储蓄的目标和预算战争——采购如何帮助你赢了

我们很高兴欢迎从莫特Erkan这篇文章中,有相当大的投资银行,战略发展和成员执行和猫训练经验,现在经理采购咨询公司Efficio。

每个财政年度初当自上而下的储蓄目标宣布c级高管和董事,他们往往缺少自下而上的分析和一个健壮的计划来支持交付。问题真的开始当团队成员不清楚术语和方法,如一个操作之间的区别节省采购节约。这可能会导致重复计算和困惑,如“是基线是什么支付去年还是今年的预算,”“今年的预算是正确的,”“预算是否包括这些储蓄”……

在过去的几年里很多版本的这个故事在主要银行,零售商、公用事业、基础设施和建筑公司。

在讨论第三方花费的机会,英国主要建筑公司的商务总监说:“我们这些机会烤成自己的预算削减目标,我们不应该重复计算。“采购负责人回答说:“所有的第三方消费储蓄采购储蓄”。他们都是正确的,但缺乏团队精神在桌子上。有关商业导演,可能他的预算将会进一步减少,和采购总监感到压力的“他”储蓄目标。虽然这些讨论是持续的,记住这一点是有益的人需要做艰苦的工作和交付储蓄。

制定了以下几个技巧来实现所需的储蓄通过避免这些陷阱。他们也应该有助于防范“筒仓心态”当个别团队和业务单位,试图提供他们的“拥有”的目标。

数据驱动的方法是识别雄心勃勃的目标和消除重复计算的关键

采用可靠的数据分析和技术通知自上而下的目标设置的决策可以使企业从一开始就设置这些重要的目标在更短的时间尺度。然后它是更容易检查目标,阐明它们,把它们变成行动和计划跨业务单位。

根据花的行业和规模,平均公司在他们的第三方费用可以节省5%到10%。与第三方花代表公司总收入的40%到80%有明显提高盈利能力的机会。同时,不难看出,如果目标被抬高到一个无法实现的水平。

深入数据分析在早期是至关重要的制定可实现的业务目标,避免重复计算。在最近的全球银行项目,团队整合超过1000单每周采购计划和储蓄交付进度报告给董事会跨多个业务单位和国家。他们这样做,以确保预测是正确的,进展监控和任何挑战/风险得到解决。在这个特定的例子中,没有分析能力将不可行提供这样一个计划。

一个团队:跨职能合作是成功的因素

一旦设定目标,形成一个跨职能团队至关重要,通过业务目标定期通信。仅仅的一位高管说:“你应与采购合作,实现这些目标”是不够的,团队将两周不记得他们的目标。定期沟通的储蓄目标往往被视为不重要因为首席执行官/首席财务官不知道多大的储蓄可以作为一个函数或采购的力量。

这些都是公司的目标应该被纳入业务单位的预算削减。采购有合作与业务和支持他们实现他们的目标。它需要连续跨高管支持的业务沟通。作为这个过程的一部分每个函数,不仅采购,应该积极成果的奖励。

计划才会成功通过所有相关业务功能尽可能早所以不同党派可以一起工作和筒仓是消除。因此,基于事实的决策过程会得到积极的利益相关方参与的支持。

运行并提供结果

其余的战略采购或供应商关系管理过程更简单也更劳动密集型和挑战性。一个典型的战略采购项目可能需要3到6个月,和储蓄可能从10%到30%不等。在此期间有必要继续工作与涉众“一个团队”。确保选择正确的供应商和节省最大化采购需要强大的分析能力和谈判技巧。作为一个很好的例子,有自动投标响应分析和谈判的工具是一个关键的成功的采购过程的催化剂。

年收益最大化,团队需要从类别规划阶段交付阶段尽快交付需要时间和努力。

最后的战役:跟踪和管理储蓄

重要的是建立一个储蓄跟踪/监控工具基于技术平台来维持长期的结果。一旦签署的储蓄将是一项简单的任务运行每周PMO和发展定期报告。商业团队还可以使用它连续花等合同管理活动分析,商业谈判,目标成本设定或KPI / SLA管理。因此,继续团结不同的业务功能和位置采购战略。

运行一个成功的储蓄交付项目必须有强大的分析能力和利益相关方参与的技能。这些技能需要在这个具有挑战性的旅程从目标设置/分类规划、战略发展阶段,直到交付结果,跟踪和监控。然后采购将自动定位为战略业务组件,其他部门将排队。