项目，但你需要考虑在项目团队解散后由谁来接手。会有供应商、用户问题和培训需要处理，随着时间的推移，我们希望改变平衡，让团队致力于更具战略性的活动。例如，我们发现direct团队中的一些人花费了两位数的时间来支持重复的任务，比如更新日程安排协议、输入价格更新等等。我们与其他业务领域合作，如IT和主数据管理，让中央支持团队(而不是类别管理人员)执行重复的数据驱动任务，并将采购活动的战术支持嵌入到新的共享服务功能中。
“这不是一项容易的任务。不要低估建立卓越中心的重要性。该团队将支持上游流程的持续开发，例如支出治理和类别规划流程、合同管理、新用户培训，并负责PMO和数据分析活动——将其视为最佳实践功能。
“因此，这种模式是经典的:共享服务、卓越中心和战略采购。”
技术选择
“现在每个人都在谈论数字议程。我们的项目持续了几年，因为我们很早就认识到，我们需要与CIO的数字议程保持一致，现在我们在采购中有了路线图。我们与IT团队密切而积极地合作。我们从一个基于人工智能的策略创建工具开始，我们能够将其与我们选择的来源到支付工具对齐和处理链接。你还需要清楚其他支持性技术需求，比如风险管理、可持续性和道德采购，这样你才能与IT保持一致。与其他人不同的是，我们不支持支持技术的“最佳品种”方法，但足够灵活地认识到相关的专业软件的需求。“一刀切”的软件对我们来说并不明显。
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“虽然我们的技术选择遵循了广泛的招标过程，但它简化了流程、工作流程和更高的合规性，基于云的报告和分析确保了闭环数字流程。需要注意的一件事是，在设计新过程和随后配置S2P系统时，项目领导团队小心地将软件定制保持在最低限度，并且通过严格的控制过程管理任何偏差。
“但重要的是要记住，植入一个新软件并不能解决所有问题。不要以为从事业务的人了解当前的流程，也不知道技术的连锁反应会对下游产生什么影响。如果你不注意这一点，供应商可能会延迟付款或发票被冻结。您需要映射人们对流程如何工作的不同理解，以及流程将如何工作，因此您可以创建对差距的理解。在你有信心用技术实现成功之前，你必须改变行为和理解。早期识别业务中的‘角色’确实对我们有帮助。”
变更管理
“我们学到的主要教训是需要一个定义良好的内部领导的变更管理策略，并尽可能在开始日期之前实施它。从沟通、培训到项目后管理，我们所做的一切都遵循一个结构化的变更管理框架，该框架考虑了变更及其影响。
“我们使用了来自不同业务部门(角色)的志愿者代表来采访主要参与者，了解他们现在是如何工作的，以及变化将如何影响他们。它帮助开发一个可以反馈到工具设计中的变更计划。我们学到的一件重要的事情是，虽然框架和方法上的外部支持是有价值的，但你也需要内部了解功能并能够用业务语言沟通变化的人的密切支持。事实上，尽可能多的来自采购部门内外的志愿者是件好事，因为他们最终会成为S2P工具的超级用户和大使。”
三方角色和责任
“这不言自明——随着技术的实施，软件提供商、进行设计和配置的系统集成商以及客户也会加入进来。确保你有明确的角色和责任，因为特别是在这样一个广泛的项目中，这些界限可能会变得模糊，你需要严格控制。”
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采购策略和战略业务目标
像许多大公司一样，Britvic的商业战略有三个首要目标:人、地球和绩效，与可持续性、创新和生产力紧密相连。
“幸运的是，”梅斯说，“在我们的项目期间，该组织的2025年新战略很早就出台了，所以我们能够开始使我们的采购和供应链战略与新目标保持一致，这也与我们的新CPO保持一致。这种一致性非常重要，因为正如我前面解释的那样，能够用业务语言进行交流是涉众参与和项目成功的必要条件。”
Britvic首席采购官Matt Swindall表示:“我们正在通过我们的人员、更好的流程和技术来改变采购，在广泛的指标上提供价值，并在我们领导为Britvic的目标和目标做出贡献的同时建立信誉。通过投资我们的团队，我们帮助他们成长，变得更有效率，并建立参与和认可。”设置特色图像
良好供应商数据的重要性
“当你开始与供应商合作时，从ERP到S2P系统，显然你需要高质量、干净的数据。我们发现这很有挑战性，因为有多个重复的帐户实例(可能是由货币类型或休眠帐户实体引起的)，并且在入职前需要修复过时的供应商联系详细信息。这导致了多次检查和验证，并延长了入职时间，所以不要低估尽早清理数据的重要性。
“一开始我们自己做这件事，但很快就意识到我们需要一个专门的资源。然而，我们犯了一个错误，认为资源可以来自纯管理背景，很少或没有采购知识-我们很快意识到，我们需要一个不同的人。当你有大约1700个供应商的时候，你真的是一个可以穿透服务台并找到合适的人的人。但是，让你所有的供应商无缝地纳入新系统是值得的，新系统将用于所有的采购合同和发票。”
KPI仪表板
“这听起来很明显，但最好记住，当您开发KPI仪表板时，确保它涵盖整个端到端项目，而不仅仅是一个最终状态指标。我们将我们的指标分为领先指标和落后指标，我们发现这比仅仅显示类别下的支出有多少更有帮助。”
闭幕词
梅斯说:“我们开始看到一些真正的好处，并得到了很好的反馈。”“在短短18个月的时间里，整个S2P流程实现了自动化，该项目制定了完全符合2025年商业计划的采购战略，并以多年的项目管道、健全的治理流程和更好的标准化为基础。财务喜欢分析，财务和法律喜欢治理。
“技术帮助推动了这种治理，这有助于企业将采购不仅仅视为追求最低价格的团队。
“但我们从这次旅程中得到的是，这种转变从未停止过。用户采用是持续的，再培训(如采购活动)总是需要的。我们知道，你需要保持控制，但要意识到，你不能独自做到这一点。全面转型是一项全职工作，你需要每个人都参与进来。”
非常感谢Simon Mays和Britvic分享他们的专业知识、见解和学习。
期待更多practitioner-related评论就一系列不同的问题进行讨论，因为我们每个月都会在“支出问题”上发布一个CPO。
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