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服务采购是一个不断增长的重要部门，现在是一个组织最大的“主支出类别”之一。但是，传统上以产品为重点的采购过程并没有始终跟上或适应这一趋势。购买专业服务与购买商品和材料是两码事。
实体商品的成功购买依赖于有形的结果，如准时交货、质量、数量、最佳成本等等，通常一旦合同达成，供应商/买方关系就结束了。相比之下，购买服务是无形的;kpi和需求可能差异很大，文化契合度必须发挥作用，关系也必须发挥作用，在这种情况下，这实际上只是合同的开始。所以购买服务已经是一项复杂的任务，甚至在我们考虑从报价到批准到PO的采购过程之前。
供应商的报价流程传统上是在P2P或ERP系统之外处理的，通常是手工创建web表单并提交，这一过程严重依赖于买方的知识，需要大量的时间和精力。对于买方来说，获取报价、审查和批准它们、生成订单并最终将它们输入P2P系统，这同样是劳动密集型的。事实上，一旦与选定的供应商签订了主服务协议，并开始购买服务，我们就开始看到最严重的效率低下。
这是P2P流程的一部分，即使是大型套件在没有专业提供商提供的情况下也难以实现自动化。为供应商提供一个自动的机制来建立报价，并将其直接链接到任何P2P系统，这远远超出了web表单的能力，可以显著增强供应商的市场路线，加快订单流程，并为买方提供时间和效率效益。
那么，如果您的电子采购系统能够以无缝的方式提供这种服务呢?
差距在哪里?
在P2P平台上，该行业不能总是给予供应商和买家这种灵活性和易用性。虽然许多组织可能认为一旦他们选择了他们的P2P技术，他们就拥有了他们需要的一切，但事实并非如此。即使在一些规模较大、成熟可靠的平台上，也存在差距——那就是完全自动化的服务支出管理。
P2P系统提供商根本无法按照该领域的专家所能做到的规格，自行开发和构建套件的每个部分，例如从报价到申请流程的自动化。专业提供商可以做得更好，套件提供商也认识到这一点，将这一能力纳入他们的领域，为用户提供更完整、集成和简化的服务。
编译报价的过程，确保它们被发送到正确的地方，接收和审查它们，接受它们，并继续到PO的过程，所有这些都是在P2P系统之外完成的，这意味着一旦你回到你的P2P平台，它们所包含的所有信息都必须手动绑定回去——有太多的错误空间。理想情况下，采购组织、供应商和套件提供商希望将其封装到一个系统中，在一个工作流中，从而节省时间并降低风险。
对于大多数P2P平台来说，这是一个非常独特的服务，因为虽然他们有一个RFQ流程，但大多数都不够深入，也没有足够的专业知识，无法真正对复杂服务的买家和供应商产生影响。对于越来越多地寻求扩展其电子采购投资能力的企业，以及越来越多地寻求实现这种能力的套件提供商，与专业合作伙伴合作是前进的方向。
一些国家已经迈出了这一步
企业支出管理巨头Coupa非常了解专业供应商合作伙伴关系的价值，为用户提供深入的知识和端到端体验。将专业报价工具集成到其系统中，允许供应商以轻松和自动化的方式报价，这意味着通过自动化的接收、审查、批准和订购工作流协调买方的体验，而不会中断流程。
在这个市场上，一个相当独特的产品来自专业供应商ProProcure该公司与古帕合作G-Quotes解决方案现已成为认证合作伙伴。该工具弥合了供应商和购买者需求之间的差距，带来了自动化、控制和可见性。
Coupa联盟项目副总裁Sally Stephens谈到了他们与proprocurement的合作:
“与proprocurement团队合作很棒，体现了古帕的精神!他们的解决方案通过授权我们客户的供应商自己提供报价，提供了一个有趣的转折。这些直接馈送到库帕消除了我们的买家必须构建复杂的请求的需要。他们的解决方案简单有效，为定期提供复杂报价的供应商节省了大量开销。”
G-Quotes的巨大优势是易于使用，结合内容丰富的功能和较低的入门成本，以及供应商在一个传统上严重倾向于买方的过程中的关注。它为Coupa用户带来了巨大的好处，它集成了G-Quotes环境和Coupa旅程之间无缝的服务提供层，包括MRO、营销机构、it服务以及印刷和数字媒体。
工作流
对于供应商来说，使用G-Quotes提供了一种快速简单的方法来构建复杂的服务报价，并将其直接链接到任何买家的P2P系统，作为自动化工作流程的一部分。与传统的方法或web表单报价不同，他们通过从(预先商定的)目录中选择行项目，并从自己的项目和服务列表中添加非目录成本来构建报价，将控制权牢牢地掌握在供应商手中。买家收到的是一份数字的、细节丰富的报价，其中个别项目和成本细目等数据被带到采购订单阶段，当上传到采购系统时，提供了一个可见性的中心来源，反过来为支出分析、审计和合同遵守提供准确性。
现在和将来的需要
到目前为止，采购套件还没有真正实现跨流程，即使是非常大的采购套件。此外，作为更广泛套件的一个组成部分，拥有一个完全自动化的报价到申请流程的能力仍处于起步阶段。因此，开放他们的平台，与专业工具提供商合作，提供高水平的功能，在管理下获得更多的支出，并无缝完成，这对套件提供商来说变得越来越有趣，因为他们正在追求生态系统方法。
传统上作为报价、请购单和发票通用机制的电子邮件和纸质记录，对于今天的需求来说，既不高效、不可靠，也不可扩展。一种能够直观地推动用户前进，而不需要中断交换系统的方法是理想的解决方法，并且可以通过与pro采购等专业提供商的合作而获得，这能够为产品带来简单性、易用性和快速ROI。
P2P提供商关心的是在一个地方为用户提供他们需要的一切，而用户关心的是它是否有效。因此，无缝体验越来越受欢迎。随着解决方案提供商看到这些利基专家的好处不断增长，集成将进一步深入，ML和AI将进一步提高结果。
但是，从这种自动化中受益的不仅仅是套件提供商、供应商和买家。整个企业，包括采购主管、首席财务官和其他利益相关者，都需要更深入、更准确的数据，以此作为企业决策的基础。任何已经或正在考虑进行电子采购投资的企业，都可以通过自动化报价到采购流程来提高投资回报率，从而获得更大的可见性、效率和控制。
这篇品牌工作室的文章是与ProProcure．
(图片来自Artur Szczybylo/Shutterstock.com)
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