优化设备租赁流程

图片来自Pixabay的Dimitris Vetsikas

设备租赁是一种众所周知的战略性金融工具，尤其是在利率上升的时候。近80%的美国公司在收购设备时使用某种形式的融资(来源:ELFA 2022年设备租赁和金融行业前景报告)。财富500强的制造和运输公司通常每年在设备租赁上花费1亿美元或更多，有的甚至高达5亿美元。财务团队一直专注于遵守租赁会计标准，但有效管理设备租赁需要一个完整的生命周期视角和跨组织的多个利益相关者。设备租赁采购通常是一项分散的副任务，是高效租赁管理战略的关键要素，有助于优化决策、减少排放和改善现金流。

即使在上述级别，也很少有组织以管理其他支出类别的方式管理设备租赁，这导致了一些重要且可能昂贵的挑战。让我们来看看其中的一些。

分散决策-通常，每个业务单位或地点都有自己的业务租与买决策，他们使用的标准不一样。更糟糕的是，通过为每个业务单元在本地或独立地做出这些决定，组织将失去为成本或合同优势而汇总采购的机会。这是租赁方面的不良需求管理。

采购与融资相结合-从制造商那里获得融资并不总是一个好主意。这就是为什么它被称为专属融资的原因——它很少是最好的报价。需要考虑将最初的购买与交易的融资部分分开。

糟糕的租赁生命周期管理-在2022年全球租赁会计调查在美国，40%的受访者表示，他们按时归还的租金不到70%。从设备租赁的原始业务案例中实现成本节约的一个关键因素是确保资产按时归还。自动化期末管理和工作流可以改善这一统计数据。如果你不能在租赁期限结束时管理好你的合同，那么谈判节省和实际节省之间就会有很大的差距!

缺乏可视性-设备租赁通常分散在一个组织中，可以在任何部门或城市。理解发生了什么需要一个集中的数据库和正确的工具来掌握变化并提供可审计的数据。

缺乏所有权-去中心化的流程意味着有许多利益相关者，而总体领导很少。cpo越来越多地将设备租赁所有权作为一个类别。考虑到这一支出类别的规模和重要性，一些采购负责人正在专门为租赁提供专家。

如何利用租赁进行长期储蓄

相比之下，有许多成功的组织利用设备租赁来推动长期节约——降低成本、减少排放和使用更少的资源。下面是一些入门的最佳实践。

有竞争力地合计支出和采购-寻找结合租赁线的方法，创造节约机会以及管理和流程效益。这包括通过标准化条款更快地实现价值，并获得与出租人网络的联系，因为许多出租人更喜欢较大的交易。

将租赁与购买标准化随着利率的变化，每个团队在租赁与购买分析中使用相同的财政部提供的标准是至关重要的。使用集中的工具和治理流程可确保正确的决策和资本的最佳使用。

将购买与融资分开-大多数采购团队都想出去投标，以获得最佳价值。设备租赁可以像采购团队处理其他支出类别一样进行管理——使用竞争性招标和标准化合同，而不仅仅是选择供应商融资作为默认方式。

控制-租赁意味着签订具有经常性交易、重要期末决策和重大会计处理影响的合同。这些现实推动了对过程自动化的需求。选择一个能够长期支持这一过程的解决方案。

提高储蓄-通过期末管理，缩小谈判节省和实际节省之间的差距。通过集中式数据和自动化流程，更容易提前获得回报和计划中的资产更新。

结论

对于采购和采购专业人士来说，这些管理租赁设备支出的最佳实践并不是什么新鲜事。将它们应用到这个大型支出类别中是至关重要的，就像组织中的所有其他类别一样。

在设备租赁过程中做出改变可以节省成本。最大的机会在于将收购从融资和期末管理中剥离出来。因此，这两个项目通常是组织寻求对租赁生命周期管理解决方案进行投资的起点。

为了了解如何通过设备租赁来节省成本，看看最近的网络研讨会从LeaseAccelerator或阅读这本电子书。