在大多数企业中，数百万美元的租赁支出为采购和财务部门提供了一个隐藏的机会，可以节省成本，创造战略价值。
一个企业的每个部门都要为仓库、办公室、电脑、供应品、家具和车队等事务应付租赁条款、融资和续期，很难想象有哪个部门能够处理好这一切。这些是为什么租赁花费的一些原因没有管理好．但技术已经发展到这样的地步，如果把所有这些支出都不加以管理，那将是不可想象的。
很明显，租赁支出应该是一个单独的类别，但为什么现在变得明显了呢?
今年，上市公司不得不采用新的会计准则，要求有关租赁的所有财务数据从财务报告的脚注移到资产负债表上。私人公司以及州、地方和联邦政府机构最终都将不得不采用同样的会计准则。
对于采购部门来说，帮助找到所有的租赁信息是一项艰巨的任务，但它处于这样做的最佳位置。然而，公司不应该满足于仅仅在财务报告上得到这些数字，然后就置之不理。由于所有关于租赁支出的数据都集中在一个系统中，企业有大量有价值的信息需要分析。
这为采购提供了可操作的数据，以实现两个关键目标:寻找成本节约，与其他部门发挥更广泛的战略作用，与c级利益相关者在整个业务中创造价值。
但要做到这一点，采购部门需要更新的技术和专家的租赁见解。
现代技术，现代工艺
根据一项报告对于解决方案提供商LeaseAccelerator来说，需要利用现代技术和流程解决五个方面的问题:
1.分析、汇总和访问集中的租赁信息。
采购和其他利益相关方需要知道租赁条款、融资利率、续约期限以及由哪些员工管理租赁。一旦你找到了所有这些，建立一个数据库，并有一个易于使用的企业租赁管理(ELM)应用程序，将数据库与用户连接起来——无论这些预算所有者是在办公室里还是在世界各地远程工作。
通过两种方式汇总支出:对资本设备采购进行分组，以改善初始价格的来源;对整个租赁组合进行汇总。报告称:“鉴于条款谈判和交易处理的成本相对固定，出租人和设备供应商一样，更喜欢规模较大的融资交易。”
根据报告中的一个案例研究，一家《财富》500强制造商在进行这一过程时，以为自己有2200份租约，但结果发现有7400份租约来自44个国家。一旦对贷款进行分类，它就会发现，像叉车这样的东西是不同于几个供应商租赁的。这使得该公司为其叉车需求举行了一次大规模的竞争性投标——仅在一种设备租赁上就节省了约70万美元。
2.拥有一个数字租赁vs购买工具。
租赁还是购买的决定涉及一系列复杂的财务分析。而且，并不是每个为你的公司租赁东西的人都有比较现金流、税率和盈亏平衡时间表的财务头脑。大多数公司依赖于用户填写租赁vs购买电子表格，然后通过电子邮件将其发送给采购部门审核。但电子表格需要定期更新，以反映最新的市场汇率和财务变量。这个过程对大多数公司来说过于繁琐，无法通过电子邮件和电子表格成功管理。另一种选择是使用数字工具，自动保持财务变量的更新，并标准化工作流程，以确保集中的审查过程。
报告称:“使用自动化工作流，这类工具提供了一个可见的漏斗，通过它，会计、财务和采购部门可以在做出决定之前看到设备租赁需求。”
LeaseAccelerator的一个客户发现，一家制造商的财务部门估计，该公司3%的资本支出(CapEx)在进行租赁与购买分析时存在错误。该公司的成本估计为总资本支出的2%。新的自动化流程导致提交的适当租赁表单的数量增加了200%，生成的租赁vs购买测试也增加了200%。通过为所有涉众自动化过程，treasury估计在整个公司的每次租赁vs购买测试可以节省3个小时。财政部每年节省了67.5万美元或更多。
3.从设备购买交易中分离资金。
虽然大多数拥有投资级信用评级的公司在获得融资方面没有问题，但它们可能并不总是能获得最优惠的利率和合同条款。想想买一辆车，接受经销商的所有条款和附加优惠，而不是货比三家寻找更好的利率或与你的保险代理人讨论更好的条款。你不会那么做的。
租赁公司通常将设备融资服务捆绑在一起，包括租赁成本、维护和修理服务、再供应合同和其他增值服务。将产品和服务的组合捆绑到单个项目价格中，使租赁公司能够向买方隐藏真实的融资利率。
许多公司遵循的最佳实践是将融资的采购过程从购买决策中分离出来。该报告给出了这样的评价:“买方应在全球供应商市场上竞争性地投标租赁。在公平市场价值(FMV)租赁中，节省不仅由较低的利率驱动，还由出租人的较大股权投资驱动。衡量节省的最简单的方法是比较所有投标的租赁付款的现值(PV)。与大多数有竞争力的采购技术一样，即使是一个简单的密封投标技术也能持续节省7-12%。这些都是可以高度量化的、经过艰苦谈判节省下来的成本，你可以向首席财务官汇报。”
报告中的一个例子是，伊顿公司仅用1200万美元的租赁量就节省了220万美元。
4.控制租赁周期和合规成本
与公司拥有的资产不同，租赁有专门的业务流程。租赁有专门的税务、会计和财务报告要求。有独特的合同考虑因素和关键的决定日期(如续约选项)，必须在整个学期监控。即使是应付账款的流程也是不同的。租赁发票复杂，包含可变租金、激励、津贴和其他费用，在付款前需要独特的验证。
软件可以帮助降低自动化管理独特业务流程的复杂性。使用您的数据库/ERP系统应用程序(ELM)跟踪设备从摇篮到坟墓;自动化租赁、发票和付款事务;并将租赁会计分账集成到总账中。
报告称:“该应用程序将成为公司所有租赁设备的可审计‘记录系统’。”“通过自动化、集中的系统和直通处理(STP)，所有相关利益相关者都可以看到租赁组合。用户信任数据质量，可以通过定制工作流进行协作。月度和季度结算和对账变得迅速而轻松。”
5.期末自动化管理
对于租赁而言，在整个生命周期中都有可能出现支出泄漏——特别是在期限结束时。当租约即将结束时，你不想错过合同通知的最后期限，通知租赁公司你的续约计划，买断设备或妥善归还设备。
这些流程应该通过企业租赁管理应用程序实现自动化，这样您就不必指望人工流程了，因为人工流程依赖于人们对每个合同的关键日期和条款的记忆。如果租期结束时管理不善，你可能会发现合同每年都会自动续签，这意味着你要为旧设备支付费用，为铲车支付的费用要比你买新的多。
从上面的例子中可以看出，客户在业务中发现了7400个潜在合同，其中约3000个合同已经错过了截止日期，但仍然有效，正在付款。ELM应用程序能够识别所有这些失效的租约，使企业能够正确地结束这些糟糕的交易，并使企业走上更负责任的财务道路。
大局
租赁支出应该被认为是一个单独的类别，应该遵循传统的战略采购过程，如图所示。
Spend Matters创始人Jason Busch最近发表了这样的帖子一个由两部分组成的系列文章关于这个隐藏的支出类别，以及了解公司的总租赁支出有多重要。他还鼓励采购和财务负责人着手解决租赁支出问题，以最大限度地发挥租赁对企业的积极影响。
他说:“你坐拥外包和品类管理的资金。”“所以目标!”
在本系列的下一篇文章中，我们将与一位专家进行对话——LeaseAccelerator的副总裁Ingemar Lanevi——他曾目睹过租赁支出管理不善，但他认为可以将其发展为一个充满节约和商业见解的支出类别。
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