“伟大的美联社自动化革命”正在进行,不要留在历史的对立面

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过去努力自动化应付账款(美联社)折衷策略。美联社的团队,因此,难以掌握的公司使用陈旧的支出,断开连接的系统。难怪会计和金融专业人士怀疑燃烧时间的解决方案的实施和培训,然后提供什么价值上有些缺乏。但革命终于开始——一个利用现代产品设计的力量创造一个全面的解决方案,超越基本美联社包含所有non-payroll花。

被称为消费管理,最好的这些系统充分利用新技术,可以随着你的公司规模。这些技术包括深度集成,访问多个付款rails,实时异步通信、协作环境,和机器学习的实现。

那些冷眼旁观这场革命将继续埋在容易出错的体力劳动和耗时的过程,不可用的高附加值,他们已经训练更具战略性的作用,为自己想象。入伙的人会经历转变他们的整个组织。

一个很多人的过程,涉及几乎所有人都在一个公司

花公司的钱是一个复杂的运动,随着业务变得越来越困难。这并不是说,任何一个部分是一个挑战,一个员工可以刷信用卡,经理可以批准一个费用,部门主管可以提高一个购买订单,会计事务管理器可以书,和AP管理器可以处理供应商的付款,但所有这些个人行为必须同步,和数据必须从一步到下一个流程。再加上层叠的复杂性增长的交易量和公司部门和法律实体用爆炸。在大多数企业中端市场和早期的企业水平,采购过程是混乱,部分手册,费时,涉及到几个软件工具,包含了不可接受的风险。

过去系统的缺点

会计师一直工作和部分软件解决方案- 5 - 25-mile-long跟踪了在不同方向100英里的旅程。这些部分需要手工工作,将它们连接到员工,供应商,客户和总帐。与AP比其他地方都更真实,大量的孤立系统费用管理、企业卡项目,和按时付款的服务得到结合通信软件和漂亮的专用跟踪系统来管理一个复杂的操作。由此产生的过程,使企业缺乏可见性和控制他们成功的一个基本要求——安全、有效且高效地部署资金。

新技术的突破

当前系统受制于技术的限制他们建立在,很明显为花管理新技术开辟了道路。云计算的出现导致了一次合作,和崛起的api允许跨平台集成。协作和连通性的意思是每个人都在相同的系统与其他系统同步的组织。这个简单的示例:

新员工自动配置到花通过人力资源管理系统集成。员工可以登录请求购买相同的系统,他们还使用创建支付方式(一个虚拟卡)。同样的系统保护和文档审批、分类事务,使付款,并同步GL。一切都发生在一个地方,无论你是员工,预算负责人,会计经理或供应商合作。系统连接其它系统(如需要):你的银行账户,松弛,电子邮件、人力资源信息系统,旅游软件,财务系统,,最终,你的GL -连通性。

上面一层的其他创新。机器学习可以自动分类事务和把重要事务和供应商数据从电子邮件沟通。OCR技术可以自动摄取发票的细节来节省时间和减少错误。当然,移动技术意味着员工可以抽出整个系统在路上,很多公司支出。

相信革命创造一个更好的世界的能力

整合所有non-payroll花有几个好处:员工有一个一致的过程,它让简单的实时访问支出报告,它生成一个完整的审计跟踪的所有支出,并且提供了一个命令和控制中心来执行国内和国际支付和优化方法。

除了合并所带来的好处,现代消费管理自动化许多过程经常手动完成的。与花管理自动化的例子有:

• 审批工作流,领带公司费用的政策
• 警报当复制或欺诈性的支出被怀疑
• 预订分类
• 摊销表创建
• 同步的GL
• 关闭卡当某个员工离开
• 收到合规

这些改进在手册,或部分手册,过程产生错误,可以延缓公司只是现代花提供的效率管理的一部分。

应付账款是一次复杂的和对公司的成功至关重要。花的世界管理创造的特点是:

• 更好的可见性和控制
• 显著减少人工任务
• 实时报告所有non-payroll花在公司,部门和子公司的水平
• 快乐的员工和一个健康的消费文化
• 更快的接近
• 降低了风险
• 光滑、资本控制流程的部署

越来越多加入这场革命推翻暴政的无效制度,代之以一个新的——花管理工作。在其之后,会计专业人士可以声称他们应有的地位作为战略合作伙伴公司的成功——命运,毫无疑问,更适合。