通过改善间接支出管理实现企业社会责任和可持续发展目标(第一部分):背景和挑战

实体供应链中的企业社会责任(CSR)和可持续性风险清单很长。

在获得直接材料时，采购组织必须评估各种因素，从限制或危险物质到原材料开采的劳动力类型，甚至是政治限制，比如是否允许某些国家的公司与你做生意。

由于这些以及许多其他潜在的问题，许多公司已经开始在第三方企业社会责任数据源和风险监测平台的帮助下，专注于识别和消除供应链中的这些风险。但是，尽管近年来评估直接材料支出的企业社会责任风险的价值越来越突出，但采购硬币的另一边，间接支出，却没有得到那么多的关注。

这是一种耻辱——而且本身就是一种风险。特别是当你考虑到尾部支出的大部分未知领域时，间接采购实际上可能包含与直接材料支出一样有害的CSR风险。

部分问题在于，尽管间接支出的规模令人印象深刻，专门用于支持它的资源数量也很大，但采购专业人员也需要解决几个独特而持久的挑战。

为了找到问题的根源，让我们来看看间接支出的范围和性质，包括推动其增长的趋势，以及特定于间接类别的几个因素是如何使这些购买更难管理的。

间接支出:背景和背景

虽然直接材料支出是一个容易掌握的概念，但间接支出可能会让人感觉有点棘手。这是因为它的定义通常通过声明它不是什么来框定这个概念。

间接支出是指购买的商品或服务没有直接包含在交付给客户的产品或服务中。换句话说，间接支出包括不用于转售的商品和服务。其中包括办公产品、IT设备和安全护目镜，以及配套服务，如公用事业、旅行、企业促销项目、顾问、门卫、法律顾问、营销(广告)和呼叫中心等外包服务。

考虑到一个公司可以选择用于支持生产的商品和服务的广泛范围，公司的间接支出的规模可能是相当大的。根据采购外包服务提供商Dryden Group的数据，在一个典型的公司中，间接支出占收入的15%-27%。

当被视为总支出的一个组成部分时，间接支出的规模因行业而异。对于制造商来说，其采购工作更多地集中在战略性商品采购上，间接支出可能只占总支出的20%。在直接支出与实物产品不挂钩的行业(如金融服务)，总支出的份额可高达50%。

要了解采购组织如何处理跨行业的间接支出，请考虑以下来自采购能力2016年10月的间接支出管理基准研究的发现，该研究调查了9个垂直行业的31家公司，收入在1.2亿美元至750亿美元之间。

• 平均每年在间接采购上的“公司支出”为26亿美元，这代表了在4,225个不同供应商上的支出。
• 在这些购买中，85%的间接支出被认为是“在管理之下”。
• 所讨论的类别决定了支出控制的好坏。IT、设施、一般供应和服务通常更容易获得采购，超过70%的受访组织声称拥有采购控制权。市场营销(55%)、人力资源及相关服务(53%)和资本货物(49%)等“神圣不可侵犯”的类别更遥不可及。
• 在一般公司中，采购部门将32名全职员工分配到间接类别，每7000万美元的支出中就有1名全职员工。

当然，公司处理间接支出的方法和成功取决于组织的成熟度。根据哈克特集团在美国，世界级的采购组织可以声称自己管理着高达95%的间接支出。然而，在落后的公司，这一数字降至66.5%。

管理间接支出的挑战

无论采购组织是管理间接支出的大师，还是刚刚开始掌握它，保持高绩效或改进它只会变得更加困难。

正如采购能力研究发现的那样，84%的公司预计他们的间接支出总额将在一到两年内至少增长10%(有些甚至高达25%)。然而，只有26%的公司预计全职员工增加10%-25%，以支持间接采购。因此，对于大多数公司来说，间接支出将继续增长，但员工将不得不“用更少的钱做更多的事”来管理它。

这只会增加错过隐藏风险的机会。

虽然间接支出的具体挑战和风险当然会因公司而异，但这些问题通常可以分为三类:尾部支出问题、服务问题、流程和所有权问题。

首先，相当数量的间接支出由尾部支出组成，这部分采购没有积极管理，分散在众多未分类的供应商中。尾部支出通常反映了80/20规则:尽管它只占总支出的20%左右，但它通常包括80%的供应商。大量的供应商分布在少量的采购中，其中许多是一次性事件，这为实现适当的支出可见性和维护准确的供应商主数据制造了许多障碍。

由于这种低可见性和缺乏控制，除非认真尝试自动化采购，否则将这种支出纳入管理的努力往往受到供应商数量和相关数据量(如采购订单、发票、不同的价格基准)的阻碍。根据2014年的一项研究埃森哲咨询公司在美国，由于尾部支出管理不善，十亿美元规模的公司平均每年浪费数千万美元。由于采购时不知道选择了哪些供应商或服务提供商如何履行其义务而产生的潜在财务风险，使情况更加复杂。

这就导致了管理一般服务的问题。这里的问题是，服务比商品更难购买，也更难控制采购。

服务业主导了间接支出。在共享服务和外包网络(Shared Services and Outsourcing Network)进行的一项调查中，当受访者被要求按支出(价值)选出他们的前三大支出类别时，他们都在服务领域:IT硬件和软件(56%)、专业服务(48%)以及设施和办公室管理服务(37%)。所有这些类别本质上都是复杂的，需要更复杂的方法来申请，以便准确地定义涉众的需求。它们也很难在价格和质量方面进行基准测试，因为许多都是建立在“关系”的基础上。

使情况更加复杂的是，曾经作为商品采购的类别现在也变成了服务。

例如，由于云计算和软件的普及，印刷业现在以服务的形式提供。此外，雇佣自由职业者——随着零工经济的发展和企业混合劳动力，这种做法变得更加复杂——也属于服务业。

通过互联网企业获得间接材料和服务只会加剧尾部支出问题，因为员工现在可以主动购买比以前复杂得多的商品或服务。虽然有工具和(额外的)服务可以帮助采购人员掌握这些类别，但要进一步投资来支持这一点可能很难。

最后，服务问题的一个延伸是许多间接类别采购难以触及或妥善管理。

与直接采购不同，间接采购往往没有规律或批量进行。这为从战略上管理这些品类带来了重大挑战，因为批量折扣和服务协议更难实现。对于全球企业来说，这变得更加困难，因为区域办事处经常要决定维持其运营的服务和供应。

如果没有协调一致的努力将间接采购集中起来并使之合理化，这些类别将缺乏战略管理。除此之外，特别是在市场营销和法律服务方面，采购部门往往缺乏主导供应商选择所需的知识和关系，这些领域的利益相关者也抵制控制支出的采购努力，他们通常认为这是多管闲事。

下一篇:间接支出隐藏的风险

管理间接支出的规模、范围和固有挑战使采购部门寻找节余和确保供应的任务变得更加困难，特别是在这些类别的支出增加而分配给管理这些支出的资源数量保持不变的情况下。然而，管理间接支出只是一个因素:识别和减轻间接支出中隐藏的风险完全是另一个问题。

要了解更多信息，请继续关注本系列的第2部分，在该部分中，我们将探讨组织在间接采购中忽略(但通过适当的工具可以解决)的企业社会责任和可持续性风险的三个领域。