最后一分钟的差旅成本是多少?差旅政策监控有何帮助

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同康的一份新报告仅在最后一分钟的商业旅行中亮了亮点，并提供了在采用和监测旅行政策和旅行管理技术解决方案时组织如何节省资金的证据。

差旅和费用管理解决方案提供商Concur分析了2011年至2015年通过其差旅解决方案获得的大约2200万美国国内往返机票预订数据，确定了一些企业可以专注于降低成本的关键领域。例如，它发现预订机票的最佳时间是旅行前8到15天。该报告称，如果一家公司能在这段时间内预订，将比在7天内预订节省18%。Concur还估计，如果该公司能在出行前至少8天预订机票，平均每张机票将节省148美元。

然而，一些最后一分钟的商务旅行是必要的，如果一家公司在旅途中旅行一周之旅，那么在七天内的价格不太可能会显着变化。报告称，“如果旅行者必须预订不到一周的星期，则节省成本节省六天，三天或一天。”

根据本报告的数据核准，它表示，50.6％的商务旅行者于2015年预订了15天或以上的日子。在旅行中的四到七天内八到14天之间的季度近17％的书。报告显示，这些预订窗户自2011自2011年以来一直存在相同。

最终旅行的成本取决于季节。例如，在旅行前一周在旅行前购买航空公司的保费在6月份最低，当时比一年中的其他几个月更便宜8％。然而，截至8月和1月，当该报告报告时，在旅行七天内预订航空公司时，公司最有可能支付最高保费。例如，Concur表示，1月份预订8天或以上的航空公司票的平均价格是401美元。但是，在一周内预订时，1月份航空公司的平均成本为558美元。

额外的航空费用加起来

航空公司通过向旅客收取托运行李或在飞机上增加伸腿空间等附加费用来赚取越来越多的利润。Concur在报告中指出，数据显示辅助性收入从2011年的226亿美元增长到2014年的381亿美元，增长了69%。仅在2013年至2014年间，航空公司的辅助性收入就增长了21%。公司需要注意这些额外费用。该报告称，虽然机票可能很便宜，但如果航空公司有多项附加费用，那么那次商务旅行的总成本可能会高得多，因此，对经理来说，将这些成本作为整体机票价格的一部分进行跟踪至关重要。

蒂姆·麦克唐纳举行的高级副总裁兼顾，回应了这一点，称这些辅助费可能对公司来说是一个真正的挑战。

“这是一个挑战，通过旅行经理的旅行计划之外出现的旅行预订数量放大，”他补充说。

根据Concur的数据，超过50%的酒店预订和超过24%的机票预订都发生在公司的旅游计划之外。麦克唐纳说，为了解决这个问题，差旅经理通常会采取两种方法之一，一种是采用差旅费用解决方案，它可以提供分析能力和对公司差旅的洞察，允许经理们开始报告总差旅成本，其中包括这些附加费用。麦克唐纳说，通过Concur的解决方案，差旅经理可以将基本的差旅费用(如机票)与附加的差旅费用信息(如航空公司的辅助费用)“结合”起来。

差旅经理们正在采取的另一种方法是采用更强大、更完整的差旅解决方案，比如Concur的TripLink，它使企业能够100%获取员工的差旅成本。该解决方案将Concur用户的帐户与酒店、汽车租赁公司和航空公司等供应商连接起来，确保商务旅行者在预订旅行时获得企业折扣，并确保捕获所有旅行数据。麦克唐纳说，这样的解决方案使差旅经理能够“全面了解差旅和辅助费用”。

旅行经理的建议

在公司之外预订旅行计划不一定是“Maverick支出”。大多数时候，它是由管理人员批准的，以保存公司资金或者因为旅行无法通过旅行社或通过特定的旅行政策预订.Macdonald表示，在市场上有一个“谬误”出来的旅行执法答案在公司旅行费用中的旅行时，“监测”是真正的关键。

旅行经理应该监督公司旅行计划的遵守，并有一个解决方案，例如，将向员工发送请求，该员工在案件中向询问他们不重复外国的行为.Macdonald在案件中表示员工或经理书籍在旅途中七天内的航空公司，通知可以与该公司更昂贵的人沟通，并考虑在未来旅行计划时。他补充说，这并没有告诉员工，必须为他或她应尽量遵守本公司未来的旅游政策的原因，但提供了证据。

“当我们知道正在监督和跟踪我们的合规时，我们倾向于遵守，”麦克唐纳说。“这是我们的推荐 - 利用Concur旅行和Triplink内置的自动化流程和工具来实现这一目标。”

关于报告的额外洞察力

在最近的报告中，Concur提出的主要问题是最后一分钟的旅行成本的“规模”。麦克唐纳表示，这一“规模”可能比该公司预期的要大。然而，他说，这确实说明了为什么有必要制定差旅政策和技术解决方案来管理公司差旅和相关成本。

“它真的强制了我称之为应用被动策略执法或鼓励旅行者的价值，”他说。