No se pueden enfrentar los nuevos retos con las mismas herramientas del pasado. La necesidad de cambiar las fuentes de suministro y consolidar la colaboración con los socios estratégicos requieren de nuevos enfoques y procesos por parte del profesional en suministros.
En los últimos tiempos se ha hablado mucho de la necesidad de reducir la dependencia de las cadenas de suministro de los proveedores asiáticos, especialmente de los chinos. Un caso muy particular es la industria de los juguetes en las que prácticamente el 61% de los productos, en términos económicos, son producidos específicamente en China y 70% dentro de Asia
Un factor que promueve esto, es que son proceso son intensivos en mano de obra, pero los crecimientos sostenidos de entre el 10% y el 15% anual de la Mano de Obra en China ha hecho que se pierda competitividad.
Lo que ocurra en esta industria en el corto plazo, es un buen ejemplo de como se puede gestionar un cambio de fuentes de suministro para reducir los riesgos asociados sin impactar considerablemente el costo de adquisición.
Buscar proveedores y encontrar fuentes de suministro calificadas es algo muy diferente, el proceso inicia desde convencer a los colaboradores internos de las ventajas asociadas con el cambio de un proveedor en comparación con los riesgos de calidad y suministro asociados con esta decisión. La falta de conocimiento de las capacidades reales de los proveedores favorece el mantener las actuales fuentes de suministro.
El cambio generalmente no puede ser realizado de golpe, debe ser paulatino con bajos volúmenes y partes simples, la planeación de la transición es una tarea compleja por su impacto en el servicio. Dentro del plan de transición existe un momento en el que se debe colocar al nuevo proveedor como la fuente principal asegurando que se tienen las garantías de cumplimiento por parte de este, esto puede implicar hacer algunos cambios a los productos para facilitar la operación del nuevo proveedor.
El proceso se puede escribir en 4 fases:
- Fase 0. Evaluación de opciones en el mercado, análisis beneficio – complejidad del cambio y preparación de la información para la evaluación de nuevas fuentes potenciales.
- Fase 1. Identificar las partes a las que se les cambiará la fuente de suministro, identificar, evaluar y calificar a las fuentes potenciales y en base a los resultados solicitar cotizaciones.
- Fase 2. Asignar trabajos a los nuevos proveedores y realizar validación de la calidad de sus productos y servicios.
- Fase 3. Inicio de suministro de partes y componentes, rápido crecimiento de las parte y volúmenes suministrados por los nuevos proveedores.
Para algunas industrias, como la de los juguetes, el modificar el suministro de altos volúmenes resulta muy complejo debido al impacto de la economía de escalas, la infraestructura y la transferencia del conocimiento, es por esto que las transiciones deben ser paulatinas y esto demanda de mayor administración del proceso.
Una herramienta de gran utilidad en estos procesos de modificación de la fuente de suministro son las auditorias, que por un lado permiten conocer las características relevantes de los proveedores actuales, y por otra validar las que tienen y pueden ofrecer las nuevas fuentes.
La evaluación actual de la mayoría de los proveedores se limita a sus capacidades técnicas, pero los aspectos de responsabilidad social corporativa son muy relevantes para cuidar la continuidad de la operación y el valor de marca.
La selección y desarrollo de los proveedores ha cambiado desde hace 37 años cuando Krajlic aportó su matriz de evaluación al mundo del suministro. En esos tiempos la visión era más hacia los resultados de corto plazo en comparación con la visión de colaboración e integración que se tiene en la actualidad. El estilo de negociador duro del comprador debe cambiar en ciertos ambientes a la búsqueda de ganancias para ambas partes.
Bajo el nuevo enfoque de colaboración, se puede adicionar a la evaluación de la relación con los proveedores una matriz que considere dos ejes, la oportunidad de crear valor para ambas partes y el potencial de trabajar juntos como equipo. Esto genera 4 diferentes escenarios para la generación del valor:
- Armonía tecnológica. Cuando se tiene bajo potencial y bajas oportunidades. Donde las mayores ventajas están en la colaboración técnica.
- Influencia persuasiva. Cuando hay más oportunidades de crear valor, pero baja posibilidad de trabajar juntos. Las partes deben usar sólidos argumentos para fomentar la colaboración.
- Colaboración amigable. A pesar de que no hay grandes oportunidades de crear valor, existen condiciones favorables par trabajar como equipo. Se debe explotar estas condiciones favorables de trabajar como equipo para generar innovaciones.
- Integración humana. Se tienen todas las condiciones para que las partes cooperen y desarrollen más valor para ellos y sus mercados.
Cambiar proveedores, mejorar las competencias de auditoria y encontrar nuevas formas de colaboración, son solo tres grandes temas que conforman la lista de pendientes que los compradores deben atender en el corto plazo.
“Rudolph, with his nose so right, is moving from China“escrito马修Lekstutis y Sandeep Shah, “Is procurement ready to manage under-fire auditors?, publicado porState of Flux, “Krajlic is dead!, escrito por Clive R Heal.
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