最佳实践——采购的圣杯

3月1日我们在eWorld参加的另一个演讲^圣的客户业务经理格雷厄姆•贝尔和彼得•斯蒂迪福德人均综合业务解决方案。Capita是一家为服务型组织提供财务管理软件的供应商，帮助实现成本节约和提高运营效率。(该公司收入6亿英镑，拥有4.5万名员工，是英国第二大公司。)

如何在采购中实现最佳实践是表示。最佳实践——采购的圣杯，他们说。也许这是一个更合适的演讲标题;他们确实提出，虽然这个标题很宽泛，但一切都会变得清晰!

他们将“更好的采购”定义为能够向达到或超过你为自己设定的kpi的组织提供专业的采购。每年以较低的成本提供服务。

我们争取“更好的采购”的原因之一是避免或减少欺诈风险。朴茨茅斯大学有一份年度欺诈指标．2016年的报告发现，英国每年的欺诈成本约为1930亿英镑。而且大部分发生在私营部门(约70%)。

大型企业的亏损成本高达每年1440亿英镑，这是最令人难过的部分:迄今为止，最大的欺诈来源与采购有关——高达1270亿英镑。P2P的循环是脆弱的:它是开放的提交虚假发票，授予合同以交换贿赂，等等。这类欺诈是英国仅次于逃税的第二大经济犯罪。所以这是一个很大的话题。

采购的性质使其容易受到欺诈:其支出的规模、交易的数量和低价值、人们的工作方式(因此购买的人很可能不是提出订单或付款的同一人)以及职能的分离使其容易被滥用。即使是在采购中的角色给自己带来了主观主义，一个买方可能对一个特定的供应商有特别的宽容。你懂的。

但这幅图景中的所有人都有一个共同点，那就是缺乏透明度和过程控制的崩溃。当某件东西，昂贵的物品坏了，员工通常可以提出自己的申请，开支没有限制，没有控制。因此，P2P系统将实现这种控制(同时带来我们所知道的所有其他好处——审计跟踪和限制风险暴露)。

当然，正如CIPS所指出的，你可以采取一些预防措施。总是得到三个报价，听起来很简单，但你总是认为你已经显著地测试了市场。确保所有东西都通过采购门户:不管项目有多小。支票订单是有效的:如果它不在电子采购系统中，没有来自经过验证的目录，没有被签署-你需要问为什么。您可以设置多个或重复订单的警报。建立一个PO系统-并使用它，记录一切!查看供应商详细信息:系统可以控制谁可以看到哪些信息，比如银行详细信息。有一个完整的审计跟踪:这是不言自明的。让员工崇尚这个过程:选择那些不怕沟通的人。

71%的cpo表示他们缺乏管理和跟踪人员的技能，三分之一的组织表示他们没有进行审计的工具，特别是在欺诈方面(src:德勤)，很有可能它就发生在你的组织中。因此，与采购领域的领导者——科技机构合作是有道理的。

在他们最近对财务和采购的高管和部门经理的调查中，Capita发现只有29%的组织拥有分析工具。采购部门面临的两大挑战是:1)他们没有工具;2)他们没有移动接入，无法与实时系统进行快速、即时的操作。

有一个关于Capita系统的演练，以及它如何解决这些问题，你可以在网站上阅读。需要注意的重要挑战是:在谁应该拥有企业报告的问题上，首席执行官和首席财务官之间存在差距。巨大的项目可能非常大，以至于很难得到正确的数据。要清楚你真正要衡量的是什么。从kpi开始，然后反向工作。

因此，控制、实时分析、预防欺诈工具和通过移动办公提高效率是最佳实践采购的“圣杯”。干净、准确和容易检索的数据是关键，因为改进常常被人们不断修正的数据所掩盖。