增量到指数：5个采购自动化的好处

Keelvar首席执行官Alan Holland（个人照片）

AI驱动的采购自动化的最明显好处是速度和效率。但是，用于投资自动化的更全面和引人注目的业务案例需要考虑辅助福利。这些优势通常比速度和效率更重要，它们可以使高级管理人员的案例结晶为自动化可以导致采购性能的逐步变化。

在付费付费的采购解决方案环境中，由机器人过程自动化提供支持的自动化解决方案（RPA），自然语言处理（NLP）和人工智能（AI）/机器学习（ML）正在兴起，以帮助团队改善前所未有的绩效。问题：许多采购领导人仍然很难清楚地阐明业务案例。

有了新兴的技术，例如AI，还有不仅仅是眼睛的东西。在评估自动化解决方案并进行成本效益分析时，要了解推动更大的东西的机会至关重要，这会启动多米诺骨牌效应，并对业务产生指数影响。

以下是采购和采购自动化的五个被忽视的好处，这应该是您主动性的前沿和中心。

1.数字化和可追溯性：完整的数据图片

速度仅与它传输的数据一样强大。自动化和数字化的一个关键值点是其能够以一致，消耗的格式创建数据记录的能力，该格式可以在几秒钟内共享。

例如，文档阅读技术可以摄入从外部来源扫描和转换信息（想想发票，订单表格等）中的不同数字格式，以插入可搜索的存储库中的标准化视图。

在采购自动化，一位客户解释说，它使他们能够通过临时方式捕获以前以临时方式处理的所有竞标谈判，并在需要合同竞标的情况下通过电话和电子邮件给供应商。该数据曾经生活在人们收件箱的孤岛中，或者在口头交流的情况下根本不存在。每年为许多大型采购团队每年进行数百甚至数千次竞标谈判，这在没有通过自动化的数字化的情况下加起来很多未跟踪的数据。

自动化还可以确保确定最终费率和其他关键条款并通知获奖供应商时，信息将自动透明且可访问的下游供应合同履行。

通过使自动化以一致，可预测的方式捕获这些数据，并集中并为需要访问，可追溯性和可见性的人提供路线。相互关联或依赖的功能受益于完整的数据图。它提高了报告的准确性，从而改善了预测和战略计划。

2.质量：一致性达到速度

即使已经捕获和存储数据，也很难实现质量标准。人类确实很容易出错，尤其是当任务高度重复，乏味并且坦率地适合机器自动化时。

在管理与采购活动相关的所有数据时，买方可以邀请数十个甚至100多个供应商提交投标。即使在电子表格中通过电子源工具快速收集投标，自动化功能也可以立即质量质量检查投标数据，以了解完整性，离群值，互联网间一致性，内部内部一致性，准确性和格式化。

更高质量的数据和见解为更好的决策提供了信息，因此不要为速度牺牲质量至关重要。当制造过程的各个方面是自动化的时，机械使得可以具有可预测性和一致性的构建。毕竟，如果没有使您的产品可靠的差异化者，速度有什么好处？正确的自动化平台为您提供了速度和卓越的执行。

3.流程合规性：风险弹性的杠杆

自动化解决方案还提供了加强合规性和最佳实践依从性的机会。让我们面对现实：领导者可以花费数小时定义出色的流程和规则，但是如果该过程无法捕获有意义的活动，则结果将是最佳的。拥有可信赖和完整的数据图片会导致更强的流程合规性。

例如，很常见的是，公司更喜欢甚至需要，供应商类别有证书或倡议可持续性，安全性或与CSR相关的验证。人类可能不一致地运用这些资格考虑因素，而产生的风险可能会损害声誉，客户关系和整体收入。自动化可以确保在做出迅速做出决定之前，不仅捕获了此类数据，而且可以加权或要求。

另一个令人烦恼的挑战是可审核性。这里的一个现代示例可能是紧迫而反应的，需要确保一些运输容器以提供其他PPE供应。智能自动化可以并且应该使通过一致，定义的流程进行这些活动变得更容易，并管理配置规则的应用，例如收集最少数量的竞争投标，进行供应商的性能加权和监视率基准测试阈值。

4.将您的方式扩展到储蓄

自动化可以提高效率，这意味着它可以处理更大的工作量和音量。在人类可能会根据带宽或时间限制设置限制的地方，自动化应消除许多障碍。

例如，以时间敏感的采购活动为例，公司需要进行现场谈判以确保承运人紧急解决货物的运输。一个被压制的人可能只选择几个承运人来提交投标 - 他们可以在紧急情况下联系的承运人，这并不总是会导致最具竞争力的利率。采购自动化可以在几秒钟内确定更多的符合条件的载体，并处理消息传递以邀请，收集和分析投标，从而增加竞争性张力。每年将其乘以数百或数千个现场投标事件，这种自动化可伸缩性可能会导致非常可衡量的财务节省。

5.员工到企业：人才保留和授权

正确的自动化解决方案超出了生产率。它应该提高质量和决策，并提高可见性和过程依从性。

最后，自动化还必须增强您的人才 - 从本质上讲，他们可以从更适合机器的乏味，通常是单调的任务中获得“促销”。有很多工作要做，需要同理心，创造力和战略思维，即人类在机器上显然更好。不幸的是，大多数从事采购工作的人员都剥夺了从事战略活动所需的时间。通过自动化战术活动，高管可以释放其团队创造性地思考，创新并与主要合作伙伴建立牢固的关系。

自动化的倡导可能始于速度和生产力，但这只是冰山一角。无论您的采购团队都在考虑哪种自动化形式，必须了解和出售解决方案可以实现的切实结果：从可追溯性到员工满意度。游戏的名称是多面ROI，正确的自动化策略可以在几周内提供结果。