吉姆/ Adobe股票
编者注:这篇花钱的问题PRO文章已经解锁，以继续我们的探索如何从您的采购技术中获得最大的价值，并提供我们在我们的PRO材料深入的样本。
在我们题为"你掌握采购基础知识了吗?”我们解释了如果你不了解基本知识，AI是无法拯救你的，因为即使是最好的AI也需要大数据(这可能比你拥有的更多)需要学习和大量的训练才能有效。
此外，虽然我们简单地提到了自动化，但我们没有深入讨论它，也没有在AI之外讨论它。我们也没有讨论机器人过程自动化，或机器人(Bots)，各种供应商正在大力向有道德的人兜售它们，他们不会从它们的实施中获益，事实上，可能会损失惨重。
这是因为，尽管所有的营销主张都与此相反，但至少在今天，Bots不过是打包的自动化脚本，具有简单的规则和上下文，可用于自动化基本任务，这些任务有时比那些可以在更成熟的平台上自动处理的任务更简单。
这也是因为机器人并不聪明。供应商希望您将bot与AI联系起来，并相信bot的行为至少与您的智能和训练有素的人员采取的行为一样有用和智能，但这是不可能的。机器人只是将现在由人工驱动的过程自动化，并不比人类更智能，事实上，如果规则定义不允许像人类遵循的规则那样表达或完整，机器人的智能甚至会更低。
例如，假设现在采购仍在“处理”所有的付款发票，规则是所有m-way匹配到99%或更高的准确性(低于50,000)的发票，来自信誉良好的已知供应商，没有任何可疑标志，看起来OK就是“OK付款”。如果软件允许的最佳状态是:
- 在X美元下验证
- 验证双向匹配
- 确认供应商没有被封锁
- 确认付款信息没有改变
- 确认之前已订购的物品
这很好，对于一般的组织来说似乎已经足够好了，但真的是这样吗?
让我们逐一分析这些功能:
- 限额是大多数公司获得批准的方式，但这实际上是风险最大的方法之一——一旦有人知道限额，如果他们不想被审查，他们就会把发票分开，放在限额之下。
- 双向匹配是很好的——采购订单，发票——但匹配应该是在任何可用的文件之间;合同附录、工作报表、报表等，而不仅仅是采购订单和发票。
- 仅仅因为供应商还没有被屏蔽，并不意味着他们可以付款——他们可能风险极高，货物可能还没有被验证为OK，等等。
- 核对上次的付款信息很好，但是第一次是否正确地核对了?
- 这很好，因为它确保了这些物品至少是组织购买的典型物品，但并不意味着这个订单或发票是有效的(特别是如果这些物品是为某个活动一次性购买的，或者是两个供应商之间的合同切换期间的权宜之计)。
此外，这是关键:
- 这样的系统不会发现数量是否合理——如果组织通常订购10件东西，但发票上有100件(刚好符合自动批准的阈值)，这可能是一个欺诈(外部、内部或串通)的例子。
- 这样的系统不会发现批量折扣或有缺陷货物的信用——如果在合同终止前没有被发现，那就只能靠运气了。
- 这样一个系统不会赶上如果这是二阶供应商在两年内,紧随其后的是一阶一周前的只有4000(而这个订单是40000),这是一个虚假发票的货物不是从一个实体是假装前供应商和把发票通过手动验证一切但实际的银行帐号是一样的真正的供应商的数据(包括实际的银行地址)。
- 以及其他欺诈或有风险的情况(风险模块表明，95%的供应商将破产和/或错过他们要求预付的下一批货物)，等等。
这只是其中一个例子,机器人将减少战术负担和提高效率,但实际上恶化的结果(这机器人将导致更多的风险和欺诈支付)当最好的机器人是一个更预先批准的分析和排队发票支付“感觉好”和“感知不可以支付”队列,一个专家可以做快速扫描和批批准——功能更好的平台将已经包含。
出售bot以减少战术负担的另一个例子是简化平台间的数据集成。这完全没问题，但如果平台有api、SFTP、轮询和配置选项——难道不应该在不花更多钱在机器人上的情况下集成吗?
一个新兴的用途是在“认知”采购领域，你只需将你的类别交给平台进行自动采购。这在理论上是很好的，可能在90%的情况下都很有效，但最后10%的情况下可能会让你像2%的欺诈发票一样，在没有最终人工检查的情况下，2%到20%的发票可能不会被自动转账。
对于正确的非战略、非高价值类别，供应商是已知的，产品或商品是已知的，市场价格是已知的，需求是已知的，交货时间是可靠的，唯一的条款和条件是供应商同意的标准t和c，以便成为批准的供应商。确实，该平台可以自动化几乎所有的事情，包括奖项推荐，但一个奖项仍然应该被审查，因为同样的原因，相当大比例的“被认为可以支付”的发票仍然应该由一个人类专家迅速进行审查系统并不知道所有的事情(它只知道提供给它的数据)，不能建模所有的事情，并且在它接受训练(并学习一个适当的规则)之前，它不知道如何正确地应对可能影响裁决的新情况(与供应商国家的贸易禁令、税收增加、内部损害索赔，等等)。
但是，真正的问题是，为什么你需要一个(第三方)机器人?一个好的平台应该知道经过批准的供应商和产品，跟踪您的需求，与市场价格feed(和您先前的报价数据库)集成，并知道预期的市场价格范围(与您现在支付的价格相比)，组织需求，以及这些需求的频率。在任何体面、现代的平台中，在事件定义期间(现代分析平台也应该根据需求、组织支付的非合同价格、当前市场价格和预期需求进行推荐)，买方应该能够自动邀请改进的供应商，自动启动x天的拍卖，自动计算推荐的奖励，并在x天内通知我一键批准的推荐。
你为什么需要机器人?(你不需要这样做，但是供应商显然想要向你收费，因为这只不过是一个基于规则的打包脚本的小集合，而这些脚本应该是免费的，正如我们已经多次解释过的那样，它们并不智能，你并没有得到任何接近他们希望你以为你得到的AI，当他们抬高账单时。)
换句话说，让机器人战斗到底，直到他们消灭自己。必要的自动化功能(无论是称为配置、自动化、RPA还是bot等等)应该在有意义的程度上包含在平台中，您不应该需要更多愚蠢的脚本来获得良好的结果——这都是营销，除非它是其他的，不要在意。
正如我们上次所解释的，您所需要的是对基础知识的良好掌握和对基础知识的适当支持。还有一个平台，它可以帮助你确定你需要把时间花在什么事情上，以及一旦你找到了确保价值和防止损失的正确规则，你可以配置哪些规则使其自动化。
讨论: