Sergii Dovgalenko
Spend Matters正在对CPOs和高级采购专业人士进行一系列采访，以帮助来自任何行业或部门的从业者更好地了解他们在采煤工作面同行的共同经验。我们的目标是分享那些经历过流程、技术或人员变化的人的最佳实践经验，并乐意传授他们的知识，以帮助加速任何组织更高效、现代化的采购操作。
我们最近有机会与乌克兰铁路网的CPO, JSC(合资公司)乌克兰铁路(Укрзалізниця， Ukrzaliznytsia)进行了会谈。
你如何为你的公司找到合适的采购技术和供应商?Spend Matters的新5步“采购技术买方指南”可以提供帮助——包括如何操作文件、清单模板和其他提示。
JSC乌克兰铁路公司是乌克兰铁路客运和货运的国有企业，控制着乌克兰铁路运输的绝大部分。
最初的俄罗斯帝国铁路，随后苏联铁路和后者乌克兰铁路，该组织通过国家机构的合并和国有企业转变为国家拥有的公共合同股份公司。它现在是欧洲的最大组织之一，其网络规模，拥有超过23,000公里的总轨道长度，以及员工人数（243,000）的世界上最大的一个。
Sergii Dovgalenko经验丰富的采购战略家和转型主管;他也是一名注册教师和作家——他最近的著作是《技术采购手册:数字购买实用指南》。在担任JSC乌克兰铁路公司首席运营官之前，他是阿联酋阿提哈德航空公司的采购主管，负责间接采购和P2P业务。
采购转型业务复杂
Sergii现在负责国家铁路传统采购和供应管理的战略转型，采购支出超过12亿美元。中央采购部门有120人，但其职能部门包括许多附属机构和地区铁路公司的1000多人(他们负责车辆、基础设施、新建设、质量标准或项目工程)，每年产生1万至1.5万份投标，需要管理7000多家供应商——可以说这是一项庞大的业务。
“该公司正在进行大规模的业务转型，成为一个有利可图，现代和透明的组织，将有助于推动乌克兰经济，”他告诉我们。“执行管理层和政府国际董事和政府代表组成的终端至端转型，并由独立国际董事和政府代表组成的监事会 - 我的工作是履行该倡议的采购部分。”
他必须监督新战略的发展和实施，目标运营模式基于4个垂直职能部门(战略与转型，计划与控制，品类管理和采购)。他负责重新设计公司治理框架，加强报告、分析、沟通和SRM，并建立一个新的中心领导的组织，跨越36个实体。
有趣的JSC乌克兰铁路是遗产已经发布了超过车辆、铁路,与很多现代西欧组织还拥有并管理着数十亿美元的价值的土地和建筑物作为医院、疗养院和住所的人在铁路工作。
“这方面的有趣方面”，“Sergii解释说：”我们发现自己在商业的部分内工作，你通常不会期望采购。例如，我们不仅要为我们的生产目的购买天然气，而且对于连接到我们的天然气分配网络的房屋的所有加热，同样适用于水和能源，我们有社会责任照顾许多工作人员为全国范围内工作，包括他们的福利和娱乐设施。“
这不仅适用于极其复杂的采购环境，而且责任在其最真实的意义上支持社会价值。“我们所做的一切都是社会和商业价值的艰难组合，”Sergii告诉我们。许多西方公司和政府相对较近开始拥抱的概念。
招标、合同和授予-透明度的重要性
集中采购由一家附属公司管理，该公司作为中央采购组织，是高支出合同的所有者——战略类别的采购和转移到区域附属公司。以这种方式，它负责大约30%的投标，但承担大约80%的支出，而地区分支机构负责大约20%的支出，但投标和合同的70%。
我们对采购周围的规则感到好奇。例如，乌克兰是否必须遵循Ojeu指南？
“我们有自己的OJEU，”Sergii说。“根据《公共采购法》，Prozorro于2016年推出，作为我们的公共采购平台，最近进行了更新，以进一步与欧盟指导方针同步。然而，我们的法律有些严格，我们所做的一切，尤其是采购活动，都必须在Prozorro中透明地体现出来。它为所有采购制定了基本规则:年度采购计划、S2C工作流程、合同和供应商数据。我们喜欢把Prozorro看作是公共采购过程的逻辑和肌肉。”
这种程度的透明度是塞吉近年来见证的一个重大变化。“Prozorro是我们S2C活动的强大解决方案，”他说，“多年来，它已经发展成为一个生态系统，而不是一个平台，积累了商业智能，公司和供应商可以在自己开发的插件中使用，提取和反馈数据到系统中。此外，它还在不同的竞标公司之间建立联系，并可以标记任何拥有同一所有者的公司，从而发挥反腐败的作用。这个生态系统与多个政府数据存储库相连，因此任何人都可以找到有关承包商及其受益人、他们的投标历史、法律和税收纠纷、付款等信息。腐败风险指标也实现了自动化，国家审计员可以根据系统生成的警报启动调查。”
透明国际也支持该系统，并开发了自己的商业智能模型，该模型位于Prozorro之上，负责接收、清理和分析所有数据。它允许采购发布这些数据在企业网站,任何人都可以清楚地看到采购活动,就像他们有多少合同,与谁,投标是什么,他们有多少供应商,他们的细节,奖成功率等采购活动的一个完整的概述。用户甚至可以下载他们感兴趣的数据报告。
“在采购数据可用性方面，我们是欧洲最透明的国家之一，”Sergii说。
关键L.赚取#1 -系统必须相互交谈
我们问Sergii他从数字转型项目中学到了什么。虽然JSC乌克兰铁路公司还处于起步阶段，但他举了自己在阿提哈德航空公司工作时的一个例子。
“我们正在进行一项非常大的项目，”他说，“阿联酋的国家航空公司完全重新装入了从头来的采购。我们刷掉了整个ERP系统并推出了一个完全数字化的S2P套件。在2016年至2019年期间，当我们在我们的数字转型的积极阶段时，我们最大的挑战之一就具有S2P系统的完整性。我们发现即使您从一个提供商提供整个电子采购套件时，即使从一个提供商提供，解决方案的完整性也不是给出的。“
“采购模块没有与合同管理模块集成，P2P部分要求你在两个系统中工作。因此，您不能假设您的套件中的不同元素将一起工作并相互交谈。这是一个很大的努力开始一个采购项目，然后意识到你必须手动输入所有的数据到CLM系统-这是适得其反的。所以我的建议是彻底检查工作流中不同元素之间的链接!我灌输到我的同事,无论你是否购买套件或最好的品种,从一个供应商或几个,总是记住S2P周期的完整性,仅仅因为一套可能是高档的一些元素,这并不意味着什么,如果他们不与其他的过程。缺乏从一个应用到另一个应用的数据流将导致各种各样的问题，并意味着采购数据的低效使用和糟糕的决策。”
关键学习# 2- - - - - -最佳实践可以简单地说就是遵循基本的基本规则
关于实现端到端S2P系统的学习曲线，我们也很想问Sergii关于他的项目进展顺利的经验，以及他可以分享的任何观察。
“我们最近完成的一个项目，”他说，“最终进入了CIPS奖的入围名单。”
JSC乌克兰铁路公司的燃料类别管理方法获得了CIPS“最佳公共采购项目”的决赛名次。
这条铁路的主要费用类别是柴油燃料:它是全国最高的单一消费者，有最高的支出，也有最高的投标人数量。2019年共56个招标周期，造成燃料采购工作量巨大;61%的投标因索赔和请求而推迟(其中许多是为了阻止竞争或推迟订单的开始);每一项成功的索赔都导致投标文件或合同的变更，从而限制了文件的一致性。
他们最终得到的是在框架协议期间只进行一次供应商资格审查;只允许在资格阶段提出索赔;加快招标和承包过程，统一文件;从源头到合同的周期缩短到只有5天。
那么他们是怎么做到的呢?
“当我到达组织时，花费约4亿美元的柴油燃料。分布在三个或四个供应商中，但效率储蓄就在您预期的那种支出中没有。要转向这一点，我们简单地应用了正常的采购规则。
“首先，我们去了市场，建立了沟通。我们非常明确地规定了“不签订卡特尔协议”。他说，我们的业务是改变这一类别，并灌输公平竞争的理念。我们提出需求之前向市场释放温柔所以需要每个人都能理解他们,给他们一个机会来提高任何问题或提供任何建议来优化招标过程,我们调整投标实施符合市场预期。我们公开透明地进行招标，直到最终与12家主要贸易商达成框架协议。
“这一框架假设，随后的任何柴油订单都将被快速拍卖给这12家公司，他们可以自由参与——也可以不参与。结果是，他们现在都参与了，我们已经进行了20多轮拍卖。所以现在我们把每周的需求拿出来投标，这代表着每个参与者都有机会获得公平的份额。他们决定什么时候要出价更高——例如，这可能是当他们有一罐燃料可以立即得到，因此比其他可能计划进口燃料的公司处于更好的出价地位。
“我们现在有基于大宗商品市场指标(普氏能源资讯)的公式定价;我们的竞争加剧了;我们有清晰透明的流程;我们正在与市场合作，在可行的情况下调整规则，因为是市场给你新的想法和创新。”
最终的结果是,连续14个月(在写作时间)采购一直在购买远低于市场水平,节省了约3000万美元,超过储蓄目标,增加每个招标投标人从3 - 4到8 - 12,减少供应商的利润率高达400%,现在最好的客户之一的燃料产业。“供应商知道如何与我们打交道，”Sergii说，“他们希望与我们做生意，这对一个政府组织来说是一个巨大的成功。”
“对我来说，”他说，“这证明了你不需要做任何花哨的事情就能取得伟大的成果。”你可以应用任何采购专业人士都应该做的基本工作，同时还能获得巨大的节省和效率。”
花很重要的感谢Sergii Dovgalenko和JSC乌克兰铁路坦率地为我们正在进行的CPO咨询系列贡献。
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